КУДиР: как вести книгу учёта доходов и расходов на УСН
Обязательный регистр, который не сдают, но предъявляют по требованию. Что заносить на 6% и 15%, кассовый метод и частые ошибки.
Коротко
- КУДиР — книга учёта доходов и расходов, обязательная для всех на УСН.
- Её не сдают в налоговую, но обязаны предъявить по требованию при проверке.
- На объекте «Доходы» заполняют только доходы, на «Доходах минус расходах» — и доходы, и расходы.
- Вести можно на бумаге или электронно; из КУДиР берутся цифры доходов и расходов для декларации.
КУДиР — единственный обязательный регистр учёта на упрощёнке. Она заменяет полноценную бухгалтерию: в книгу заносят операции, а из неё заполняют декларацию. Разбираем, кто ведёт КУДиР, что в неё записывать и что будет, если книги нет.
Что такое КУДиР и зачем она
Книга учёта доходов и расходов — налоговый регистр, в который в хронологическом порядке заносят все хозяйственные операции. По ней определяют налоговую базу, из неё переносят итоги в декларацию. Бланк утверждён ФНС, вести КУДиР в произвольном виде нельзя.
КУДиР ведут и организации, и ИП на обоих объектах налогообложения. Это не бухгалтерский, а именно налоговый учёт, поэтому даже ИП, освобождённые от бухучёта, книгу вести обязаны.
Кто обязан вести книгу учёта
Книгу учёта доходов и расходов ведут все, кто применяет упрощённую систему налогообложения: организации и индивидуальные предприниматели, на любом объекте налогообложения. Освобождения нет: даже если за год не получено ни рубля доходов, книга остаётся пустой, но заведена быть должна.
Свои книги учёта есть и на других режимах. Предприниматели на патенте ведут книгу учёта доходов, где отражают только поступления по патенту, — расходы туда не вносят. Свои бланки действуют на ЕСХН и на общей системе. Если совмещать упрощёнку и патент, книг будет две.
Что заносить в книгу
| Объект | Что фиксируется |
|---|---|
| Доходы (6%) | Только доходы: поступления от клиентов. Расходы не заполняются, но взносы, уменьшающие налог, отражают в отдельном разделе. |
| Доходы минус расходы (15%) | И доходы, и расходы из закрытого перечня — с датами оплаты и реквизитами документов. |
Учёт ведётся кассовым методом: доход отражается в день поступления средств, расход — в день оплаты, товары для перепродажи — по мере реализации. Какие затраты попадают в расходы, определяет закрытый перечень: о нём статья про расходы при УСН.
Из каких разделов состоит книга
Форма утверждена приказом ФНС и состоит из титульного листа и пяти разделов. Какие из них заполнить, зависит от объекта налогообложения.
| Раздел книги | Что в нём отражают |
|---|---|
| I. Доходы и расходы | Основные записи по кварталам: дата и номер первичного документа, содержание операции, суммы доходов и расходов. |
| II. Расходы на основные средства | Расчёт стоимости основных средств и НМА, которые списывают в расходы. Только для объекта «Доходы минус расходы». |
| III. Убытки прошлых лет | Расчёт суммы убытка, на которую уменьшают налоговую базу. Тоже для объекта «Доходы минус расходы». |
| IV. Страховые взносы | Суммы взносов и пособий, которые уменьшают налог. Заполняют на объекте «Доходы». |
| V. Торговый сбор | Суммы уплаченного торгового сбора, если он введён в регионе. |
Разделы, которые к вам не относятся, оставляют пустыми, но из книги не выбрасывают: распечатывают форму целиком. Стоимость основных средств переносят в расходы не сразу, а частями по кварталам — этот расчёт и делают во втором разделе.
КУДиР не сдают вместе с декларацией. Распространённое заблуждение — что книгу учёта нужно ежегодно относить в налоговую. Нет: КУДиР не сдают и не заверяют. Но при проверке инспектор вправе запросить книгу, и предъявить её придётся в срок. Отсутствие книги — нарушение.
Общие правила заполнения
Общие правила ведения книги одинаковы для бумажного и электронного вида, и для организации, и для предпринимателя:
- доходы и расходы вносят в хронологическом порядке, по одной операции в строке и в полных рублях;
- каждая запись опирается на первичный документ: платёжку, банковскую выписку, чек, акт;
- ошибку в любой строке исправляют так: неверные данные зачёркивают, рядом пишут правильную сумму, заверяют подписью и датой;
- новую книгу учёта доходов и расходов заводят с начала года, а также отдельную КУДиР по каждому налоговому режиму;
- стоимость покупки в валюте пересчитывают в рубли по курсу на дату операции.
Суммы за квартал, полугодие, девять месяцев и год выводят в конце раздела I. Эти данные переносят в декларацию, чтобы правильно посчитать налог к уплате: заполнить отчётность без КУДиР не получится. В случае убытка за год книгу ведут так же, а убыток переносят на будущие годы.
На бумаге или электронно
Вести КУДиР можно двумя способами:
- Электронно — в бухгалтерской программе или сервисе банка. По итогам года книгу распечатывают, прошивают и подписывают.
- На бумаге — заранее прошитая и пронумерованная книга, куда операции вносятся вручную.
Заверять книгу в налоговой не нужно ни в одном случае. Хранить КУДиР и первичные документы нужно не менее четырёх лет: их запросят при проверке за прошлые годы.
Частые ошибки
- вносить доходы по дате отгрузки, а не оплаты (нарушение кассового метода);
- списывать товары в расходы при закупке, а не при продаже;
- вести книгу в свободной форме вместо утверждённой;
- доверять книге, которую программа заполнила автоматически, без сверки с выпиской;
- забывать про раздел со страховыми взносами на объекте «Доходы».
Сверьте налогКалькулятор налога ИП поможет проверить сумму налога по данным книги.
Чек-лист по КУДиР
- Ведите книгу по утверждённой форме, а не произвольно.
- Заносите доходы по дате поступления денег.
- На объекте 15% фиксируйте расходы из перечня с документами.
- Товары списывайте по мере продажи.
- По итогам года распечатайте, прошейте и подпишите книгу.
- Храните КУДиР, а также первичные документы, не менее четырёх лет.
Нужно ли сдавать КУДиР в налоговую?
Нет. КУДиР не сдают с декларацией и не заверяют заранее. Но налоговая вправе запросить книгу при камеральной или выездной проверке, и предъявить её придётся.
Кто обязан вести книгу учёта?
Все, кто применяет УСН: организации и ИП на объектах «Доходы» и «Доходы минус расходы». Даже предприниматели, освобождённые от бухучёта, ведут КУДиР.
Можно ли вести КУДиР в электронном виде?
Да. КУДиР ведут в программе или сервисе банка: такие сервисы заполняют книгу автоматически по банковской выписке. По итогам года её распечатывают, прошивают и подписывают.
Что грозит за отсутствие книги?
Отсутствие КУДиР и грубые ошибки в ведении учёта — грубое нарушение правил по статье 120 НК РФ; штраф одинаков для организации и предпринимателя. Без книги сложно подтвердить доходы и расходы при проверке, поэтому налоговая доначислит налог к уплате.
Из книги учёта данные о доходах и расходах попадают в отчётность и в расчёт налога за год. Как перенести доходы, разобрано в статье про декларацию по УСН; по книге же считают авансовые платежи и уменьшение налога на взносы.
Источники
- Налоговый кодекс РФ, статья 346.24 — обязанность вести учёт доходов и расходов для целей УСН.
- Приказ ФНС России, утверждающий форму и порядок заполнения книги учёта доходов и расходов.
- Налоговый кодекс РФ, статья 120 — ответственность за грубое нарушение правил учёта.
Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.
