Журнал инструктажа по охране труда - какие вести форма и срок хранения
Какие журналы регистрации инструктажей нужны компании, что в них записывать и кто заполняет, обязательно ли прошивать журнал, как исправлять ошибки, можно ли вести его электронно и сколько хранить записи.
Коротко
- Журнал учёта инструктажей по охране труда — документ, которым работодатель подтверждает, что каждый сотрудник прошёл инструктаж.
- Единой обязательной формы нет: обязательные сведения перечислены в порядке обучения по охране труда, а образцы журналов учёта даёт ГОСТ 12.0.004-2015.
- Порядок допускает один журнал регистрации или несколько; на практике журналы учёта вводного инструктажа и инструктажей на рабочем месте ведут раздельно.
- Обязательные сведения — дата, данные сотрудника, кто проводил, по каким инструкциям по охране труда и подписи обеих сторон.
- Форму и порядок регистрации, в том числе электронной, утверждает работодатель; микропредприятие вправе вести единый документ.
- Записи об инструктажах хранят 45 лет по перечню Росархива, они нужны при расследовании несчастных случаев.
Журнал инструктажа по охране труда — первое, что просит инспектор, и первое, где находят нарушения: пропущенные подписи, задним числом заполненные страницы, не названы инструкции.
Какие журналы учёта инструктажей по охране труда нужны
| Журнал | Что регистрируют | Кто ведёт |
|---|---|---|
| Журнал учёта вводного инструктажа | Инструктаж каждого принятого сотрудника до начала работы | Специалист по охране труда или назначенный работник |
| Журнал учёта инструктажа на рабочем месте | Первичный, повторный, внеплановый и целевой инструктажи | Руководитель подразделения |
| Журнал учёта присвоения группы I по электробезопасности | Ежегодный инструктаж неэлектротехнического персонала | Работник с группой не ниже III |
| Журнал учёта работ по нарядам-допускам | Наряды на работы, где нужны особые меры безопасности | Ответственный за учёт выдачи нарядов |
Если по-простому. Вводный инструктаж — один общий журнал на всю компанию. Инструктажи на рабочем месте — свой журнал в каждом подразделении, потому что проводит их непосредственный руководитель.
Что писать в журнале регистрации инструктажа
- Дата проведения. Реальная, а не «когда вспомнили»: расхождение с приказом о приёме сразу заметно.
- Фамилия, имя, отчество и дата рождения сотрудника, его профессия или должность, для вводного — подразделение.
- Вид инструктажа. Вводный, первичный, повторный, внеплановый или целевой.
- Причина. Для внепланового и целевого — что послужило основанием, например изменение правил или новое оборудование.
- Данные инструктирующего. Фамилия, инициалы и должность.
- Локальные акты. Наименование инструкций по охране труда, в объёме которых проведён инструктаж, — это требование порядка обучения.
- Подписи. Инструктируемого и инструктирующего, в электронной форме — соответствующие подписи в системе.
Для инструктажа на рабочем месте также ставят отметку о стажировке, если она предусмотрена для этой работы.
Как оформить журнал инструктажа по охране труда
- Форма. Работодатель утверждает её сам, взяв за основу образцы журналов учёта из ГОСТ 12.0.004-2015 и дополнив реквизитами из порядка обучения.
- Прошивка и нумерация. Требование не установлено законом, но традиционно журнал прошивают, нумеруют страницы и заверяют подписью и печатью — это защищает от вставки листов.
- Титульный лист. Название журнала регистрации, наименование организации, подразделение, дата начала и окончания ведения.
- Ответственный. Назначается приказом, он же отвечает за хранение журнала.
- Электронная форма. Допустима при наличии электронного документооборота, особого вида подписи порядок обучения не требует.
Важно. Регистрации «оптом» за квартал не допускаются: заполнять журнал заранее нельзя. При расследовании несчастного случая комиссия сверяет даты с табелем, приказами и графиком смен — несовпадения превращают формальное нарушение в доказательство вины работодателя.
Кто отвечает за ведение журнала учёта и контроль
- Ответственный за ведение назначается приказом в каждом подразделении и отвечает за правильность заполнения и наличие подписей.
- Контроль за ведением журналов учёта инструктажей по охране труда осуществляет специалист по охране труда: проверки проведения инструктажей идут по графику, в случае нарушений руководителю подразделения поручают их устранить.
- На производстве с работами повышенной опасности журнал учёта сверяют с нарядами-допусками и журналом выдачи нарядов, а на электроустановках — с журналом учёта присвоения группы по электробезопасности.
- Инструктируемого не допускают к работе, пока в журнале нет его подписи о проведении инструктажа и ознакомлении с правилами безопасности и инструкциями.
Типичные ошибки
| Ошибка | Чем плоха |
|---|---|
| Не указаны инструкции по охране труда | Нарушено требование порядка обучения: непонятно, в каком объёме проведён инструктаж |
| Нет подписи инструктируемого | Считается, что инструктаж не проводился |
| Инструктаж проводит руководитель без обучения по вопросам охраны труда | Записи недействительны: у инструктирующего нет полномочий |
| Пропущены повторные инструктажи | Нарушение правил периодичности: не реже раза в шесть месяцев, новичкам на работах повышенной опасности — раз в три месяца |
| Не указана причина внепланового инструктажа | Непонятно, что именно доводили до персонала |
Как исправлять ошибки в журнале регистрации
- Не замазывать и не вырывать листы. Ошибочную запись зачёркивают одной чертой, чтобы она оставалась читаемой.
- Рядом пишут «исправленному верить», верную запись, дату и подпись ответственного.
- Пропущенный инструктаж проводят фактически и регистрируют текущей датой — вписывать прошедшую нельзя.
- Испорченный журнал закрывают актом и заводят новый, старый хранят вместе с новым.
- Утрата журнала. Оформляют актом, восстанавливают сведения по кадровым документам и проводят инструктажи по охране труда заново.
Хранение журналов учёта
Журналы учёта инструктажей по охране труда хранятся 45 лет — так установлено статьёй 423 перечня, утверждённого приказом Росархива № 236.
- Действующий журнал хранится у ответственного сотрудника, доступ к нему открыт для проверки.
- Закрытые журналы также передают в архив организации с описью.
- В случае ликвидации компании документы с неистёкшим сроком хранения сдают в государственный или муниципальный архив.
Частые вопросы
Обязательно ли прошивать журнал инструктажей по охране труда?
Прямого требования в нормативных актах нет, но практика сложилась: журнал прошивают, нумеруют и заверяют. Это подтверждает, что листы не заменялись, и снимает вопросы при проверке.
Можно ли вести журнал в электронном виде?
Да. Форму и порядок регистрации утверждает работодатель локальным актом, микропредприятие может вести единый документ.
Нужен ли отдельный журнал для целевого инструктажа?
Обычно его регистрируют в журнале инструктажа на рабочем месте с указанием причины. При работах по наряду-допуску отметку делают в самом наряде — тогда дублировать запись не требуется.
Сколько хранить журналы учёта инструктажей?
45 лет: записи хранят по статье 423 перечня Росархива № 236. Они могут понадобиться при расследовании профессионального заболевания или спора о стаже во вредных условиях.
Какие бывают инструктажи — инструктаж по охране труда, порядок подготовки работников — обучение по охране труда, документы компании — охрана труда в организации.
Источники
- Постановление Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464 — порядок обучения и требования к регистрации инструктажей.
- ТК РФ, ст. 214 и 219 — обязанности работодателя по обучению и инструктажу.
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 — перечень типовых документов и сроки их хранения.
- КоАП РФ, ст. 5.27.1 — ответственность за допуск к работе без инструктажа.
Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.
