Как самозанятому выставить счёт и сформировать чек
Счёт в свободной форме и обязательный чек из «Мой налог»: как сделать, в какие сроки выдавать и что грозит за невыдачу. С учётом безнала от юрлиц.
Коротко
- Обязательный документ у самозанятого один — чек из приложения «Мой налог». Его выдают на каждую оплату.
- Счёт на оплату — необязательный документ, но заказчики-компании часто его просят. Его можно составить в свободной форме.
- Срок зависит от способа оплаты: при расчёте наличными или электронными средствами платежа (карта, перевод по номеру телефона) чек выдают сразу, при переводе по банковским реквизитам — не позднее 9-го числа следующего месяца.
- За невыдачу чека — штраф по ст. 129.13 НК РФ: 20% от суммы расчёта, при повторе в течение шести месяцев — 100%.
У самозанятого нет ни кассы, ни бухгалтерии, ни бланков строгой отчётности. Весь документооборот сводится к двум бумагам: счёту, который просят клиенты, и чеку, который требует закон. Разбираем, как выставить одно и сформировать другое, чтобы не получить штраф и не подвести заказчика.
Нужен ли самозанятому счёт на оплату
Счёт — это не обязательный, а удобный документ: он говорит заказчику, сколько и за что заплатить. Закон не обязывает самозанятого выставлять счёт, но компании обычно просят его для своей бухгалтерии: по счёту бухгалтер проводит платёж и сверяет назначение платежа.
Способов выставления счёта у самозанятого три: в приложении «Мой налог», в приложении банка, который работает с плательщиками НПД, или вручную по шаблону в свободной форме.
Как выставить счёт в приложении «Мой налог»
В приложении «Мой налог» и в веб-версии личного кабинета есть функция выставления счетов. Пошаговая инструкция в общем виде:
- Откройте раздел со счетами и нажмите кнопку создания нового счёта.
- Выберите, кому выставляете счёт: физлицу или юрлицу / ИП. Для компании укажите ИНН покупателя.
- Укажите наименование товара, услуги или работы и стоимость. Другие услуги добавьте отдельными строками.
- Добавьте реквизиты для оплаты — расчётный счёт и данные банка.
- Сохраните счёт и отправьте его заказчику в электронной форме: файлом, по почте или в мессенджере.
- Когда деньги поступят, отметьте счёт оплаченным и сформируйте по нему чек.
Названия пунктов меню в «Мой налог» могут меняться. Некоторые банки также позволяют самозанятому создать счёт или ссылку на оплату через СБП.
Счёт в свободной форме: что указать
Обязательных реквизитов счёта для самозанятого закон не устанавливает. На практике указывают:
- дату и номер счёта;
- ФИО исполнителя, ИНН и пометку «плательщик налога на профессиональный доход»;
- данные заказчика: наименование компании или ФИО, ИНН;
- реквизиты для оплаты — расчётный счёт и банк или номер карты;
- наименование услуги или работы, количество, цену и итог к оплате;
- основание — номер и дату договора, если он заключён;
- срок оплаты, если он важен.
НДС в счёте самозанятый не выделяет — он этот налог не платит, поэтому пишут «Без НДС». Подпись и печать не обязательны.
Чем счёт отличается от чека
| Счёт на оплату | Чек из «Мой налог» | |
|---|---|---|
| Обязателен ли | Нет, выставляют по просьбе клиента | Да, на каждую оплату — статья 14 422-ФЗ |
| Когда оформляют | До оплаты | После получения денег |
| Форма | Свободная | Только в «Мой налог» или у банка-партнёра ФНС |
| Что подтверждает | Просьбу оплатить | Доход исполнителя и расход заказчика |
Счёт — не подтверждение дохода. Ни счёт, ни договор, ни акт не заменяют чек. Для налоговой и для расходов заказчика имеет значение только чек из «Мой налог». Счёт — документ, который лишь помогает клиенту оплатить.
Как оформить чек после оплаты счёта
Чек — обязательный документ, который самозанятый оформляет в приложении «Мой налог» или в приложении банка-партнёра. Если чек не создан по счёту, порядок такой:
- После получения оплаты нажмите «Новая продажа».
- Укажите наименование товара, работы или услуги и стоимость.
- Выберите, от кого деньги: от физлица или от юрлица / ИП. От этого зависит ставка — 4% или 6%. Для юрлица и ИП внесите ИНН покупателя.
- Отправьте чек заказчику ссылкой, файлом или покажите QR-код.
Подробно о реквизитах, передаче и проверке этого документа — в статье чек самозанятого. Налог приложение посчитает автоматически: до 12-го числа следующего месяца ФНС пришлёт итоговую сумму, заплатить её нужно до 28-го — как это сделать, разобрано в статье как оплатить налог самозанятому.
В какие сроки выдавать чек
| Как получена оплата | Когда сформировать чек |
|---|---|
| Наличными или электронными средствами платежа: карта, перевод по номеру телефона | В момент расчёта, сразу |
| Иной безналичный способ, например платёжное поручение по банковским реквизитам | Не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем оплаты |
Что делать при ошибке или возврате
Если самозанятый ошибся в сумме или клиент вернул деньги, чек можно аннулировать прямо в приложении, указав причину — «чек сформирован ошибочно» или «возврат средств». Налог за этот чек пересчитается автоматически. Само аннулирование не штрафуется, но важно сделать это сразу, как ошибка найдена.
Не забывайте про чек по безналу. Самая частая ошибка самозанятого — получить перевод от компании по счёту и не сформировать чек. Без чека заказчик не учтёт расход, а исполнителю грозит штраф.
Нужен ли акт выполненных работ
Закон о НПД акт не требует: доход подтверждает чек. Но компания-заказчик имеет право попросить акт, если это предусмотрено договором, — по нему бухгалтерия фиксирует, что работы приняты. Обычно пакет такой: договор, счёт, акт и чек. Как составить акт, описано в статье акт выполненных работ, а какие условия прописать заранее — в материале договор с самозанятым.
Типичные ошибки
- Указать не того покупателя: чек физлицу вместо юрлица занижает ставку, и налоговая доначислит налог.
- Оформить чек на дату акта, а не на дату получения денег, в том числе аванса.
- Забыть аннулировать чек, когда такое требуется при возврате.
Чек-лист по документам
- По запросу клиента выставляете счёт в свободной форме, без НДС.
- После любой оплаты формируете чек в «Мой налог».
- Правильно указываете тип покупателя — от него зависит ставка 4% или 6%.
- При оплате наличными или картой чек выдаёте сразу, при переводе по реквизитам — до 9-го числа следующего месяца.
- При ошибке или возврате аннулируете чек с указанием причины.
Обязан ли самозанятый выставлять счёт?
Нет. Счёт на оплату — необязательный документ, его составляют по просьбе заказчика для удобства расчётов. Обязателен только чек из приложения «Мой налог».
Нужна ли самозанятому онлайн-касса?
Нет. Чек формируется в приложении «Мой налог» и полностью заменяет кассовый.
Указывать ли НДС в счёте и чеке?
Нет. Самозанятый не является плательщиком НДС, поэтому налог в документах не выделяется. В чеке указываются услуги, сумма и отметка о применении НПД.
Что грозит, если не сформировать чек?
Штраф — 20% от суммы расчёта, а при повторном нарушении в течение шести месяцев — 100% суммы. Кроме того, без чека заказчик-компания не сможет учесть выплату в расходах.
Готовый бланк счёта на оплату можно заполнить прямо в браузере и распечатать — данные никуда не отправляются. Все формы собраны в разделе шаблоны документов. Заказчикам пригодится разбор работа с самозанятыми, исполнителю — статья про лимит дохода самозанятого.
Источники
- Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ, статья 14 — порядок и сроки формирования чека.
- Налоговый кодекс РФ, статья 129.13 — ответственность за нарушение порядка и сроков передачи чека.
- Официальный сервис ФНС России «Мой налог» — формирование и аннулирование чеков.
- Разъяснения ФНС России о документообороте самозанятых с юридическими лицами.
Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.
