Расходный кассовый ордер — заполнить онлайн и скачать бланк РКО
Так будет выглядеть документ
| Унифицированная форма № КО-2 Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 |
Код | |||||
| Форма по ОКУД | 0310002 | |||||
| ________________ | по ОКПО | — | ||||
| организация | ||||||
| — | ||||||
| структурное подразделение | ||||||
| Номер документа | Дата составления | |||||
| РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР | ________ | ________ | ||||
| Дебет | Кредит | Сумма, руб. коп. | Код целевого назначения | |||
| код структурного подразделения | корреспондирующий счёт, субсчёт | код аналитического учёта | ||||
| — | — | — | — | ________ | — | |
| Выдать | ________ | |||||
| фамилия, имя, отчество | ||||||
| Основание: | ________ | |||||
| Сумма | ______________________________ | |||||
| прописью | ||||||
| Приложение | — | |||||
| Руководитель организации | ________ | ________ | ||||
| должность | подпись | расшифровка подписи | ||||
| Главный бухгалтер | ________ | |||||
| подпись | расшифровка подписи | |||||
| Получил | — | |||||
| сумма прописью | ||||||
| «____» ______________ 20___ г. | Подпись | |||||
| По | ________ | |||||
| наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя | ||||||
| Выдал кассир | ________ | |||||
| подпись | расшифровка подписи | |||||
Нужен чистый бланк, чтобы заполнить от руки? Скачать пустой бланк DOCX
Как заполнить и на что обратить внимание
Коротко
- Сумма цифрами и прописью совпадает — исправлять РКО нельзя, при ошибке его оформляют заново.
- Номер и дата: нумерация сквозная с начала года, отдельная от приходных ордеров, дата — день выдачи.
- «Выдать» и «Основание» заполнены: кому деньги и на что, с номером приказа, заявления или договора.
- Подписи руководителя и главного бухгалтера (или бухгалтера) стоят до выдачи, кассир сверил паспорт получателя.
Расходный кассовый ордер (РКО) оформляют, когда наличные выдают из кассы организации: сотруднику под отчёт, зарплату по ведомости, поставщику, на сдачу в банк. Форма КО-2 (код по ОКУД 0310002) утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 и, как и приходный ордер, обязательна: пункт 4.1 Указания Банка России № 3210-У требует оформлять выдачу по ней. Ордер подписывают бухгалтер, руководитель, кассир и сам получатель — после этого деньги считаются выданными.
Когда оформляют расходный кассовый ордер
РКО нужен на каждую выдачу наличных из кассы организации. Типичные случаи и что писать в строке «Основание»:
| Операция и счёт дебета | Что писать в «Основании» |
|---|---|
| Выдача под отчёт сотруднику — 71.01 | Выдано под отчёт на хозяйственные расходы по приказу № … от … |
| Зарплата по ведомости — 70 | Выплата заработной платы за … по платёжной ведомости № … |
| Сдача наличных в банк — 57.01 или 51 | Сдача наличной выручки на расчётный счёт |
| Оплата поставщику наличными — 60.01 | Оплата по договору № … от … (счёт № …) |
| Возврат денег покупателю — 62.01 | Возврат за товар по заявлению от … |
Зарплату нескольким сотрудникам выдают по платёжной ведомости Т-53, а РКО оформляют один — на всю выданную по ней сумму. Срок выдачи по ведомости — не больше пяти рабочих дней, включая день, когда деньги сняли со счёта (пункт 6.5 Указания № 3210-У).
Предприниматель может не оформлять РКО. Пункт 4.1 Указания № 3210-У освобождает от кассовых документов ИП, которые ведут учёт доходов или расходов по Налоговому кодексу. Организации, в том числе малые, оформляют ордер всегда. Правила кассы целиком — в статье о кассовой дисциплине.
Как заполнить расходный кассовый ордер онлайн
Конструктор выше повторяет форму КО-2. Введите ИНН организации — наименование подставится из ЕГРЮЛ. Затем номер и дату, корреспондирующий счёт в дебете, сумму, кому и на что выдаются деньги. Сумма прописью заполнится сама — и в строке «Сумма», и в строке «Получил». НДС в расходном ордере не выделяют: в форме для него строки нет.
Коды структурного подразделения, аналитического учёта и целевого назначения необязательны: их ставят, если так заведено в учёте, пустые печатаются прочерком. Паспортные данные получателя можно ввести на странице или вписать от руки при выдаче. Готовый ордер скачивается в Word на одном листе.
Кто подписывает РКО и как выдают деньги
Ордер оформляет главный бухгалтер или бухгалтер, а если их нет — руководитель (пункт 4.2 Указания № 3210-У). Кассир, получив ордер, проверяет подписи, совпадение сумм цифрами и прописью и приложенные документы, а также убеждается, что деньги получает именно тот, кто указан в ордере, — по паспорту или другому документу, удостоверяющему личность.
Дальше кассир готовит сумму, получатель расписывается в ордере и пересчитывает деньги на глазах у кассира. Претензии по сумме после того, как получатель отошёл от кассы, не принимают. Последним ордер подписывает кассир (пункты 6.1 и 6.2). Если кассира в штате нет, выдачу ведёт сам руководитель.
Выдача под отчёт
Деньги под отчёт выдают по распорядительному документу организации (приказу) или письменному заявлению сотрудника. Один приказ может охватывать несколько выдач — с фамилиями, суммами и сроками. Сотрудник отчитывается авансовым отчётом в срок, который установил руководитель, а неизрасходованный остаток возвращает в кассу по приходному кассовому ордеру (пункт 6.3).
Пример заполнения
ООО «Вектор» выдаёт менеджеру Смирновой О. В. 5 000 рублей под отчёт на покупку канцтоваров по приказу директора.
| Строка ордера | Что написано |
|---|---|
| Номер и дата | № 31 от 08.10.2026 |
| Дебет / Кредит | 71.01 / 50.01 |
| Сумма | 5 000,00 |
| Выдать | Смирновой Ольге Викторовне |
| Основание | Выдано под отчёт на приобретение канцелярских товаров |
| Сумма прописью | Пять тысяч рублей 00 копеек |
| Приложение | Приказ № 14 от 08.10.2026 |
| По | Паспорт гражданина РФ, серия, номер, кем и когда выдан |
Ответственность за нарушения
Выдача наличных без ордера, расходы сверх лимита или накопление наличных сверх лимита остатка — нарушение порядка ведения кассовых операций. По части 1 статьи 15.1 КоАП РФ организацию штрафуют на 40–50 тысяч рублей, должностное лицо — на 4–5 тысяч. Платить наличными другой организации или ИП можно не больше 100 тысяч рублей по одному договору — подробнее в материале о лимите расчётов наличными.
Частые вопросы
Нужно ли ИП оформлять расходный кассовый ордер?
Нет, если предприниматель ведёт налоговый учёт доходов или расходов: пункт 4.1 Указания № 3210-У освобождает его от кассовых документов. По желанию РКО можно оформлять — запрета нет.
Можно ли исправить ошибку в РКО?
Нет. Пункт 4.7 Указания № 3210-У запрещает исправления в кассовых документах. Испорченный ордер не используют и оформляют новый.
Можно ли выдать деньги по доверенности?
Да. В строке «По» указывают документ, удостоверяющий личность того, кто фактически получает деньги, а доверенность прикладывают к ордеру.
Нумерация РКО общая с ПКО?
Нет, у приходных и расходных ордеров своя сквозная нумерация, обычно с начала календарного года.
Сколько хранить расходные кассовые ордера?
Не меньше пяти лет после года, в котором ордер оформлен, — как любые первичные документы по статье 29 закона № 402-ФЗ.
Чем РКО отличается от ПКО?
Приходный ордер оформляют, когда деньги поступают в кассу, и у него есть отрезная квитанция. Расходный — когда деньги выдают, квитанции нет: подтверждение — подпись получателя в самом ордере.
Что проверить перед тем, как выдать деньги
- Сумма цифрами и прописью совпадает — исправлять РКО нельзя, при ошибке его оформляют заново.
- Номер и дата: нумерация сквозная с начала года, отдельная от приходных ордеров, дата — день выдачи.
- «Выдать» и «Основание» заполнены: кому деньги и на что, с номером приказа, заявления или договора.
- Подписи руководителя и главного бухгалтера (или бухгалтера) стоят до выдачи, кассир сверил паспорт получателя.
- Получатель расписался в ордере после того, как пересчитал деньги, а ордер записан в кассовую книгу в тот же день.
Шаблон носит справочный характер: это болванка, которую нужно настроить под конкретную сделку. Перед подписанием проверьте условия под свою ситуацию, а в спорных случаях покажите документ юристу.