Какие расходы можно учесть на УСН «Доходы минус расходы»

На упрощёнке «Доходы минус расходы» именно расходы определяют, сколько вы заплатите. Но принять к учёту можно далеко не всё: список закрытый, а к каждому пункту есть условия. Разбираем, какие расходы принимаются, какие правила соблюдать и на чём чаще всего спотыкаются.

Кто вообще учитывает расходы при УСН

Расходы при УСН уменьшают налоговую базу только у тех, кто выбрал объект «Доходы минус расходы». На объекте «Доходы» затраты в расчёте не участвуют вообще: там налог считают со всей выручки, а уменьшают его на страховые взносы — это другой механизм, и путать его с учётом затрат нельзя. Разница подробно разобрана в материалах о выборе объекта налогообложения и об уменьшении налога на взносы.

Учитывать расходы на УСН могут и организации, и ИП — правила для них одинаковые. Налогоплательщиком в этом случае выступает сама компания или предприниматель, и именно он должен доказать, что каждая сумма связана с деятельностью, приносящей доход. Все признанные расходы при УСН попадают в книгу учёта доходов и расходов: это главный регистр учёта у упрощенцев, и на его основании заполняется декларация по УСН.

Три обязательных условия

Расход уменьшает налог, только если выполнены все три требования:

1. Он есть в закрытом перечне статьи 346.16 НК РФ. Это ключевое отличие УСН от общей системы, где расходы открытые.
2. Он оплачен. На УСН действует кассовый метод: расход признаётся после фактической оплаты, а не по накладной.
3. Он подтверждён документами и обоснован — есть первичка (накладная, акт, чек) и деловая цель.

Оплата и получение: кассовый метод на практике

Кассовый метод означает, что расход при УСН признаётся в тот день, когда деньги списаны со счёта или выданы из кассы, — но только если товар, работа или услуга уже получены. Предоплата поставщику сама по себе расходом не является: пока встречное обязательство не исполнено, сумма в книге не отражается. Обратная ситуация — когда акт подписан, а оплаты нет — тоже не даёт права уменьшать базу: задолженность перед контрагентом расходом не признаётся.

Отсюда простое правило: расход при УСН признаётся на более позднюю из двух дат — дату оплаты и дату получения. Для отдельных видов затрат к этому добавляются дополнительные требования, которые разобраны ниже: закупленное для перепродажи нужно ещё и отгрузить, а основные средства — ввести в эксплуатацию.

Перенести расход «на потом» по своему усмотрению нельзя: сумма попадает в тот квартал года, в котором выполнены все условия, и влияет на авансовые платежи по УСН этого периода.

Что можно учесть

Основные группы расходов, которые упрощенцам разрешено учитывать:

• закупка продукции для перепродажи (списывается по мере реализации);
• сырьё и материалы для производства;
• зарплата сотрудников и страховые взносы с неё;
• аренда помещений и оборудования;
• приобретение и создание основных средств;
• реклама и продвижение;
• услуги связи, интернет, банковское обслуживание;
• налоги и сборы (кроме самого налога по УСН);
• командировочные, канцелярия, бухгалтерские и юридические услуги;
• оплата работ и услуг подрядчиков, которые привлечены со стороны.

Перечень длиннее: в него входят также ремонт основных средств, в том числе арендованных, обязательное страхование имущества и работников, расходы на бухгалтерские, юридические и аудиторские услуги, оплата программ и баз данных, обслуживание кассовой техники, вывоз отходов, судебные расходы и проценты по кредитам и займам.

Порядок признания по видам расходов

Чего учесть нельзя

Раз перечень закрытый, всё, чего в нём нет, в расходы не идёт. Типичные примеры:

• представительские расходы (в отличие от общей системы);
• питьевая вода и «улучшение условий труда» сверх обязательных требований;
• штрафы и пени по договорам и налогам;
• личные траты предпринимателя, не связанные с бизнесом;
• приобретение имущественных прав, если это прямо не предусмотрено.

Товары для перепродажи

Закупочная стоимость перепродаваемой продукции — самая крупная статья расходов торговли и одновременно источник большинства споров. Чтобы включить её в расходы при УСН, нужно выполнить два условия сразу: рассчитаться с поставщиком и отгрузить партию покупателю. Момент получения денег от покупателя при этом значения не имеет — важен переход права собственности. В случае розницы это день продажи через кассу.

Из этого следует, что учёт приходится вести в разрезе партий: по каждой продаже определяется, какие именно оплаченные позиции ушли со склада и на какую сумму. Метод оценки — по стоимости первых по времени приобретения, по средней стоимости или по стоимости единицы — организация выбирает сама и закрепляет в учётной политике в соответствии с принятым способом.

Затраты, связанные с покупкой и продажей, учитываются иначе, чем сама закупочная цена. Доставку, хранение и обслуживание, в том числе услуги склада, можно признать сразу после оплаты, не дожидаясь реализации, — при условии, что они не включены в цену по договору.

Основные средства и нематериальные активы

К основным средствам относят оборудование, транспорт, недвижимость и другое имущество, которое используется дольше года и стоит выше установленного лимита. Порядок списания у упрощенцев особый: амортизация не начисляется, стоимость имущества переносится в расходы ускоренно.

Чтобы начать списание, нужны три условия: имущество оплачено, введено в эксплуатацию и используется в предпринимательских целях. Для недвижимости добавляется ещё одно — подтверждение подачи документов на государственную регистрацию.

Стоимость новых активов, купленных в период применения УСН, списывается равными долями по кварталам, оставшимся до конца года. Купили в первом квартале — четыре равные доли, в четвёртом — вся сумма разом в декабре. Аналогично учитываются расходы на достройку, реконструкцию и модернизацию: они увеличивают первоначальную стоимость и списываются в том же порядке.

Нематериальные активы — программы, товарные знаки, базы данных, созданные самим налогоплательщиком или приобретённые, — учитываются по тем же правилам. Отдельно указаны расходы на приобретение лицензий на новые программы для ЭВМ и их обновление: это не актив, а текущая услуга, и она списывается сразу после оплаты в целях налогообложения.

Зарплата, выплаты работникам и страховые взносы

Расходы на оплату труда — вторая по объёму статья у большинства компаний. В неё входят оклады, премии, надбавки, отпускные, компенсации в виде доплат, которые предусмотрены трудовым законодательством, и другие выплаты работникам в соответствии с трудовыми и коллективными договорами. Учитывают их в день фактической выплаты денег, а не начисления.

НДФЛ, удержанный из зарплаты, — часть расходов на оплату труда, и отдельной строкой его не выделяют: он попадает в расходы в день перечисления в бюджет. Страховые взносы на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование, а также взносы на травматизм учитываются как самостоятельный вид расхода — тоже по факту уплаты.

Здесь важно не перепутать два механизма. На объекте «Доходы» взносы уменьшают сам налог, на «Доходах минус расходах» — только налоговую базу. Фиксированные взносы предпринимателя за себя и дополнительный платёж с превышения дохода в этом случае включаются в расходы в общем порядке.

В перечень входят также расходы на спецодежду и средства индивидуальной защиты, обязательные медосмотры, обучение работников по программам подготовки и переподготовки. А вот добровольное лечение, фитнес, питание сверх предусмотренного законом и другие социальные выплаты в расходах при УСН не учитываются.

Аренда, реклама и услуги

Арендные платежи за помещения, оборудование и транспорт учитывают после оплаты и истечения периода пользования. Коммунальные платежи и содержание арендованной территории идут в составе материальных расходов либо арендной платы — в зависимости от того, как это оформлено договором.

Расходы на рекламу упрощенцы учитывают почти в полном объёме: наружная реклама, реклама в интернете и СМИ, участие в выставках, изготовление новых брошюр и каталогов принимаются без ограничений. Нормируются только затраты в виде стоимости призов для победителей розыгрышей — в пределах норм, установленных для налога на прибыль.

Услуги связи, включая телефонные и интернет, почтовые расходы, банковское обслуживание и комиссии за расчётно-кассовое обслуживание, бухгалтерские, юридические и аудиторские услуги, публикацию отчётности, если такая обязанность установлена законом, — всё это в закрытом списке есть. Командировки работников тоже: проезд к месту командировки и обратно, наём жилья, суточные в размере, установленном самой компанией, оформление виз и сборы. Подробности — в материале о командировочных расходах.

Материальные расходы

Материальные расходы — сырьё, материалы, комплектующие, инструмент, инвентарь, топливо, вода и энергия, а также работы и услуги производственного характера, выполняемые сторонними организациями. Состав определяется по правилам налога на прибыль, и это одна из самых ёмких групп для целей налогообложения: под неё подпадает многое из того, чего в списке нет прямым текстом.

Признаются такие расходы после оплаты и оприходования — ждать передачи в производство или списания в цех не нужно. Сюда также относятся затраты, связанные с содержанием служебного транспорта, включая ГСМ, и компенсация за использование личного автомобиля работника в служебных целях — но только в пределах норм, утверждённых правительством в соответствии с законом.

Минимальный налог

Если расходы при УСН съели почти всю выручку, налог всё равно придётся платить. По итогам года налогоплательщик на «Доходах минус расходах» сравнивает две величины: налог, рассчитанный обычным способом, и минимальный налог — один процент от полученных доходов. В бюджет уходит большая из них.

Разницу между минимальным налогом и суммой, рассчитанной в общем порядке, можно включить в расходы следующего года. Убыток в виде превышения затрат над доходами тоже переносится: его разрешено учитывать в течение десяти лет, целиком или частями, но только по итогам года — на авансовые платежи прошлых лет убыток не влияет.

Частые ошибки в расходах при УСН

• Списали партию при закупке, а не после продажи — самая массовая ошибка розницы.
• Учли аванс поставщику как расход, хотя поставка ещё не получена.
• Включили в расходы затраты, которые в закрытом списке не указаны: представительские, подписку на непрофильные издания, безвозмездно переданное имущество.
• Приняли расход по чеку без расшифровки работ и услуг — такое подтверждение налоговая не примет.
• Списали основное средство единовременно вместо равномерного распределения по кварталам.
• Учли расходы по договорам с контрагентом, который не ведёт реальной деятельности: суммы снимут вместе с доначислением.
• Забыли про минимальный налог и заплатили меньше одного процента от доходов.

Документальное подтверждение

Подтверждение расходов при УСН строится на двух документах по каждой операции: один доказывает оплату, другой — получение продукции, работы или услуги. Оплату подтверждают платёжное поручение, банковская выписка, кассовый чек; получение — накладная, универсальный передаточный документ, акт выполненных работ или оказанных услуг.

К ним добавляется договор: без него сложно доказать деловую цель. Электронные документы с квалифицированной подписью равнозначны бумажным. Хранить их нужно не менее пяти лет: при проверке инспекция запросит документы за все годы периода, а отсутствие любого означает снятие расхода.

Чек-лист по расходам

• Проверьте, есть ли затрата в закрытом списке статьи 346.16 НК РФ.
• Убедитесь, что расход оплачен, а не только начислен.
• Сохраните первичные документы — накладную, акт, чек.
• Товары для перепродажи списывайте по мере реализации.
• Основные средства списывайте равными долями до конца года покупки.
• Не включайте штрафы, представительские и личные траты.

Расходы при УСН — только часть картины. О том, в каком порядке заполнять регистр учёта, читайте в материале про КУДиР; сроки перечисления сумм в бюджет собраны в статье про сроки уплаты УСН; а если вы только выбираете объект налогообложения, начните с разбора «Доходы или доходы минус расходы». Расходы на другом режиме считают иначе — этому посвящён отдельный материал о расходах по налогу на прибыль.

Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.