Приходный кассовый ордер — заполнить онлайн и скачать бланк ПКО
Так будет выглядеть документ
| Унифицированная форма № КО-1 Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 |
Код | ________ | ||||||
| Форма по ОКУД | 0310001 | организация | ||||||
| ________________ | по ОКПО | — | КВИТАНЦИЯ | |||||
| организация | к приходному кассовому ордеру № ________ | |||||||
| — | от ________ | |||||||
| структурное подразделение | Принято от ________ | |||||||
| ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР | Номер документа | Дата составления | ||||||
| ________ | ________ | Основание: ________ | ||||||
| Дебет | Кредит | Сумма, руб. коп. | Код целевого назначения | |||||
| код структурного подразделения | корреспондирующий счёт, субсчёт | код аналитического учёта | Сумма ________ руб. ____ коп. | |||||
| — | — | — | — | ________ | — | цифрами | ||
| ______________________________ | ||||||||
| Принято от | ________ | прописью | ||||||
| Основание: | ________ | В том числе ______________ | ||||||
| Сумма | — | ________ | ||||||
| прописью | М. П. (штампа) | |||||||
| В том числе | —________ | Главный бухгалтер ________ ________ | ||||||
| Приложение | — | подпись расшифровка подписи | ||||||
| Главный бухгалтер | ________ | Кассир ________ ________ | ||||||
| подпись | расшифровка подписи | подпись расшифровка подписи | ||||||
| Получил кассир | ________ | |||||||
| подпись | расшифровка подписи | |||||||
Нужен чистый бланк, чтобы заполнить от руки? Скачать пустой бланк DOCX
Как заполнить и на что обратить внимание
Коротко
- Сумма цифрами и прописью совпадает с пересчитанными наличными — исправлять ПКО нельзя, при ошибке его оформляют заново.
- Номер и дата: нумерация сквозная с начала года, дата — день поступления денег.
- «Принято от» и «Основание» заполнены: от кого деньги и за что, с номером договора или авансового отчёта.
- Подписи главного бухгалтера (если его нет — руководителя) и кассира стоят и на ордере, и на квитанции.
Приходный кассовый ордер (ПКО) оформляют, когда наличные поступают в кассу организации: сотрудник вернул остаток подотчётных денег, сдана выручка, покупатель оплатил по договору, деньги сняли с расчётного счёта. Форма КО-1 (код по ОКУД 0310001) утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88, и в отличие от большинства бланков первичных документов она обязательна: пункт 4.1 Указания Банка России № 3210-У прямо требует оформлять приход по ней. Ордер остаётся в кассе, а отрезная квитанция с подписями — у того, кто внёс деньги.
Когда оформляют приходный кассовый ордер
ПКО нужен на каждое поступление наличных в кассу организации. Типичные случаи и что писать в строке «Основание»:
| Операция и счёт кредита | Что писать в «Основании» |
|---|---|
| Сотрудник вернул остаток подотчётных денег — 71.01 | Возврат неиспользованного аванса по авансовому отчёту № … |
| Сдана выручка за день по онлайн-кассе — 90.01 или 62.01 | Выручка за … по отчёту о закрытии смены № … |
| Покупатель оплатил наличными по договору — 62.01 | Оплата по договору № … от … |
| Деньги сняли с расчётного счёта — 51 | Получено с расчётного счёта по чеку № … |
| Учредитель внёс вклад или дал заём — 75.01 или 66.03 | Взнос в уставный капитал или заём по договору № … |
Если выручку принимают через онлайн-кассу, ордер на каждую продажу не выписывают: один ПКО оформляют по итогам дня на всю наличную выручку — по фискальным документам, так требует Указание № 3210-У. Сумма ордера должна совпасть с наличными в отчёте о закрытии смены.
Предприниматель может не оформлять ПКО. Пункт 4.1 Указания № 3210-У освобождает от кассовых документов ИП, которые ведут учёт доходов и расходов по Налоговому кодексу: книгу учёта на упрощёнке или патенте. Организации, в том числе малые, оформляют ордер всегда. Правила кассы целиком — в статье о кассовой дисциплине.
Как заполнить приходный кассовый ордер онлайн
Конструктор выше повторяет форму КО-1 вместе с квитанцией. Введите ИНН организации — наименование подставится из ЕГРЮЛ. Затем номер и дату, корреспондирующий счёт, сумму, от кого и за что приняты деньги. Сумма прописью, рубли и копейки в квитанции и строка «В том числе» заполнятся сами: если указать ставку НДС, ордер покажет сумму налога, без ставки — «без налога (НДС)».
Коды структурного подразделения, аналитического учёта и целевого назначения необязательны: их ставят, если так заведено в учёте, пустые печатаются прочерком. Готовый ордер скачивается в Word на одном листе: распечатайте, подпишите и отрежьте квитанцию по пунктиру.
Кто подписывает ПКО
Ордер оформляет и подписывает главный бухгалтер или бухгалтер, а если их нет — руководитель (пункты 4.2 и 4.3 Указания № 3210-У). Кассир проверяет подпись, пересчитывает деньги, сверяет сумму с ордером, подписывает его и выдаёт квитанцию тому, кто внёс деньги. Если кассира в штате нет, кассовые операции ведёт сам руководитель.
Место «М. П. (штампа)» в форме осталось, но печать ставят, только если она у организации есть: с 2015 года общества не обязаны её иметь. Ордер можно оформить и в электронном виде — тогда его подписывают электронными подписями.
Пример заполнения
Менеджер ООО «Вектор» Смирнова О. В. получила под отчёт 5 000 рублей на канцтовары, потратила 3 645 и 1 355 вернула в кассу.
| Строка ордера | Что написано |
|---|---|
| Номер и дата | № 48 от 14.10.2026 |
| Дебет / Кредит | 50.01 / 71.01 |
| Сумма | 1 355,00 |
| Принято от | Смирновой Ольги Викторовны |
| Основание | Возврат неиспользованного аванса по авансовому отчёту № 12 от 14.10.2026 |
| Сумма прописью | Одна тысяча триста пятьдесят пять рублей 00 копеек |
| В том числе | без налога (НДС) |
| Приложение | Авансовый отчёт № 12 |
Возврат подотчётных денег — не продажа, поэтому НДС в ордере не выделяют. Ставку указывают, когда приходуют выручку или оплату покупателя с НДС.
Ответственность за неоприходование
Если наличные приняли без ордера и не записали в кассовую книгу, это неоприходование. По части 1 статьи 15.1 КоАП РФ организацию штрафуют на 40–50 тысяч рублей, должностное лицо — на 4–5 тысяч. Расчёты наличными между организациями ограничены 100 тысячами рублей по одному договору — подробнее в материале о лимите расчётов наличными.
Частые вопросы
Нужно ли ИП оформлять приходный кассовый ордер?
Нет, если предприниматель ведёт книгу учёта доходов и расходов по Налоговому кодексу: пункт 4.1 Указания № 3210-У освобождает его от кассовых документов. По желанию ПКО можно оформлять — запрета нет.
Можно ли исправить ошибку в ПКО?
Нет. Пункт 4.7 Указания № 3210-У запрещает исправления в кассовых документах. Испорченный ордер не используют и оформляют новый.
Что делать с квитанцией к ПКО?
Отрезать по линии и отдать тому, кто внёс деньги, — это подтверждение, что касса их приняла. Ордер остаётся в организации.
Сколько хранить приходные кассовые ордера?
Не меньше пяти лет после года, в котором ордер оформлен, — как любые первичные документы по статье 29 закона № 402-ФЗ.
Нужен ли ПКО, если есть онлайн-касса?
Да, но не на каждую продажу: один ордер в конце дня на всю наличную выручку по отчёту о закрытии смены. Кассовый чек покупателю выдают отдельно, ордер его не заменяет — подробнее в материале нужна ли онлайн-касса.
Чем ПКО отличается от товарного чека?
Ордер — внутренний кассовый документ организации, им приходуют деньги. Товарный чек выдают покупателю как расшифровку покупки.
Чем ПКО отличается от РКО?
Приходный ордер оформляют, когда деньги поступают в кассу, и отдают внёсшему квитанцию. Расходный кассовый ордер — когда деньги выдают: квитанции у него нет, получатель расписывается в самом ордере.
Что проверить перед тем, как принять деньги
- Сумма цифрами и прописью совпадает с пересчитанными наличными — исправлять ПКО нельзя, при ошибке его оформляют заново.
- Номер и дата: нумерация сквозная с начала года, дата — день поступления денег.
- «Принято от» и «Основание» заполнены: от кого деньги и за что, с номером договора или авансового отчёта.
- Подписи главного бухгалтера (если его нет — руководителя) и кассира стоят и на ордере, и на квитанции.
- Квитанция отрезана и отдана тому, кто внёс деньги, а ордер записан в кассовую книгу в тот же день.
Шаблон носит справочный характер: это болванка, которую нужно настроить под конкретную сделку. Перед подписанием проверьте условия под свою ситуацию, а в спорных случаях покажите документ юристу.