Приём на работу в 2026 году: пошаговый порядок оформления
Трудовой договор до начала работы, отчёт в СФР на следующий день, трудовая книжка и локальные акты. Что просить у работника и что оформить.
Коротко
- Основа оформления — трудовой договор в двух экземплярах. Лучше подписать его до того, как сотрудник приступит к работе.
- Отдельный приказ о приёме с 1 марта 2022 года необязателен, но многие его оформляют по привычке.
- О приёме нужно отчитаться в СФР по форме ЕФС-1 — не позднее следующего рабочего дня.
- До подписания договора работника знакомят под подпись с локальными актами компании.
Приём сотрудника — это не просто «выйти на работу с понедельника», а последовательность обязательных документов и действий. Ошибка на этом этапе оборачивается штрафами трудовой инспекции. Разбираем порядок оформления по шагам с учётом действующих правил.
С чего начинается приём на работу
До оформления работодатель определяет должность по штатному расписанию, размер оплаты и условия труда, а также решает, нужен ли испытательный срок. Если в компании нет штатного расписания, должностной инструкции или правил внутреннего трудового распорядка, их лучше оформить заранее: с локальными актами нового сотрудника нужно ознакомить ещё до подписания трудового договора.
Отказать в приёме сотрудника можно только по деловым качествам — это прямое требование трудового законодательства. Отказ из-за пола, возраста, места жительства и других обстоятельств, которые не связаны с деловыми качествами, запрещён ТК РФ (ст. 64). Если будущий сотрудник потребует, причину отказа сообщают в письменной форме не позднее семи рабочих дней со дня такого требования.
Организации со среднесписочной численностью более 25 человек также должны размещать сведения о вакансиях на единой цифровой платформе «Работа России». Это обязательно независимо от того, где ещё компания ищет сотрудников.
Какие документы просить у работника
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности — выписку по форме СТД-Р от прежнего работодателя или СТД-СФР из Социального фонда и с Госуслуг; при первом трудоустройстве их нет;
- документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учёта (СНИЛС), в том числе электронный;
- документы воинского учёта — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву;
- документ об образовании или квалификации, если работа требует специальных знаний;
- справку о наличии (отсутствии) судимости — для работы, к которой лица с судимостью не допускаются;
- справку о том, подвергался ли человек административному наказанию за потребление наркотиков, — для отдельных видов работ.
Запрещено требовать документы сверх перечня статьи 65 ТК РФ, других федеральных законов, указов Президента и постановлений Правительства. ИНН в этот перечень не входит, а медицинскую книжку или справку о медосмотре просят только на тех должностях, где это прямо предусмотрено законом.
Если трудовой договор заключается впервые, трудовую книжку оформляет сам работодатель и он же при необходимости регистрирует нового сотрудника в системе персонифицированного учёта. Если у работника нет трудовой книжки из-за утраты или повреждения, по его письменному заявлению с указанием причины работодатель оформляет новую. Копии документов, которые предъявил новый сотрудник, хранят в личном деле только в том объёме, который необходим для кадрового учёта.
Согласие на обработку персональных данных. Обработка данных сотрудника для исполнения трудового договора и требований трудового законодательства обычно не требует отдельного согласия. Оно необходимо, когда работодатель хочет получить данные сотрудника у третьих лиц, передать их за пределы трудовых отношений или опубликовать — например, фото на сайте компании. С документами о порядке обработки данных сотрудника знакомят под подпись.
Порядок оформления по шагам
- Ознакомить с локальными актами. До подписания договора будущий сотрудник под подпись знакомится с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда, о защите персональных данных, инструкциями по охране труда.
- Подписать трудовой договор в двух экземплярах — один остаётся у работника, а получение экземпляра он подтверждает подписью на экземпляре работодателя. Безопаснее сделать это до фактического начала работы.
- Оформить приказ о приёме — по желанию. Если приказ издан, его объявляют работнику под роспись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы.
- Внести запись в трудовую книжку (если бумажная) не позднее 5 рабочих дней; электронную трудовую книжку работодатель ведёт через отчёты в СФР.
- Подать в СФР форму ЕФС-1 с подразделом о приёме — не позднее следующего рабочего дня после оформления.
- Завести личную карточку и включить работника в табель учёта рабочего времени.
Отчёт в СФР — самый жёсткий срок. Форму ЕФС-1 о приёме (и увольнении) подают в Социальный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днём оформления. Важно: опоздание — повод для штрафа. Это единственный «однодневный» срок во всём процессе, о нём забывают чаще всего.
Испытательный срок при приёме сотрудника
Испытание не возникает само по себе: его условие необходимо прописать в трудовом договоре. Если такого условия нет, сотрудник принят на работу без испытания. Когда работника фактически допустили к работе без оформленного договора, испытание возможно, только если до начала работы стороны подписали отдельное соглашение о нём.
| Должность или договор | Максимальный срок испытания |
|---|---|
| Общий случай | 3 месяца |
| Руководитель организации, его заместители, главный бухгалтер и его заместители, руководитель филиала или представительства | 6 месяцев, если федеральный закон не устанавливает иное |
| Срочный трудовой договор на 2–6 месяцев | 2 недели |
| Срочный трудовой договор до 2 месяцев | испытание не устанавливают |
Испытание также запрещено для беременных, несовершеннолетних, выпускников колледжей и вузов, которые в течение года после окончания учёбы впервые устраиваются по полученной специальности, для приглашённых по переводу от другого работодателя и ещё ряда категорий из статьи 70 ТК РФ. Подробный разбор — в материале про испытательный срок.
Что обязательно в трудовом договоре
- ФИО работника, наименование работодателя, реквизиты документов, место и дата заключения договора;
- место работы;
- трудовая функция — должность по штатному расписанию или конкретный вид работы;
- дата начала работы, а для срочного договора — срок действия и обстоятельства, которые стали основанием срочности;
- условия оплаты труда: оклад, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты;
- режим рабочего времени и отдыха, если для работника он отличается от общих правил, принятых в компании;
- гарантии и компенсации за работу с вредными или опасными условиями, если они есть;
- условия труда на рабочем месте;
- условие об обязательном социальном страховании.
Дополнительные условия — о неразглашении тайны, об обучении за счёт работодателя, о дополнительном страховании, об испытании — включают по соглашению сторон. Если какое-то обязательное условие в договор не попало, договор не считается незаключённым: его дополняют соглашением, которое подписывают обе стороны.
Медосмотр, инструктаж и воинский учёт
Для части сотрудников приём на работу включает дополнительные действия, которые важно не пропустить:
- Предварительный медицинский осмотр. Его проходят до заключения трудового договора те, кто принимается на работу с вредными или опасными условиями труда, а также другие категории, для которых медосмотр установлен нормами законодательства. Направление выдаёт работодатель, он же оплачивает осмотр; получить заключение сотрудник должен до начала работы. Какие медицинские документы нужны сотруднику — в разборе про медосмотр работников.
- Инструктаж по охране труда. До допуска к самостоятельной работе нового сотрудника инструктируют и при необходимости обучают. Какие инструкции и правила нужны — в материале про инструктаж по охране труда.
- Воинский учёт. Если сотрудник военнообязанный или подлежит призыву, его данные вносят в картотеку и в пятидневный срок после приёма направляют документы в военкомат по месту воинского учёта. Как это устроено — в материале про воинский учёт в организации.
Приём на работу иностранного гражданина
К общему порядку добавляются миграционные требования. До подписания трудового договора проверяют, есть ли у иностранного сотрудника право на трудовую деятельность: патент, разрешение на работу, разрешение на временное проживание, вид на жительство или статус гражданина ЕАЭС, которому патент не нужен. Какие документы необходимо получить от иностранного сотрудника, зависит от его статуса; важно проверить их до начала работы.
О заключении трудового договора с иностранцем работодатель уведомляет МВД не позднее трёх рабочих дней с даты заключения. С 1 сентября 2026 года уведомления подают по новым формам МВД, к ним прикладывают согласие сотрудника на обработку персональных данных. За неподачу, опоздание или подачу не по форме организации грозит штраф по ст. 18.15 КоАП РФ — от 400 до 800 тыс. рублей, а в Москве, Санкт-Петербурге и ряде регионов — до 1 млн рублей, либо приостановление деятельности.
Электронный кадровый документооборот при приёме
С 1 марта 2022 года трудовой договор, приказ о приёме и другие кадровые документы можно оформлять электронно — через собственную систему работодателя или через платформу «Работа России» (статьи 22.1–22.3 ТК РФ). Переход на электронный кадровый документооборот работодатель закрепляет локальным актом.
Для действующих сотрудников и соискателей со стажем нужно письменное согласие на электронное взаимодействие. Согласие не требуется от лиц, которые принимаются на работу после 31 декабря 2021 года и у которых на эту дату не было трудового стажа. Электронную трудовую книжку при этом ведут в любом случае — данные о приёме сотрудника уходят в СФР по форме ЕФС-1. Подробнее о переходе — в материале про электронный документооборот.
Штрафы за нарушения при приёме на работу
| Нарушение | Ответственность |
|---|---|
| Уклонение от оформления трудового договора, ненадлежащее оформление или договор ГПХ вместо трудового | ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ: организация — 50–100 тыс. руб., ИП — 5–10 тыс., должностное лицо — 10–20 тыс. |
| Опоздание с формой ЕФС-1 о приёме или недостоверные сведения | ст. 17 Закона № 27-ФЗ: 500 руб. за каждое застрахованное лицо |
| Неуведомление МВД о договоре с иностранцем | ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ: организация — 400–800 тыс. руб. или приостановление деятельности |
Чек-лист приёма
- Собрали документы сотрудника и проверили, что не требовали лишних.
- Ознакомили с локальными актами под подпись.
- Подписали трудовой договор в двух экземплярах до начала работы и выдали документы сотруднику.
- Оформили запись в трудовую книжку или ведёте её электронно.
- Подали ЕФС-1 в СФР на следующий рабочий день.
- Завели личную карточку и внесли в табель.
Обязателен ли приказ о приёме на работу?
Нет, с 1 марта 2022 года приказ о приёме необязателен — основанием для работы служит трудовой договор. Многие работодатели по-прежнему оформляют приказ для внутреннего учёта. Если приказ издан, его содержание должно совпадать с условиями договора, а по требованию работника работодатель обязан выдать заверенную копию.
В какой срок сообщать о приёме в СФР?
Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 о приёме сотрудника подают на следующий день после оформления, а если он выходной — в ближайший рабочий. Это самый короткий срок в процессе, за его нарушение штрафуют.
Можно ли допустить к работе без договора?
Если сотрудник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя, трудовой договор считается заключённым, но письменно его обязаны оформить не позднее трёх рабочих дней со дня фактического допуска. Уклонение от оформления трудового договора — штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ: для организации от 50 до 100 тыс. рублей, для ИП от 5 до 10 тыс., для должностного лица от 10 до 20 тыс.
Нужна ли бумажная трудовая книжка новым сотрудникам?
Тем, кто впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 года, бумажную книжку не заводят — трудовая книжка ведётся только электронно. Кто в 2020 году выбрал бумажную книжку или не подал заявление, продолжает её вести и может позже перейти на электронный формат; вернуться к бумажной после этого нельзя.
Какие ещё кадровые документы должны быть в компании, разобрано в материале про кадровые документы. Как не спутать трудовой договор с гражданско-правовым — в материале трудовой договор или ГПХ, а как оформить приём сотрудника на вторую работу — в разборе про работу по совместительству. Правила ведения книжки — в разборе про трудовую книжку.
Готовые бланки приказа о приёме на работу, трудового договора заполняются прямо в браузере и печатаются в PDF — данные и документы никуда не отправляются. Остальные формы — в разделе шаблоны документов.
Источники
- Трудовой кодекс РФ, статьи 65, 67, 68 — документы при приёме, форма трудового договора, оформление приёма.
- Трудовой кодекс РФ, статьи 22.1–22.3, 57, 64, 66.1, 70 — электронный документооборот, содержание договора, отказ в приёме, электронная трудовая книжка, испытание.
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.
- Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ, ст. 11 и 17 — форма ЕФС-1 и ответственность.
- Федеральный закон от 25.07.2002 № 115-ФЗ, ст. 13 — уведомление МВД о трудовом договоре с иностранцем.
- КоАП РФ, статьи 5.27 и 18.15.
- Положение о воинском учёте, утверждённое постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719.
Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.
