График отпусков - как составить и утвердить на год по форме Т-7

График отпусков — не формальность для проверки: он распределяет время отдыха сотрудников так, чтобы работа компании не встала. Разберём, кто и когда составляет график отпусков, какую форму использовать, чьи пожелания учитывать, как вносить изменения в течение года и что грозит за нарушение федерального закона.

Зачем нужен график отпусков

Статья 123 федерального кодекса называет график отпусков обязательным документом. Он решает несколько задач и защищает обе стороны трудового договора.

• Для работодателя. Отдых сотрудников распределён по месяцам так, чтобы в отделе не ушли все сразу.
• Для работников. График даёт право уйти отдыхать в утверждённое время без заявления — например, в июле, если так записано.
• Для бухгалтерии. По графику отпусков считают резерв на оплату отпусков работников и прогнозируют выплаты года.
• Для проверки. Отсутствие графика инспекция фиксирует как нарушение закона, даже если работники отдыхают вовремя.

Кто составляет и в какие сроки

Подготовкой занимается кадровая служба организации, в небольших компаниях — бухгалтер или сам руководитель. Начинают в ноябре, когда до начала нового года остаётся полтора месяца.

1. Опросить работников. Разослать письмо или опросные листы, чтобы узнать желаемое время отпуска каждого на следующий год.
2. Согласовать с руководителями. Нужно проверить, не выпадают ли на один период сотрудники, которые заменяют друг друга на участке работы.
3. Учесть льготные категории работников. Их просьбы выполняют в любом случае.
4. Составить проект. Свести даты всех работников в таблицу по подразделениям и занимаемым должностям.
5. Учесть мнение профсоюза. Если он есть, график отпусков принимают с учётом мотивированного мнения.
6. Утвердить приказом. Руководитель подписывает его не позднее 17 декабря включительно.

Новая организация составляет график отпусков в общем порядке: если компания создана в середине года, его утверждают на следующий, а до этого времени отпуска дают по заявлениям сотрудников.

Форма и содержание документа

Работодатель использует форму Т-7 или свою: при составлении важно, чтобы в форме были все сведения, установленные законом.

• Конкретные даты надёжнее месяца: иначе непонятно, с какого дня отсчитывать две недели до начала отдыха.
• Отпуск делят на части, но одна из них должна быть не короче 14 календарных дней — так требует трудовой кодекс.
• Нерабочие праздничные дни в отпуск не входят и продлевают его.
• Совместителей включают в график наравне с остальными работниками: по трудовому кодексу они отдыхают одновременно с основным местом работы.
• Неиспользованные дни за прошлые годы вносят отдельными строками — сгорать они не могут.

Сколько дней отпуска планировать работникам

При составлении графика нужно понять, сколько дней приходится на каждого работника. Основной ежегодный оплачиваемый отпуск — 28 календарных дней, но есть категории сотрудников, которым положено больше свободного времени.

• Дополнительные дни складывают с основным отпуском и вносят в график общей продолжительностью — каждый вид отдыха отдельной строкой.
• Дни, которые сотрудники не использовали в прошлом году, прибавляют к плану текущего года — их тоже должны указать в графике отпусков.
• Работникам Крайнего Севера и приравненных местностей предоставляются дополнительные 24 и 16 календарных дней оплачиваемого отдыха.
• Отпуск по беременности и родам, а также отпуск по уходу за ребёнком в график отпусков не включают: они даются по заявлению и больничному листу.

Чьи пожелания обязательны

По общему правилу очередь отпусков определяет работодатель, но у отдельных категорий работников есть право уйти в удобное время. Отказать им нельзя.

• Работники до 18 лет. Отпуск дают в любое время по их желанию, и отказать закон не разрешает.
• Многодетные родители. Трое и более детей, младшему меньше 14 лет: они сами выбирают время отдыха.
• Женщины перед отпуском по беременности и родам и после него, а также супруг в период отпуска жены по беременности.
• Инвалиды и ветераны, в том числе ветераны боевых действий.
• Почётные доноры и работники, усыновившие ребёнка в возрасте до трёх месяцев.
• Супруги военнослужащих. Отпуск предоставляется одновременно с отпуском супруга.
• Совместители. Отдыхают вместе с основным местом работы, даже если на второй должности отработали меньше полугода.

Такие просьбы собирают письменно и учитывают при составлении графика отпусков. Например, если работник из льготной категории захочет изменить дату в течение года, работодатель обязан пойти навстречу.

Как вносить изменения

Планы сотрудников меняются в течение года. Порядок зависит от того, кто выступил инициатором переноса на другое время.

Отдельно стоит помнить: не давать ежегодный отпуск два года подряд запрещено, а работников до 18 лет и занятых на вредных работах нельзя лишать его вовсе. Накопившиеся дни распределяют по частям в графике отпусков следующего года.

Что делать после утверждения

1. Ознакомить работников с графиком отпусков — прямой обязанности нет, но так снимаются вопросы о датах и рабочих сменах.
2. За две недели до начала отдыха вручить уведомление под подпись, форма произвольная.
3. Издать приказ о предоставлении отпуска на основании графика — заявление не требуется.
4. Выплатить отпускные не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска.
5. Отметить фактическую дату в графике и в табеле учёта рабочего времени.

Хранят график отпусков год после окончания того года, на который он составлен, а сведения о переносах — вместе с приказами по личному составу.

Как хранить и кому показывать график отпусков

После утверждения документ живёт в кадровой службе и участвует в работе весь год. Вот правила, которые нужно знать при составлении и ведении графика отпусков.

• Ознакомление работников. Прямой обязанности знакомить с графиком отпусков закон не устанавливает, но лист ознакомления снимает споры о датах.
• Внесение изменений. Их оформляют приказом, а в графике отпусков заполняют графы переноса и примечания.
• Профсоюзный орган. Проект направляют ему до утверждения, если такой орган в организации есть.
• Хранение. График отпусков хранят год после окончания того года, к которому он относится.
• Проверка. Инспекция запрашивает график одним из первых вместе с трудовыми договорами работников и правилами распорядка.

Отдельно стоит помнить про непрерывный стаж работы: право на ежегодный оплачиваемый отпуск возникает через шесть месяцев, но нового работника в график отпусков вносят сразу, а дни предоставляются по мере наступления права.

График отпусков и другие документы

График отпусков связан с другими документами, которые оформляют при приёме на работу и в ходе неё.

• Локальные акты компании не могут ухудшать положение работников по сравнению с кодексом: сократить ежегодный отпуск такими документами нельзя.
• Отпуск за свой счёт в график отпусков не вносят: такие дни работник берёт по заявлению, когда ему нужно свободное время.
• Дни за вредные условия работы и ненормированный день входят в общую продолжительность оплачиваемого отпуска.
• Части отпуска, которые сотрудник уже использовал, отражают отдельными строками, чтобы видеть остаток дней.
• Список работников, которые имеют право на удобное время, полезен в примечании: такие данные при составлении графика на следующий год не потеряются.

Частые ошибки

• График отпусков утверждают в январе, хотя сделать это нужно до 17 декабря.
• Указывают только месяц вместо конкретной даты начала отпуска, хотя нужно число.
• В график отпусков не включают совместителей и работников на неполной ставке.
• Игнорируют право льготных категорий сотрудников на выбор удобного времени отпуска.
• Переносят отпуск по инициативе работодателя без письменного согласия работника.
• Не уведомляют за 14 дней, ссылаясь на то, что дата есть в графике отпусков.
• Дробят отпуск так, что ни одна часть не достигает 14 дней, а этого требует закон.

Как считают отпускные — в статье отпуск и отпускные, порядок расчёта — в материале средний заработок. Другие разборы — в разделе Персонал.

Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.