Обязательные кадровые документы для работодателя

Кадровые документы трудовая инспекция проверяет в первую очередь, и за их отсутствие штрафуют, даже если к оплате работы претензий нет. Разбираем, какие кадровые документы обязательны для компании и ИП, как оформляется кадровое делопроизводство, сколько хранить бумаги и какие послабления есть у микропредприятий.

Обязательные кадровые документы

Единого перечня обязательных кадровых документов в законе нет — требования установлены трудовым законодательством: Трудовым кодексом, законом о персональных данных и приказами Минтруда. Если собрать их вместе, получится ответ, какие документы должны быть у каждой компании и ИП с сотрудниками:

• Трудовые договоры со всеми сотрудниками — в двух экземплярах, по одному у каждой стороны (ст. 67 ТК).
• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — режим работы и отдыха, дисциплина, поощрения (ст. 189-190 ТК). С правилами работника следует ознакомить под подпись до подписания трудового договора.
• Документы о защите персональных данных — положение или политика обработки данных сотрудников (ст. 86-88 ТК, ст. 18.1 закона № 152-ФЗ).
• График отпусков — оформляется на каждый год и утверждается не позднее чем за две недели до начала года (ст. 123 ТК).
• Табель учёта рабочего времени — работодатель обязан вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником (ст. 91 ТК).
• Приказы по личному составу — о приёме, переводе на другую должность, отпуске, увольнении (ст. 68, 84.1 ТК).
• Трудовые книжки и книга учёта их движения — для работников, которые сохранили бумажный вариант, плюс сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд.
• Документы по охране труда — инструкции, журналы инструктажей, отчёт о СОУТ.

Отдельно стоят кадровые документы, которых закон прямо не требует. Штатное расписание Трудовой кодекс обязательным не называет, но наименование должности в трудовом договоре указывают в соответствии с ним (ст. 57 ТК), поэтому его следует составить — подробнее в статье про штатное расписание. Положение об оплате труда также не обязательно: систему оплаты можно закрепить в коллективном договоре, локальном акте или трудовых договорах (ст. 135 ТК).

Какие формы кадровых документов обязательны

С 2013 года, по закону о бухучёте № 402-ФЗ, унифицированные формы Госкомстата (Т-1, Т-3, Т-12, Т-13) обязательными не являются. Работодатель вправе применять их или разработать собственные формы кадровых документов и утвердить их приказом. Исключение — формы, установленные другими актами: бланки по приказу Минтруда № 320н и формы воинского учёта.

Личная карточка Т-2 — также не обязательный документ: с 1 сентября 2021 года приказ № 320н не требует знакомить работника с записями под подпись в карточке, а для воинского учёта с 2022 года ведут карточку по форме № 10.

Трудовые книжки и учёт стажа

Бумажную трудовую книжку ведут на работника, который её сохранил, если работа у вас для него основная. Порядок её ведения и хранения, форма книги учёта движения утверждены приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Сведения о приёме, переводе и увольнении подают в Социальный фонд в составе формы ЕФС-1 для всех работников — так формируется электронная трудовая книжка. Подробнее — в статьях про трудовую книжку и электронную трудовую книжку.

Документы по охране труда

Оформить охрану труда должны даже работодатели с небольшим офисом: провести инструктажи и обучение, вести журналы, утвердить инструкции и положение о системе управления охраной труда. Специальная оценка условий труда (СОУТ) обязательна для всех рабочих мест, включая офисные; исключение — надомники, дистанционные работники и работники физлиц без статуса ИП. Послабления ст. 309.2 ТК для микропредприятий на документацию по охране труда не распространяются. Какие документы нужны — в статье охрана труда в организации.

Воинский учёт

Работодатели-организации ведут воинский учёт сотрудников, которые подлежат ему: назначают ответственного приказом, ведут карточки по форме № 10 и сообщают в военкомат о приёме на работу и увольнении. Индивидуальные предприниматели такой обязанности не несут. Порядок ведения и сроки — в статье про воинский учёт.

Послабления для микропредприятий

Микропредприятия — компании и ИП со среднесписочной численностью до 15 человек и доходом до 120 млн ₽ в год, внесённые в реестр МСП. По ст. 309.2 ТК они вправе полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов: ПВТР, положения об оплате труда, графика сменности и других. Исключение одно — локальный акт о временном переводе работников на дистанционную работу. Взамен условия трудовых отношений, которые обычно регулируют локальные акты, включают в типовой трудовой договор по форме, утверждённой постановлением Правительства от 27.08.2016 № 858.

При этом должны остаться обязательные кадровые документы, которые не относятся к локальным актам: трудовые договоры, приказы, табель учёта, положение о персональных данных, документы по охране труда. В случае утраты работодателем статуса микропредприятия в течение четырёх месяцев после изменения сведений в реестре МСП следует принять локальные акты и регулировать трудовые отношения на общих основаниях (ст. 309.1 ТК).

Кадровые документы в электронном виде

С 2022 года работодатель вправе вести кадровый документооборот в электронном виде (ст. 22.1-22.3 ТК). Сотрудников переводят на него с письменного согласия; от принятых после 31 декабря 2021 года без трудового стажа согласие не требуется. В электронном виде не оформляют трудовые книжки, акты о несчастном случае, приказы об увольнении и документы об инструктажах по охране труда. Как выбрать систему для компании — в статье про электронный документооборот.

Сколько хранить кадровые документы

Сроки хранения установлены приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и законом об архивном деле. Кадровые документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранят 50 лет, до этой даты — 75 лет. Уничтожать их по окончании работы сотрудника нельзя.

Приказы по основной деятельности компании хранят постоянно, а приказы по личному составу — 50/75 лет.

Проверки и ответственность

При проверке трудовая инспекция запрашивает кадровые документы в первую очередь: трудовые договоры, правила распорядка, табели, расчётные листки, график отпусков. Отсутствие обязательного кадрового документа квалифицируют по части 1 статьи 5.27 КоАП:

• должностное лицо и ИП — от 1 000 до 5 000 ₽;
• организация — от 30 000 до 50 000 ₽;
• при повторном нарушении (часть 2) — от 10 000 до 20 000 ₽ для ИП и должностного лица, для организации — от 50 000 до 70 000 ₽.

Малому бизнесу за впервые выявленное при проверке нарушение штраф заменяют предупреждением (ст. 4.1.1 КоАП), если нет вреда или угрозы вреда людям и имущественного ущерба. За оформление трудовых отношений без договора также предусмотрена ответственность по другой части статьи — о ней в статье про приём на работу.

Чек-лист кадровых документов

• Заключены трудовые договоры со всеми сотрудниками, работники ознакомлены с локальными актами под подпись.
• Утверждены правила внутреннего трудового распорядка и график отпусков — не позднее чем за две недели до начала календарного года.
• Система оплаты труда компании закреплена в положении, коллективном или трудовом договоре; есть штатное расписание с перечнем должностей.
• Есть положение о защите ПДн и уведомление Роскомнадзора.
• Кадровое делопроизводство: ведётся табель учёта рабочего времени, приказы по личному составу и основной деятельности оформлены.
• Ведётся книга учёта движения трудовых книжек, сведения сданы в Социальный фонд.
• Оформлены документы по охране труда: инструктажи, журналы, СОУТ; в организации организован воинский учёт.
• Кадровые документы хранятся установленные сроки и готовы к проверке.

Готовые бланки трудового договора, приказа о приёме на работу заполняются прямо в браузере и печатаются в PDF. Остальные формы — в разделе шаблоны документов. Как составить отдельные кадровые документы, читайте в статьях про правила внутреннего трудового распорядка и график отпусков.

Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.