Трудовой договор или ГПХ: что выбрать и чем рискует бизнес

Оформить человека в штат или заключить договор подряда — вопрос не только экономии для бизнеса. Ошибка в выборе оборачивается доначислениями и штрафами. Разбираем, чем два договора отличаются и в каком случае какой законен.

Ключевые различия

Какие нормы действуют для двух договоров

Трудовой договор и договор гражданско-правового характера отличаются уже правовой базой. Трудовые отношения регулируются Трудовым кодексом: определение трудового договора дано в ст. 56 ТК, это соглашение сторон, по которому работник лично выполняет трудовую функцию, а работодатель обеспечивает условия труда и платит зарплату. Договор ГПХ регулируется Гражданским кодексом: чаще всего это подряд (глава 37 ГК) или возмездное оказание услуг (глава 39 ГК). Стороны такого договора — заказчик и исполнитель, это равные стороны, и никто не подчиняется другому.

Отсюда разница в обязанностях. Работник выполняет трудовую функцию по должности, соблюдает правила распорядка, а работодатель отвечает за охрану труда и рабочее место. Исполнитель по ГПХ сам решает, как выполнять задачи, а заказчик принимает результат выполнения работ или услуг по акту и может предъявить претензии к качеству или срокам.

Когда законен трудовой договор

Он нужен, когда сотрудник:

• выполняет постоянную работу по определённой должности;
• подчиняется графику и правилам работодателя;
• работает лично и на регулярной основе;
• получает зарплату за процесс, а не за конкретный результат.

Когда законен договор ГПХ

Он подходит для разовых или проектных задач с измеримым результатом, например: разработать сайт, отремонтировать помещение, провести аудит, написать серию статей. Исполнитель самостоятельно организует процесс выполнения, сам отвечает за результат и не встроен в штат.

Налоги, взносы и отчётность

Экономия бизнеса на налогах при договоре ГПХ с обычным физлицом меньше, чем принято думать. С 2023 года выплаты по обоим договорам облагаются по единому тарифу, а разница сводится к травматизму и к расходам на социальные гарантии.

• НДФЛ. Работодатель или заказчик удерживает налог и с зарплаты сотрудника, и с вознаграждения исполнителя по одной шкале. Подробнее — в статье про НДФЛ с зарплаты в 2026 году.
• Страховые взносы. Тариф одинаковый, актуальные ставки и льготы для МСП — в разборе тарифов за сотрудников. На травматизм по ГПХ платят, только если такая обязанность записана в договоре.
• ЕФС-1. По исполнителю ГПХ сдают подраздел 1.1 дважды: на начало и на окончание договора, не позднее рабочего дня, следующего за датой подписания или прекращения.
• Стаж. Периоды работы по ГПХ, за которые заказчик платил в Социальный фонд, идут в стаж для пенсии, но не дают права на отпуск.

Главный риск: переквалификация

Часть 2 статьи 15 ТК РФ прямо запрещает заключать гражданско-правовые договоры, которые фактически регулируют трудовые отношения. По ст. 19.1 ТК признать такие отношения трудовыми может сам работодатель по заявлению человека или по предписанию инспектора труда, а при споре — суд. Неустранимые сомнения суд толкует в пользу трудовых отношений, и они считаются возникшими со дня фактического допуска к работе. Налоговая и Социальный фонд тоже могут оценить суть отношений, а не название договора. Последствия для компании:

• штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП: для юрлица 50–100 тыс. рублей, для ИП 5–10 тыс., для должностного лица 10–20 тыс.;
• при повторном нарушении по ч. 5 — 100–200 тыс. рублей для юрлица, 30–40 тыс. для ИП и дисквалификация должностного лица на срок от года до трёх лет;
• доначисление платежей на травматизм с пенями, а если договор был с самозанятым или ИП — ещё НДФЛ и страховых взносов с выплат;
• обязанность предоставить работнику все трудовые права, например оплачиваемый отдых или компенсацию за него, оплату сверхурочной работы, гарантии при увольнении.

А если исполнитель — самозанятый?

Договор ГПХ с самозанятым выгоден: за него не платят взносы и НДФЛ. Но правила те же — отношения не должны быть трудовыми. По ст. 6 закона № 422-ФЗ, если исполнитель был вашим сотрудником менее двух лет назад, его доход от вас под НПД не подпадает. Налоговые органы могут переквалифицировать такие выплаты в зарплату и доначислить налоги. Как оформить сделку правильно, разобрано в статье о договоре с самозанятым.

Чек-лист выбора

• Постоянная работа по должности с подчинением графику — трудовой договор.
• Разовые задачи с измеримым результатом — договор ГПХ.
• В ГПХ описывайте результат, а не трудовую функцию.
• Не платите по ГПХ равными ежемесячными суммами «за месяц».
• Не встраивайте исполнителя ГПХ в штатный график и коллектив.
• С самозанятым проверьте двухлетний запрет на бывшего работодателя.
• Документы для оформления ГПХ — договор и акт; приказ о приёме и запись в трудовую книжку не делают.

Готовый бланк трудового договора можно заполнить прямо в браузере и распечатать — данные никуда не отправляются. Все формы собраны в разделе шаблоны документов. Порядок оформления сотрудника описан в статье о приёме на работу, а плюсы и риски работы с исполнителями на НПД — в материале о самозанятых и работе.

Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.