Книга продаж по НДС - как заполнять книгу продаж в 2026 году коды операций счета-фактуры и авансы
Что такое книга продаж и кто обязан её вести, какие документы в ней регистрируют, как заполнять графы и коды 26 и 21, что изменилось в форме 2026 года и как данные попадают в раздел 9 декларации.
Коротко
- Книга продаж — налоговый регистр, в котором плательщик НДС отражает все выставленные счета-фактуры и другие первичные документы по отгрузке товаров работ и услуг.
- Вести книгу продаж обязаны все плательщики НДС, включая упрощенцев со ставками 5, 7 и 22 %, а также налоговые агенты.
- Форма книги продаж утверждена постановлением Правительства 1137, а с 1 апреля 2026 года действует новая редакция с графой 11а.
- В графах 14 и 17 книги продаж теперь стоит ставка налога 22 %, в графах 14а и 17а — переходные 20 и 18 %.
- Каждую запись книги продаж сопровождает код вида операции: 01 — отгрузка, 02 — аванс, 21 — восстановление НДС, 26 — продажи физлицам.
- Данные книги продаж целиком переносятся в раздел 9 декларации по НДС, поэтому ошибки видны налоговой сразу.
Книга продаж — главный регистр по начисленному НДС: в ней собраны документы, которые формируют НДС к уплате за квартал. Разберём, кто ведёт книгу продаж, что в ней регистрируют, как заполняют графы по правилам, какие коды указывают и что изменилось в форме книги продаж в 2026 году.
Что такое книга продаж и зачем она нужна
Книга продаж — налоговый регистр, в котором продавец в хронологическом порядке регистрирует счета-фактуры по облагаемым операциям. Порядок заполнения одного и того же регистра одинаков для организаций и предпринимателей. Итоговая сумма книги продаж и есть НДС, который компания должна заплатить за квартал.
Правила ведения регистра установлены приложением 5 к постановлению 1137, а обязанность — статьёй 169 НК. Книга покупок работает зеркально: там собирают входящий НДС, на который можно уменьшить начисленную сумму.
Если по-простому. Книга продаж — список всего, что вы продали с НДС. Книга покупок — список того, что купили. Если получили аванс, он тоже попадёт в книгу продаж.
Кто обязан вести книгу продаж
Обязанность ведения книги продаж не зависит от системы налогообложения — она следует за статусом плательщика НДС.
- Организации и предприниматели на общей системе. Регистр ведут постоянно, даже в квартале без выручки — тогда он остаётся пустым.
- Упрощенцы, которые платят НДС. С 2026 года это те, чей доход превысил 20 млн ₽; книгу продаж заполняют при любой ставке — 5, 7 или 22 %. Подробнее — НДС на УСН.
- Налоговые агенты. Те, кто платит НДС за иностранного поставщика или при аренде госимущества, отражают такие операции в книге продаж.
- Освобождённые от НДС по статье 145. Они выставляют счета-фактуры с пометкой «Без налога (НДС)» и всё равно заполняют книгу продаж.
- Посредники. Комиссионеры и агенты ведут ещё журнал учёта счетов-фактур, а свои операции показывают в книге продаж.
Не ведут этот регистр только неплательщики НДС: упрощенцы с доходом ниже порога, самозанятые и предприниматели на патенте.
Что регистрируют в книге продаж
В книге продаж отражают не только счета-фактуры, но и другие документы. Регистрируют каждый документ по отгрузке товаров, работ и услуг, по которому нужно начислить НДС. Например, при безвозмездной передаче счёт-фактуру нужно оформить и внести в регистр.
| Документ | Когда попадает в книгу продаж |
|---|---|
| Счёт-фактура на отгрузку | В квартале отгрузки товаров, работ или услуг |
| Авансовый счёт-фактура | В квартале получения оплаты в счёт будущей поставки |
| Корректировочный счёт-фактура | При увеличении стоимости отгрузки |
| Сводный документ по рознице | Продажи физлицам за месяц или квартал, код 26 |
| Бухгалтерская справка | Восстановление НДС, код 21 |
Розничные продавцы не выставляют счёт-фактуру каждому покупателю: они регистрируют сводные данные по кассовым чекам за период. По товарам, подлежащим прослеживаемости, дополнительно указывают регистрационный номер партии. Такой порядок предусмотрен правилами заполнения.
Новая форма книги продаж с 1 апреля 2026 года
Форму книги продаж изменило постановление Правительства от 23.01.2026 № 26. Новая редакция применяется со второго квартала 2026 года, а до этой даты работали по формам из письма ФНС от 26.12.2025 № СД-4-3/11730@.
- Появилась новая графа 11а. В ней указывают номер и дату авансового счёта-фактуры из строки 5б, если отгрузка идёт в счёт ранее полученной предоплаты полностью или в части.
- Изменились ставки. В графах 14 и 17 теперь указывают стоимость и сумму налога по ставке 22 %, а графы 14а и 17а оставлены под переходные 20 и 18 %.
- Предприниматель указывает ОГРНИП. При подписании книги продаж вместо реквизитов свидетельства нужно писать номер из реестра.
- Обновились форматы. Электронные форматы вступают в силу с 1 июля 2026 года, до этого действуют рекомендуемые форматы ФНС.
Проверьте учётную программу. Новая графа появляется только после обновления релиза. Если сформировать книгу продаж на старом бланке, данные не сойдутся с разделом 9 декларации. Обратите внимание: за I квартал 2026 года отчитывались по рекомендованной форме, при переходе данные сверяют.
Как заполняют книгу продаж по графам
Заполняют книгу продаж по данным выставленных счетов-фактур на отгрузку товаров, работ и услуг — отдельной строкой на каждый документ. Порядок заполнения простой: большую часть граф программа заполняет сама, но проверить их необходимо: образец заполнения есть в приложении 5 к постановлению.
| Графа | Что указывают |
|---|---|
| 1 | Порядковый номер записи |
| 2 | Код вида операции |
| 3 | Номер и дата счёта-фактуры продавца |
| 4–6 | Реквизиты исправленного и корректировочного документа |
| 7–8 | Наименование и ИНН покупателя |
| 11 | Номер и дата документа об оплате |
| 11а | Реквизиты авансового счёта-фактуры при отгрузке |
| 13б | Стоимость продаж с налогом по счёту-фактуре |
| 14, 14а | Стоимость продаж без налога по ставке 22 % и переходным ставкам |
| 17, 17а | Сумма налога по соответствующей ставке |
| 19 | Стоимость продаж, освобождённых от налога |
Стоимость и сумму НДС указывают в рублях и копейках, а по итогам квартала — например, 31 марта — подводят строку «Всего». Эти данные бухгалтер сверяет с оборотами счетов бухгалтерского учёта в расчётах с покупателями, прежде чем заполнить декларацию.
Коды видов операций в книге продаж
Код вида операции — двузначное число, которое нужно указать в графе 2: по нему налоговая понимает суть записи. Перечень утверждён приказом ФНС от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136@, отдельные коды налоговая вводит письмами. Продавец должен выбрать код по сути операции, а не по виду счёта-фактуры.
| Код | Операция |
|---|---|
| 01 | Отгрузка товаров, работ, услуг и имущественных прав |
| 02 | Полученный аванс в счёт будущей поставки товаров |
| 06 | Операции налогового агента |
| 10 | Безвозмездная передача товаров |
| 18 | Корректировочный счёт-фактура на уменьшение стоимости |
| 21 | Восстановление суммы налога |
| 26 | Продажа товаров неплательщикам НДС и физическим лицам |
| 27 | Сводный счёт-фактура посредника по товарам |
Неверный код, например 01 вместо 26, — частая причина требований и вопросов: программа налоговой не находит парную запись у контрагента. Правильно рассчитать сумму мало, её ещё нужно верно отразить. Полный перечень — в материале про коды видов операций по НДС.
Авансы в книге продаж
Аванс проходит через книгу продаж дважды, и здесь чаще всего путаются: полученный аванс и отгрузка — разные записи.
- Продавец получил предоплату. В течение пяти дней он должен выставить авансовый счёт-фактуру на сумму аванса и регистрирует его в книге продаж с кодом 02.
- Отгрузили товары в счёт предоплаты. Продавец выставляет обычный счёт-фактуру и регистрирует его с кодом 01, а реквизиты ранее выставленного авансового документа переносит в новую графу 11а.
- Получили право принять НДС с аванса к вычету. Эту запись продавца делают в книге покупок с кодом 22 — она уменьшает начисленный НДС.
Если аванс возвращают покупателю или меняется цена, продавец заявляет вычет НДС с аванса: как это устроено, показано в материале про аванс в книге покупок.
Ошибки в книге продаж и дополнительный лист
Порядок исправления зависит от того, закончился квартал или нет.
- Ошибку нашли до окончания квартала. Запись аннулируют прямо в книге продаж: неверные суммы повторяют со знаком минус, а затем внесите правильные данные.
- Квартал закрыт и декларация сдана. Оформляют дополнительный лист книги продаж и прикладывают его к регистру за нужный период. При изменении стоимости вместо исправления оформляют запись по корректировочному счёту-фактуре.
- Забыли зарегистрировать счёт-фактуру. Документ вносят в дополнительный лист за тот же период, доплачивают НДС и пени и сдают уточнённую декларацию.
- Ошиблись в реквизитах покупателя. Само по себе это не меняет сумму НДС, но запись не соответствует данным контрагента, и сверку придётся сделать вручную.
Показатели дополнительного листа должны соответствовать приложению 1 к разделу 9: все изменения прошлых периодов идут только через этот лист. Налоговая сверяет их при проверке.
Как книга продаж попадает в декларацию по НДС
Раздел 9 декларации — это и есть книга продаж, выгруженная построчно: каждая запись превращается в блок строк с реквизитами счёта-фактуры, данными покупателя, ставкой и суммой налога. Также в отчёт попадают итоги по каждой ставке.
Дальше работает автоматическая сверка: система сопоставляет данные учёта продавца с записью контрагента в книге покупок, где те же суммы приняты к вычету. Расхождение по номеру, дате или сумме превращается в требование пояснений или отказ в вычете. Как устроена отчётность, разобрано в материале декларация по НДС, а перечень плательщиков — в статье кто платит НДС.
Хранение и подписание книги продаж
Книгу продаж ведут в электронном виде, а по итогам отчётного квартала распечатывают, нумеруют, прошнуровывают и подписывают у руководителя. Бланк можно бесплатно скачать из постановления, но обычно используют форму, которую формирует учётная программа. Электронный вариант подписывают квалифицированной подписью — как это делается, показано в материале как подписать документ электронной подписью.
Хранить книгу продаж и дополнительные листы нужно не менее пяти лет с даты последней записи; ранее сданные уничтожать нельзя. Если в регистр учёта вносили изменения, срок отсчитывают заново — от даты записи в дополнительном листе. Это же правило действует и для книги покупок.
Что запомнить
- Книга продаж — регистр начисленного НДС, её ведут все плательщики НДС, включая упрощенцев на ставках 5 и 7 %.
- Форма книги продаж установлена постановлением 1137, со II квартала 2026 года в ней есть графа 11а.
- С 2026 года основная ставка 22 % отражается в графах 14 и 17, переходные 20 и 18 % — в графах 14а и 17а.
- Каждой записи нужен код операции, его заполняют по перечню ФНС: например, 01, 02, 21 и 26 закрывают большинство случаев.
- Ошибки прошлых периодов исправляют дополнительным листом и уточнённой декларацией.
- Данные книги продаж переносятся в раздел 9 декларации и сверяются с книгой покупок контрагента: расхождения этих записей и вызывают требования инспекции.
Другие материалы о налогах — в разделе Налоги.
Обязательна ли книга продаж на УСН?
Да, если упрощенец платит НДС. С 2026 года это компании и предприниматели с доходом свыше 20 млн ₽. Книгу продаж ведут при любой ставке — 5, 7 или 22 %. Освобождённые от НДС упрощенцы этот регистр также не заполняют.
Что такое графа 11а в книге продаж?
Это новая графа из обновлённых правил, она появилась с 1 апреля 2026 года. В ней указывают номер и дату авансового счёта-фактуры, в счёт которого произведена отгрузка. Данные берут из строки 5б отгрузочного счёта-фактуры, ранее выставленного покупателю.
Какой код операции ставить при продаже физлицу?
Код 26. Он применяется, когда покупатель не плательщик НДС: розница, реализация физлицам и продажи упрощенцам. В книге продаж такие операции обычно регистрируют сводным документом за месяц, полученные суммы не разбивают по покупателям.
Нужно ли распечатывать книгу продаж?
Бумажный экземпляр обязателен, если регистр ведётся не в электронном виде: его нужно пронумеровать, прошнуровать и подписать. Если книга продаж подписана электронной подписью, распечатывать её и заполнять от руки не требуется — по требованию инспекции файл выгружают из программы и его можно использовать как отчёт.
Как исправить ошибку в книге продаж за прошлый квартал?
Через дополнительный лист: неверную запись повторяют со знаком минус, затем вносят запись, которая соответствует документу. Изменения текущего квартала делают прямо в книге продаж. Затем сдают уточнённую декларацию, где данные листа попадают в приложение 1 к разделу 9.
Чем книга продаж отличается от книги покупок?
В книге продаж собирают начисленный НДС по выставленным на товары счетам-фактурам, в книге покупок — входящий НДС к вычету. Разница между итогами двух регистров и формирует сумму налога к уплате за квартал.
Источники
- Налоговый кодекс РФ, ст. 169 — обязанность вести книгу продаж и книгу покупок.
- Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, приложение 5 — форма и правила ведения книги продаж.
- Постановление Правительства РФ от 23.01.2026 № 26 — изменения форм, применяются с 01.04.2026.
- Приказ ФНС России от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136@ — коды видов операций.
- Письмо ФНС России от 26.12.2025 № СД-4-3/11730@ — рекомендуемые формы на переходный период.
Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.