Документы при поставке товара - УПД вместо ТОРГ-12 с 2026 года
С 2026 года электронные форматы ТОРГ-12 и акта отменены: в ЭДО отгрузку оформляют УПД. Разбираем комплект документов по одной поставке, новую форму счёта-фактуры с апреля и требования по маркированным товарам.
Коротко
- Минимальный комплект по поставке: договор со спецификацией, счёт на оплату, документ на отгрузку (УПД или накладная), транспортные документы и доверенность получателя.
- С 1 января 2026 года электронные форматы ТОРГ-12 и акта выполненных работ отменены: в ЭДО отгрузку оформляют универсальным передаточным документом формата 5.03 (приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@).
- На бумаге ТОРГ-12 и акт по-прежнему допустимы — отменены именно формализованные электронные форматы, а не сами документы.
- С 1 апреля 2026 года применяется обновлённая форма счёта-фактуры и УПД: добавлена строка 5б для реквизитов авансового счёта-фактуры, ИП указывают ОГРНИП вместо свидетельства о регистрации.
- С 1 декабря 2026 года ЭДО становится обязательным для всех участников оборота маркированных товаров, а коды маркировки передаются в электронных документах.
Документы по поставке решают три задачи сразу: подтверждают переход товара, дают основание для вычета НДС и для признания расходов, а в спорах служат доказательствами. В 2026 году правила заметно поменялись — прежде всего в электронном документообороте. Разбираем комплект по шагам.
Комплект документов по одной поставке
| Документ | Кто оформляет | Зачем нужен |
|---|---|---|
| Договор и спецификация | Обе стороны | Условия сделки; без предмета договор незаключён |
| Счёт на оплату | Поставщик | Основание для платежа; при разовой сделке — оферта |
| УПД (или накладная и счёт-фактура) | Поставщик | Факт передачи товара, основание для учёта и вычета НДС |
| Транспортная накладная | Отправитель и перевозчик | Подтверждает перевозку и расходы на доставку |
| Доверенность на получение | Покупатель | Подтверждает полномочия того, кто расписался за товар |
| Акт о расхождении | Покупатель | Фиксирует недостачу или брак при приёмке |
| Сертификаты и декларации | Поставщик | Подтверждают соответствие товара обязательным требованиям |
Обязательные реквизиты любого первичного документа перечислены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ: наименование и дата документа, название организации, содержание факта хозяйственной жизни, величина измерения, должности и подписи ответственных лиц. Унифицированные формы обязательными не являются с 2013 года — компания вправе применять свои, если реквизиты на месте.
Что изменилось в электронных документах с 2026 года
Ключевое изменение: с 1 января 2026 года перестали действовать электронные форматы товарной накладной ТОРГ-12 и акта о выполнении работ (оказании услуг). Единственный формализованный электронный документ, которым оформляют отгрузку товара, выполнение работ и оказание услуг, — универсальный передаточный документ. Действующий формат УПД — версия 5.03, утверждённая приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.
Это не запрет ТОРГ-12 и актов как таковых. На бумаге их оформлять по-прежнему можно, как и в неформализованном электронном виде. Отменены именно утверждённые ФНС электронные форматы — то есть структурированные файлы, которые операторы ЭДО передавали и которые налоговая принимала машинной обработкой. Практический вывод: если вы работаете через ЭДО, переходите на УПД, иначе документы будут ходить в виде обычных сканов без юридической автоматизации.
УПД удобен тем, что заменяет сразу два документа: он выставляется со статусом 1 — как счёт-фактура и передаточный документ одновременно, или со статусом 2 — только как первичный документ, если продавец не платит НДС. Форма и рекомендации по применению даны письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.
Новая форма счёта-фактуры и УПД с 1 апреля 2026 года
- Строка 5б. В ней указывают дату и номер авансового счёта-фактуры, если отгрузка идёт в счёт ранее полученной предоплаты.
- Реквизиты ИП. Вместо реквизитов свидетельства о государственной регистрации предприниматель указывает ОГРНИП и дату его присвоения.
- Основание. Форма применяется в редакции постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 с изменениями, внесёнными в январе 2026 года.
Для покупателя это не формальность: ошибки в счёте-фактуре, мешающие идентифицировать продавца, покупателя, товар, стоимость, ставку и сумму налога, дают инспекции основание отказать в вычете — см. вычет по НДС. Компании и ИП на упрощёнке, которые с 2025 года стали плательщиками НДС, тоже выставляют счета-фактуры: подробности — в материале НДС на УСН.
Маркированные товары: отдельные требования
Если товар подлежит обязательной маркировке, к обычному комплекту добавляются коды маркировки в электронных документах. С 1 декабря 2026 года ЭДО обязателен для всех участников оборота маркированной продукции — производителей, оптовиков, розницы, общепита; с этой же даты вводится объёмно-сортовой учёт по всем маркируемым товарным группам, а в поэкземплярном учёте УПД наполняется всеми отгружаемыми кодами.
Практически это значит, что бумажная накладная перестаёт быть рабочим вариантом: без передачи кодов через ЭДО товар не будет считаться легально переданным в системе прослеживаемости. Подробнее — маркировка «Честный знак».
Кто и чем подписывает
- Руководитель организации — квалифицированной электронной подписью, полученной в удостоверяющем центре ФНС: как получить ЭП в ФНС.
- Сотрудник компании — своей личной квалифицированной подписью физлица плюс машиночитаемая доверенность.
- Индивидуальный предприниматель — подписью ИП, полученной в УЦ ФНС.
- Получатель товара на складе — на бумаге по доверенности; её реквизиты вносят в накладную.
Общий разбор видов подписей — в материале виды электронной подписи, о самой системе обмена — электронный документооборот.
Хранение и типичные ошибки
- Первичные документы и регистры хранят не менее пяти лет после года, в котором они использовались в последний раз; счета-фактуры и книги покупок и продаж — по правилам НК РФ.
- Электронные документы хранятся в том же формате, в котором были подписаны, вместе с информацией о подписи. Скан подписанного файла хранением не считается.
- Частая ошибка — расхождение номенклатуры в счёте, спецификации и УПД: при проверке это повод усомниться в реальности сделки.
- Вторая частая ошибка — отсутствие доверенности у принимающего сотрудника: поставщик потом не может доказать, что товар передан уполномоченному лицу.
- Третья — оплата наличными сверх лимита: между юрлицами и ИП по одному договору допустимо не более 100 000 рублей, см. лимит расчётов наличными.
Больше материалов о деньгах и учёте — в разделе Финансы, о договорной работе — в разделе Право.
Можно ли в 2026 году оформлять отгрузку накладной ТОРГ-12?
На бумаге — да, форма не запрещена. В электронном документообороте — нет: с 1 января 2026 года формализованный электронный формат ТОРГ-12 отменён, и структурированный документ такого вида налоговая машинно не обрабатывает. Для ЭДО применяется УПД формата 5.03.
Обязателен ли УПД или можно выставлять накладную и счёт-фактуру отдельно?
Применение УПД — право, а не обязанность: на бумаге допустимо оформлять накладную и счёт-фактуру по отдельности. Но в электронном виде с 2026 года удобнее и практичнее УПД, поскольку именно для него действует утверждённый формат.
Нужен ли счёт-фактура, если поставщик на УСН?
Зависит от того, платит ли он НДС. Упрощенцы с доходом ниже порога освобождения счета-фактуры не выставляют и оформляют УПД со статусом 2 — только как первичный документ. Если упрощенец является плательщиком НДС, он выставляет счёт-фактуру или УПД со статусом 1 в общем порядке.
Что делать, если в УПД нашли ошибку?
Если ошибка не мешает идентифицировать продавца, покупателя, товар, стоимость и сумму налога, исправлять её необязательно. В остальных случаях составляют исправленный документ с указанием номера и даты исправления. Корректировочный документ применяется в другой ситуации — когда меняется количество или цена товара по соглашению сторон.
Сколько хранить документы по поставке?
Не менее пяти лет — таково требование законодательства о бухгалтерском учёте для первичных документов и регистров. По документам, подтверждающим расходы и вычеты, ориентируйтесь на срок, в течение которого возможна налоговая проверка, а по договорам — на срок исковой давности плюс запас: судебный спор может начаться и через три года после последней отгрузки.
Готовые бланки договора поставки, акта выполненных работ заполняются прямо в браузере и печатаются в PDF — данные никуда не отправляются. Остальные формы — в разделе шаблоны документов.
Источники
- Приказ ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ (формат УПД, версия 5.03).
- Письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ о применении универсального передаточного документа.
- Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (формы счёта-фактуры и книг покупок и продаж) в редакции 2026 года.
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», ст. 9, 29.
- Постановление Правительства РФ от 31.05.2025 № 818 и материалы системы «Честный знак» о сроках перехода на ЭДО.
Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.