Электронная трудовая книжка - как получить сведения о трудовой деятельности
Где хранятся данные, чем электронный формат отличается от бумажного, как получить выписку на госуслугах и по форме СТД-Р, в какие сроки работодатель подаёт сведения и как исправить ошибку.
Коротко
- Электронная трудовая книжка — сведения о трудовой деятельности работника, которые работодатель передаёт в Социальный фонд.
- Отдельного файла у трудовой книжки нет: информация хранится на лицевом счёте человека в системе пенсионного учёта.
- Получить сведения можно на госуслугах, в кабинете фонда, в МФЦ или у работодателя по форме СТД-Р.
- Работнику, который впервые вышел на работу после января 2021 года, бумажную трудовую книжку не заводят.
- Работодатель подаёт сведения о приёме и увольнении на следующий рабочий день после приказа, о переводах — до 25-го числа.
- В электронной трудовой книжке фиксируют приём, перевод, квалификацию и увольнение; награждения не входят.
Электронная трудовая книжка заменила бумажную для большинства работников. Разберём, что такое этот документ, чем он отличается от бумажного, какая информация в нём есть и что обязан подавать работодатель.
Что такое электронная трудовая книжка
Юридически электронная трудовая книжка — не документ, а набор сведений о трудовой деятельности работника в системе Социального фонда России. Статья 66.1 Трудового кодекса называет их именно так.
- Хранение данных. На лицевом счёте в государственном ресурсе, вместе с информацией о пенсионном стаже.
- Кто вносит. Работодатель обязан вести учёт по каждому событию; сам работник изменить информацию не может.
- Что входит. Приём, переводы, профессия и квалификация, увольнение — их могут использовать службы занятости.
- Чего нет. Записей о награждениях и отпусках — их вели только в бумажной трудовой книжке.
- С какого года. Ведение началось в 2020 году; периоды, когда человек работал раньше, подтверждает бумажная трудовая книжка.
Состав записи определён законодательством: наименование работодателя, подразделение, должность или профессия, квалификация, трудовая функция, даты приёма и увольнения, реквизиты приказа и причины прекращения договора. Информация представляется по одной форме, поэтому у всех работодателей Российской Федерации записи одинаковы.
Если по-простому. Электронная трудовая книжка — не файл, который скачивают целиком. Это записи в базе фонда, из которых по запросу формируют цифровую выписку.
Чем отличается от бумажной
| Вопрос | Бумажная книжка | Электронный формат |
|---|---|---|
| Где хранится | У работодателя, на руки работнику выдают при увольнении | В системе фонда, доступна работнику всегда |
| Как получить | Забрать в отделе кадров | Выписка на госуслугах, в фонде или МФЦ |
| Данные до 2020 года | Есть все записи о местах работы | Только если работодатель перенёс отдельно |
| Риск потери | Можно потерять или испортить | Утрата исключена, носитель не нужен |
| Награждения | Вносятся в отдельный раздел книжки | Не предусмотрены |
Главное отличие: за бумажную трудовую книжку отвечает работодатель, а электронную информацию работник контролирует сам — проверить подачу можно в тот же день.
Как получить сведения о трудовой деятельности
Сведения из электронной трудовой книжки формируют за несколько минут. Способов четыре, все бесплатные.
- Портал госуслуг. Раздел «Работа и занятость»: файл с электронной подписью фонда приходит в кабинет.
- Кабинет Социального фонда. Тот же сервис, доступен после входа через подтверждённую учётную запись.
- МФЦ. Услуги оказывают очно: выписку выдают на бумаге, с печатью.
- У работодателя. По заявлению работника оформляют форму СТД-Р за период работы — за три рабочих дня.
Файл с портала подходит для банка, визы и нового работодателя: он подписан усиленной подписью и равен бумажной трудовой книжке.
Важно. Выписку попросить вправе, а требовать бумажную трудовую книжку у перешедшего на электронный формат — нет.
Обязанности работодателя
Работодатель подаёт информацию для электронной трудовой книжки в составе единой формы Социального фонда. Сроки зависят от события.
| Событие | Когда подать |
|---|---|
| Приём на работу | Не позднее дня, следующего за датой приказа |
| Увольнение | Тот же срок — следующий рабочий день |
| Перевод на другую постоянную работу | До 25-го числа следующего месяца |
| Заявление о выборе формы трудовой книжки | До 25-го числа следующего месяца |
| Присвоение квалификации | До 25-го числа следующего месяца |
- Информацию о трудовой деятельности подписывают усиленной квалифицированной подписью.
- Если в компании больше 10 работников, отчёт сдают электронно.
- За нарушение срока — штраф на должностное лицо по ст. 15.33.2 КоАП.
- При увольнении работодатель выдаёт форму СТД-Р в последний день — даже без заявления.
- При внесении изменений подают корректирующую форму: сроки для неё те же.
Как перейти на электронный формат
Тем, кто работал до января 2021 года, переход на электронную трудовую книжку остаётся добровольным.
- Подать письменное заявление о ведении сведений в электронном виде.
- Получить бумажную трудовую книжку с записью о заявлении.
- Хранить документ самому: он подтверждает стаж до 2020 года.
- Вернуться к бумажной форме нельзя — решение окончательное.
- Тот, кто заявление не подавал и работал дальше, имеет обе формы трудовой книжки сразу.
Кто устраивается впервые после 1 января 2021 года, выбора не имеет: бумажную трудовую книжку не заводят и записи в принесённую не делают.
Преимущества и слабые места формата
Переход на электронные трудовые книжки начали в 2020 году. Что вышло на практике.
- Доступ в любой момент. Сведения о трудовой деятельности отдают сервисы госуслуг и фонда.
- Нет риска утраты. Электронный документ не сгорит, а бумажную книжку можно испортить.
- Меньше бумаги у работодателя. Не нужно вести журнал движения книжек и покупать бланки.
- Удобно на удалёнке. Выписку отправляют из дома, без пересылки оригинала.
- Слабое место — данные до 2020 года. Их в системе нет, бумажную книжку нужно хранить.
- Зависимость от работодателя. В случае, если он не подаст информацию, записи в электронной трудовой книжке не появится.
Формат закреплён федеральным законом: отказаться от подачи информации работодатель не может. Ведение электронного учёта обязательно для всех.
Ошибки в сведениях
- Нет записи о работе. Обратиться к работодателю: он не подал одну из форм. Данные добавят корректировкой.
- Неверные даты или должность. Внести изменения обязан тот работодатель, который подал ошибочные данные.
- Компания ликвидирована. Человек идёт в фонд с трудовым договором, приказом и справкой из архива.
- Нет данных до 2020 года. Ранний стаж подтверждает бумажная трудовая книжка.
- Расхождение со стажем. Проверить, платил ли работодатель пенсионные взносы: стаж и взносы связаны.
Частые вопросы
Можно ли распечатать электронную трудовую книжку?
Распечатать можно выписку — файл с госуслуг или форму СТД-Р: она заменяет бумажную трудовую книжку.
Что делать со старой бумажной книжкой после перехода?
Хранить дома: бумажный документ подтверждает стаж за годы, когда человек работал до 2020-го.
Видит ли новый работодатель все прежние места работы?
Только если работник сам предоставит выписку: по чужому лицевому счёту информацию не запрашивают.
Нужно ли подавать заявление о выборе формы сейчас?
Если ведение бумажной трудовой книжки продолжается, право выбора сохраняется. Заявление о переходе можно подать в любой момент, обратный переход невозможен.
Кто отвечает, если работодатель не подал сведения?
Работодатель: за нарушение сроков штрафуют должностных лиц. Работнику следует направить заявление почтой, а при отказе обратиться в инспекцию труда.
Про саму трудовую книжку — в статье трудовая книжка, кадровые бумаги — в материале кадровые документы, а стаж по записям считает калькулятор стажа. Другие разборы — в разделе Персонал.
Источники
- ТК РФ, ст. 66.1 — сведения о трудовой деятельности.
- Закон № 439-ФЗ — внесение изменений в кодекс в части формирования сведений в электронном виде.
- Закон № 27-ФЗ — индивидуальный персонифицированный учёт.
- КоАП РФ, ст. 15.33.2 — ответственность за непредставление сведений.
Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.