Отпуск и отпускные: сколько дней и как считать

Разбираем, сколько дней отпуска положено, как рассчитать отпускные и в какие сроки их платить.

Сколько дней отпуска положено

Стандартный ежегодный оплачиваемый отпуск — 28 календарных дней. Удлинённый или дополнительный отпуск положен несовершеннолетним, работникам с вредными условиями труда, на Крайнем Севере и другим категориям.

По соглашению сторон отпуск можно делить на части, но хотя бы одна из них должна быть не менее 14 календарных дней. Праздничные дни, попавшие на отпуск, в количество дней отпуска не входят и не оплачиваются как отпускные.

Отпуск без сохранения зарплаты дают по заявлению работника с разрешения работодателя, а некоторым категориям — обязательно (статья 128). Если за рабочий год такой отпуск длиннее 14 дней, рабочий год для ежегодного отпуска сдвигается (статья 121).

Когда возникает право на отпуск

Право на первый отпуск на новом месте возникает после 6 месяцев непрерывной работы. По соглашению с работодателем отпуск можно предоставить и раньше. Отдельным категориям (например, беременным перед декретом) отпуск обязаны дать до истечения полугода. Со второго года отпуск предоставляется в любое время по графику.

Расчет отпускных: формула

Расчет отпускных ведут из среднего дневного заработка за расчетный период — 12 календарных месяцев перед месяцем, в котором начинается отпуск:

Средний дневной заработок = сумма зарплаты за расчетный период ÷ 12 ÷ 29,3.

Для расчета отпускных его умножают на количество календарных дней отпуска. Число 29,3 — среднемесячное количество календарных дней.

Пример расчета. Заработок за год — 720 000 рублей, все месяцы отработаны полностью. Средний дневной: 720 000 ÷ 12 ÷ 29,3 = 2 047,78 рубля. За 28 дней отпуска: 2 047,78 × 28 = 57 337,84 рубля.

Какие выплаты учитывают в расчете

В сумму за расчетный период берут выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда: оклад или тарифные ставки, сдельный заработок, доплаты и надбавки, оплату сверхурочных и работы в праздники, районные коэффициенты, премии. Не учитывают выплаты социального характера, например материальную помощь, оплату питания, проезда, обучения. Не берут прошлые отпускные, командировочные и больничные.

Премии с 1 сентября 2025 года учитывают по правилам Положения № 540:

• ежемесячные премии — фактически начисленные в расчетном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц;
• квартальные и другие премии за период больше месяца — в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода;
• годовые премии за предшествующий календарный год и вознаграждение за выслугу лет — независимо от времени начисления.

Какие периоды исключают

Из расчетного периода исключают дни вместе с начисленными за них суммами, если работник:

• получал средний заработок — был в прошлом отпуске, командировке, на медосмотре;
• получал больничные или пособие по беременности и родам;
• не работал из-за простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим от сторон;
• не участвовал в забастовке, но не мог выполнять работу;
• получал оплачиваемые дополнительные выходные для ухода за детьми-инвалидами;
• освобождался от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без оплаты.

Как рассчитать отпускные, если период отработан не полностью

Если сотрудник отработал расчетный период не целиком — болел, был в отпуске, устроился в середине года, — формула расчета меняется. Зарплату за период делят не на 12 и 29,3, а на общее количество дней: 29,3 × количество полностью отработанных месяцев плюс дни неполных месяцев.

Количество дней в неполном месяце рассчитывают по формуле: 29,3 ÷ календарные дни месяца × календарные дни, которые сотрудник фактически отработал в этом месяце.

Пример расчета. За расчетный период начислено 650 000 рублей. Одиннадцать месяцев отработаны полностью, а в месяце из 30 дней сотрудник 10 дней болел. Дни неполного месяца: 29,3 ÷ 30 × 20 = 19,53. Общее количество дней: 29,3 × 11 + 19,53 = 341,83. Больничные в 650 000 рублей не входят. Средний дневной заработок: 650 000 ÷ 341,83 = 1 901,53 рубля, отпускные за 14 дней — 26 621,42 рубля.

• Нет заработка за весь расчетный период. Например, сотрудник был в отпуске по уходу за ребенком. Тогда расчет ведут по предшествующему периоду той же продолжительности.
• Нет заработка ни за расчетный период, ни до него. Берут зарплату за дни, фактически отработанные в месяце, когда начинается отпуск.
• Нет и отработанных дней. Отпускные рассчитывают исходя из оклада или тарифной ставки сотрудника.

Повышение окладов и индексация

Если в организации повысили оклады всем работникам, выплаты за период до повышения индексируют. Коэффициент повышения равен новому окладу, деленному на оклад каждого месяца до повышения. С учетом индексации пересчитывают оклад и выплаты, установленные в процентах или кратностях к нему, а выплаты в абсолютной сумме рублей не повышают. Если повышение случилось после расчетного периода, но до начала отпуска, индексируют весь средний заработок.

Сравнение с МРОТ

Средний месячный заработок сотрудника, который полностью отработал расчетный период и выполнил нормы труда, не может быть ниже МРОТ. С 1 января 2026 года действует МРОТ 27 093 рубля, средний дневной заработок из МРОТ — 27 093 ÷ 29,3 = 924,68 рубля. Если расчет дал меньше, отпускные считают из МРОТ.

График отпусков

График отпусков обязателен и для работника, и для работодателя. Его утверждают не позднее чем за две недели до начала календарного года, а о начале отпуска уведомляют под подпись не позднее чем за две недели.

Компенсация вместо отпуска

По письменному заявлению деньгами можно заменить только часть отпуска сверх 28 дней (статья 126). Основные 28 дней работающему сотруднику нужно отгулять. Замена не допускается для беременных и работников до 18 лет, а дополнительный отпуск за вредные условия труда компенсируют только в случаях, указанных в кодексе.

При увольнении выплачивают денежную компенсацию за все неиспользованные отпуска (статья 127). Количество дней считают с учетом отработанного времени: обычно 28 ÷ 12 = 2,33 дня за месяц. Остаток меньше половины месяца отбрасывают, половину и больше округляют до полного месяца. Расчет компенсации — как у отпускных, из среднего дневного заработка (подробнее — увольнение по собственному желанию).

НДФЛ и взносы с отпускных

Отпускные облагаются НДФЛ и страховыми взносами как обычный доход. Датой получения дохода считается день выплаты, в этот день налог и удерживают, а перечисляют в общие сроки единого налогового платежа: до 28 числа, если НДФЛ удержан с 1 по 22 число месяца, до 5-го следующего месяца — если с 23-го по последний день месяца. Для удержанного с 23 по 31 декабря срок — последний рабочий день года. Взносы с отпускных платят до 28-го следующего месяца. Подробнее — НДФЛ с зарплаты.

Чек-лист по отпуску

• Основной отпуск — 28 календарных дней, одна часть не меньше 14.
• Первый отпуск — после 6 месяцев, если не договорились раньше.
• Расчет отпускных — из среднего заработка за расчетный период 12 месяцев через 29,3.
• Выплатите отпускные не позднее чем за 3 дня до отпуска.
• Ведите график отпусков и уведомляйте за 2 недели.
• Компенсируйте деньгами только дни сверх 28, при увольнении — все.

Смежные темы: средний заработок, график отпусков, больничный во время отпуска и декретный отпуск.

Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.