Приём на работу в 2026 году: пошаговый порядок оформления
Трудовой договор до начала работы, отчёт в СФР на следующий день, трудовая книжка и локальные акты. Что просить у работника и что оформить.
Коротко
- Основа оформления — трудовой договор в двух экземплярах, подписанный до того, как сотрудник приступит к работе.
- Отдельный приказ о приёме с 2022 года необязателен, но многие его оформляют по привычке.
- О приёме нужно отчитаться в СФР по форме ЕФС-1 — не позднее следующего рабочего дня.
- До подписания договора работника знакомят под подпись с локальными актами компании.
Приём сотрудника — это не просто «выйти на работу с понедельника», а последовательность обязательных документов. Ошибка на этом этапе оборачивается штрафами трудовой инспекции. Разбираем порядок оформления по шагам с учётом действующих правил.
Какие документы просить у работника
- паспорт;
- трудовую книжку (бумажную) или сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р), если книжка электронная;
- СНИЛС;
- документы воинского учёта — для военнообязанных;
- документ об образовании или квалификации, если работа этого требует.
ИНН и медкнижку требуют только когда это предусмотрено законом для конкретной должности.
Порядок оформления по шагам
- Ознакомить с локальными актами. До подписания договора работник под подпись знакомится с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда, о защите персональных данных, инструкциями по охране труда.
- Подписать трудовой договор в двух экземплярах — один остаётся у работника. Это нужно сделать до фактического начала работы.
- Оформить приказ о приёме — по желанию, он больше не обязателен.
- Внести запись в трудовую книжку (если бумажная) в течение недели или вести сведения электронно.
- Подать в СФР форму ЕФС-1 с подразделом о приёме — не позднее следующего рабочего дня после оформления.
- Завести личную карточку и включить работника в табель учёта рабочего времени.
Отчёт в СФР — самый жёсткий срок. Сведения о приёме (и увольнении) подаются в Социальный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днём оформления. Опоздание — повод для штрафа. Это единственный «однодневный» срок во всём процессе, о нём забывают чаще всего.
Что обязательно в трудовом договоре
- ФИО работника и данные работодателя;
- должность и трудовая функция;
- дата начала работы;
- размер оклада и условия оплаты;
- режим рабочего времени;
- условия труда на рабочем месте;
- для срочного договора — срок и причина срочности.
Чек-лист приёма
- Собрали документы работника.
- Ознакомили с локальными актами под подпись.
- Подписали трудовой договор в двух экземплярах до начала работы.
- Внесли сведения в трудовую книжку или ведёте их электронно.
- Подали ЕФС-1 в СФР на следующий рабочий день.
- Завели личную карточку и внесли в табель.
Обязателен ли приказ о приёме на работу?
Нет, с 2022 года приказ о приёме необязателен — основанием для работы служит трудовой договор. Многие работодатели по-прежнему оформляют приказ для внутреннего учёта, но требовать его никто не вправе.
В какой срок сообщать о приёме в СФР?
Не позднее рабочего дня, следующего за днём оформления, — подаётся форма ЕФС-1 с подразделом о приёме. Это самый короткий срок в процессе, за его нарушение штрафуют.
Можно ли допустить к работе без договора?
Формально работник считается принятым с момента фактического допуска, но договор в этом случае обязаны оформить письменно в течение трёх рабочих дней. Работа вообще без договора — нарушение с крупными штрафами.
Нужна ли бумажная трудовая книжка новым сотрудникам?
Тем, кто впервые устраивается на работу, бумажную книжку не заводят — сведения ведутся только электронно. Если у работника есть бумажная книжка, он вправе её сохранить или перейти на электронный формат.
Готовые бланки приказа о приёме на работу, трудового договора заполняются прямо в браузере и печатаются в PDF — данные никуда не отправляются. Остальные формы — в разделе шаблоны документов.
Источники
- Трудовой кодекс РФ, статьи 65, 67, 68 — документы при приёме, форма трудового договора, оформление приёма.
- Трудовой кодекс РФ, статья 66.1 — сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
- Порядок представления сведений по форме ЕФС-1 в Социальный фонд России.
Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.