Декларация по НДС - новая форма 2026 года и порядок заполнения по разделам

Декларация по НДС — самый трудоёмкий отчёт российского бухгалтера: в неё попадают не только итоговые суммы, но и каждая счёт-фактура за квартал. Налоговая сверяет эти данные с отчётностью поставщиков и покупателей автоматически, поэтому ошибка одной компании превращается в требование для другой. Разберём, кто и когда подаёт декларацию, что изменилось в форме с 2026 года, из чего она состоит и как заполнить основные разделы.

Кто обязан сдавать декларацию по НДС

Обязанность возникает не у всех подряд: она зависит от того, является ли компания плательщиком налога и какие операции были в квартале.

• Организации и ИП на общем режиме. Сдают декларацию всегда, даже если за квартал не было ни одной продажи, — в этом случае отчёт нулевой.
• Плательщики на УСН. Отчитываются, если доход за прошлый год превысил порог освобождения и они применяют специальные ставки 5 или 7 % либо общие.
• Налоговые агенты. Например, при аренде государственного имущества или покупке услуг у иностранной компании, которая не состоит на учёте в России.
• Неплательщики, выставившие счёт-фактуру с налогом. Если компания или ИП на спецрежиме выделили НДС в документах, они обязательно перечисляют его в бюджет и подают отчёт с разделом 12.
• Импортёры из стран ЕАЭС. Для них предусмотрена отдельная косвенная декларация, которую подают до 20-го числа следующего месяца.

Подробнее о том, кто попадает в число плательщиков, — в материале кто платит НДС, а базовые понятия разобраны в статье что такое НДС.

Когда сдавать декларацию в 2026 году

Налоговый период по этому налогу — квартал, поэтому отчётность сдают четыре раза в год. Действует простой порядок: не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом. Если последний день выпадает на выходной, дату переносят на ближайший рабочий день.

Даты за первое полугодие сдвинулись именно потому, что 25 апреля и 25 июля 2026 года — суббота, а 25 октября — воскресенье. Такие переносы налоговая применяет автоматически, отдельно уведомлять о них никого не нужно.

Новый бланк с 2026 года: что изменилось

Бланк утверждён приказом ФНС от 05.11.2024 № ЕД-7-3/989@, но с 29 марта 2026 года он действует в редакции приказа от 18.12.2025 № ЕД-7-3/1227@. Обновлённый бланк применяют начиная с отчётности за первый квартал 2026 года, код по классификатору документации остался прежним — 1151001.

• Новая ставка. С 1 января 2026 года общая ставка выросла с 20 до 22 %, поэтому в разделе 3 изменились строки, где отражается исчисленный налог, а расчётная ставка теперь равна 22/122 и 18,03 %.
• Правки в основных разделах 1, 3, 8 и 9. Скорректированы формулировки строк и порядок отражения данных книги покупок и книги продаж.
• Новые коды операций. Их добавили в связи с изменениями главы 21 Налогового кодекса и появлением новых категорий льготируемых расчётов.
• Новый формат файла. Приказ поменял и XML-схему, поэтому бухгалтерских программ это касается напрямую: на старом формате отчёт просто не уйдёт.

Структура при этом не поменялась: как и раньше, в декларации двенадцать разделов и лист с реквизитами. Льготные ставки тоже остались — 10 % для социально значимых товаров и 0 % для экспорта, о них подробнее в материале ставка НДС.

Из чего состоит декларация: разделы и приложения

Заполнить нужно не всё подряд — включают только те листы, по которым в квартале были операции. Общий принцип: первый лист и раздел 1 включают всегда, остальное добавляют в зависимости от деятельности.

К разделам 8 и 9 предусмотрены приложения — их заполняют, когда подают уточнённую декларацию и нужно показать дополнительные листы книг учёта за прошлый квартал.

Как заполнить основные разделы

Правила заполнения утверждены тем же приказом, что и бланк. На практике почти вся работа сводится к четырём частям формы.

1. Титульный лист. Указывают ИНН и КПП, полное наименование организации или фамилию предпринимателя, код периода (21 — первый квартал, 22 — второй, 23 — третий, 24 — четвёртый), год и код налогового органа по месту учёта.
2. Раздел 3. Это главный расчёт: по строкам отражается налоговая база и начисленный налог по каждой ставке, затем вычеты по приобретённым товарам, работам и услугам. Итог строки 200 показывает сумму к уплате, строки 210 — к возмещению.
3. Разделы 8 и 9. Заполнить их руками невозможно — программа выгружает данные из книг учёта целиком, с номерами и датами каждого счёта-фактуры и ИНН контрагентов.
4. Раздел 1. Заполнить его проще последним: сюда переносят итог из раздела 3 и указывают ОКТМО по месту уплаты. Здесь же ставят признак, если компания хочет применить заявительный порядок возмещения.

Порядок именно такой: сначала разделы с расчётами, потом сводный первый. Если заполнять с начала, итоговые суммы придётся переписывать.

Общие правила заполнения

Порядок заполнения утверждён тем же приказом и одинаков для всех налогоплательщиков. Эти правила стоит знать, даже если отчёт готовит программа: именно из-за них декларацию возвращают на доработку.

• Суммы указывают в полных рублях: значения до 50 копеек отбрасывают, от 50 копеек и выше округляют до рубля.
• Страницы нумеруют сквозной нумерацией с первого листа, в соответствии с общим количеством включённых страниц.
• Показатели в указанных строках заполняют слева направо, а пустые знакоместа в электронном виде не заполняют вовсе.
• Исправления корректирующим средством не допускаются, двусторонняя печать на бумаге также запрещена.
• Коды операций берут из приложения к инструкции по заполнению: произвольные обозначения инспекция не принимает.

Если декларацию подписывает представитель, к отчёту прикладывают доверенность, а физическим лицам в агентских разделах дополнительно указывают фамилию и имя. Получить подтверждение о приёме можно в личном кабинете или у оператора: квитанция приходит в течение суток, и по ней видно, что налогоплательщик отчитался вовремя.

Когда декларацию заполняют налоговые агенты

Агентом компания становится не по своему желанию, а в силу закона: когда платит другим лицам, а налог в бюджет должна перечислить сама. Согласно статье 161 кодекса, указанные ситуации перечислены закрытым списком.

• покупка товаров, работ и услуг у иностранной организации, которая не состоит на учёте в России;
• аренда или приобретение государственного и муниципального имущества;
• реализация конфискованного имущества и некоторых других объектов по решению суда;
• покупка сырых шкур, лома чёрных и цветных металлов, макулатуры у плательщиков налога.

Суммы по указанным операциям попадают в раздел 2, причём его заполняют отдельно по каждому контрагенту. Информация в нём минимальная: наименование продавца, его ИНН при наличии и код операции. Если организация одновременно является плательщиком и агентом, она подаёт одну декларацию, включая в неё оба расчёта.

Нулевая ставка и возмещение налога

Экспортёры и перевозчики применяют ставку 0 %, но право на неё нужно подтвердить документами. Для этого предусмотрены разделы 4, 5 и 6 — операции разносят по ним в зависимости от того, собран ли пакет подтверждающих документов.

1. Раздел 4 — сделки, по которым нулевая ставка подтверждена в отчётном квартале.
2. Раздел 5 — вычеты по ранее подтверждённым сделкам, право на которые получено позже.
3. Раздел 6 — сделки, по которым подтверждения вовремя получить не удалось: налог по ним начисляют по общей ставке.

Когда вычеты за квартал превысили начисленный налог, разница подлежит возмещению из бюджета. В разделе 1 для этого заполняют отдельную строку, а вместе с отчётом налогоплательщик вправе заявить ускоренный порядок: деньги возвращают до окончания камеральной проверки, но под банковскую гарантию или поручительство. В общем порядке возврат идёт дольше — инспекция сначала проверяет всю цепочку поставщиков.

Нулевая декларация и единая упрощённая

Отсутствие деятельности не освобождает от отчётности. Если компания остаётся плательщиком, но за квартал не было ни продаж, ни покупок, сдают нулевую декларацию: титульный лист и раздел 1 без сумм. Прочерки в других разделах не ставят — их просто не включают в состав отчёта.

Когда деятельности нет совсем — по счетам не проходят расчёты и нет объектов налогообложения, — вместо нулевого отчёта можно подать единую упрощённую декларацию по всем налогам сразу. Её сдают не позднее 20-го числа месяца, следующего за кварталом. С 2025 года такую отчётность представляют однократно: за первый период без деятельности, и дальше повторять её не нужно, пока компания не возобновит работу или не начнёт процедуру ликвидации.

Как подать декларацию

Способ подачи установлен пунктом 5 статьи 174 Налогового кодекса и не зависит от размера компании: отчёт передают в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота. Для этого нужны действующая квалифицированная подпись и договор с оператором — виды подписей разобраны в материале электронная подпись.

• Бумажный бланк доступен только лицам, которые сами не являются плательщиками налога и не работают по посредническим договорам.
• Для всех остальных декларация на бумаге считается непредставленной — со штрафом и блокировкой, как будто её не сдавали вовсе.
• Подписать отчёт может руководитель или уполномоченный представитель по машиночитаемой доверенности, которую заранее регистрируют в налоговой.
• Отправить документы можно из бухгалтерской программы или через онлайн-кабинет оператора — принципиальной разницы для инспекции нет.

Контрольные соотношения: почему отчёт могут не принять

Перед отправкой файл проходит проверку по контрольным соотношениям — это формулы, которые связывают показатели разных разделов между собой, а расхождение говорит о нарушении порядка заполнения. Некоторые из них закреплены федеральным законом, и последствия их нарушения жёсткие.

1. Инспекция обнаруживает, что данные декларации не сходятся с контрольным соотношением.
2. На следующий день после сдачи налогоплательщику направляют уведомление.
3. Отчёт в этот момент считается непредставленным, а дата подачи формально нарушена.
4. На исправление даётся пять рабочих дней: если уложиться, декларация считается сданной в день первой отправки.

Поэтому проверять соотношения нужно до отправки, а не после. Большинство бухгалтерских программ рассчитает их автоматически и покажет расхождения — этих подсказок в обычной ситуации достаточно.

Штрафы за опоздание и нарушение порядка

Ответственность предусмотрена в соответствии со статьёй 119 Налогового кодекса, и считают её от суммы, не уплаченной в срок по этой декларации.

Минимальная тысяча рублей взыскивается и с нулевой декларации: если платить нечего, штраф всё равно назначат за сам факт опоздания. Блокировку счетов снимают в течение одного рабочего дня после того, как отчётность сдана.

Типичные ошибки, из-за которых приходит требование

Камеральная проверка идёт в автоматическом режиме: программа налоговой службы сопоставляет каждый счёт-фактуру из раздела 8 покупателя с разделом 9 поставщика. Расхождение с данными других компаний порождает требование пояснений.

• Разрыв по цепочке. Покупатель заявил вычет, а поставщик не отразил реализацию или сдал отчёт позже. Формально нарушения у покупателя нет, но пояснения дать придётся.
• Ошибка в реквизитах счёта-фактуры. Неверный номер, дата или ИНН — и запись не сопоставляется, хотя сама сделка подтверждена первичными материалами.
• Вычет по неподходящему документу. Кассовый чек или платёжное поручение основанием для вычета не являются, нужен именно счёт-фактура — этот документ разобран в материале счёт-фактура.
• Пропущенный раздел 7. Необлагаемые операции показывать обязательно, даже если налога по ним нет.
• Забытый авансовый налог. С полученных предоплат налог начисляют в том же квартале, а к вычету принимают в периоде отгрузки.

Как подать уточнённую декларацию

Если после сдачи обнаружилась ошибка, отчёт корректируют в соответствии со статьёй 81 кодекса. Заполнять уточнёнку нужно по тому бланку, который применялся в исправляемом периоде: новая редакция для прошлых кварталов не подходит.

• Номер корректировки. На первом листе ставят порядковый номер: 1 для первой уточнёнки, 2 для второй и так далее.
• Полный состав. Подают декларацию целиком, а не отдельные листы: в неё заново включают все данные, включая те, что были верными.
• Приложения к разделам 8 и 9. Их оформляют, когда нужно показать дополнительные листы книги покупок или книги продаж.
• Доплата до подачи. Если ошибка занизила налог, недоимку и пени перечисляют заранее — иначе штрафа по статье 122 не избежать.

Уточнёнку с уменьшением налога инспекция изучает внимательнее: по таким отчётам вправе запросить первичные материалы и пояснения. Подавать её необходимо также и тогда, когда ошибка не повлияла на сумму, но исказила данные о контрагентах, — иначе расхождения останутся в системе.

Декларация по НДС на упрощённой системе

С 2025 года упрощенцы тоже стали плательщиками этого налога, и для них правила отдельные. Освобождение применяют, если доход за прошлый год не превысил 20 млн рублей: в этом случае ни уведомлений, ни отчётности, ни книг вести не нужно — обязанность не возникает автоматически.

• При доходе от 20 до 272,5 млн рублей применяют ставку 5 %, при доходе от 272,5 до 490,5 млн — 7 %; вычетами по этим специальным ставкам пользоваться нельзя.
• Вместо них можно выбрать общие ставки 22 и 10 % с правом на вычет — выбор делают на 12 кварталов подряд.
• Если порог превышен в течение года, обязанность появляется с 1-го числа месяца, следующего за месяцем превышения.
• Порог зафиксирован на уровне 20 млн рублей до 2029 года включительно — планировавшееся ранее снижение до 15 и 10 млн отменено.

Состав отчётности у таких налогоплательщиков тот же, что у компаний на общем режиме. Отдельно от этого сдаётся годовая декларация УСН, а особенности расчёта разобраны в материале НДС на УСН.

Что запомнить

• Отчётный период — квартал, сдают до 25-го числа следующего месяца с переносом на рабочий день.
• С первого квартала 2026 года применение старого бланка исключено: изменились и печатный вид, и формат файла.
• Первый лист и раздел 1 нужны всегда, остальные разделы включают по составу операций.
• Разделы 8 и 9 — это книги покупок и продаж целиком, по ним налоговая сверяет данные с контрагентами.
• Подавать можно только в электронном виде, бумажный отчёт от плательщика силы не имеет.
• Опоздание стоит 5 % за месяц и минимум 1000 ₽, а через 20 рабочих дней блокируют счета.

Все материалы о налогах — в разделе Налоги. Как устроен единый налоговый счёт, с которого списывают начисленный налог, разобрано в статье единый налоговый счёт.

Ниже — ответы на типичные вопросы о декларации по НДС.

Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.