Счёт-фактура - что это когда выставлять и какие реквизиты обязательны

Счёт-фактура — документ, в котором ошибка в одной строке лишает покупателя вычета по НДС. Разберём, что такое счёт-фактура, кто её выставляет, какие реквизиты обязательны и что изменилось в 2026 году.

Что такое счёт-фактура и зачем она нужна

Счёт-фактура — налоговый документ, который продавец выставляет покупателю при реализации товаров, работ, услуг или передаче имущественных прав. Его главная задача — дать покупателю право принять НДС к вычету.

Счёт-фактура не заменяет ни договор, ни накладную: отгрузку подтверждает накладная или акт, оплату — платёжное поручение.

Кто и когда выставляет

Обязанность лежит на продавце — плательщике НДС. Срок один для всех случаев.

• Пять календарных дней с даты отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг или получения предоплаты.
• При авансе выставляется авансовый счёт-фактура, а при отгрузке товаров — обычный; сумму НДС с аванса продавец после отгрузки принимает к вычету, подробнее — в материале аванс в книге покупок.
• Упрощенцы со ставками 5 и 7 % оформляют документы как обычные плательщики: разбор в материале НДС на УСН.
• Освобождённые от НДС по выручке на общем режиме (статья 145) составляют счёт-фактуру без выделения налога с пометкой «Без налога (НДС)».
• Упрощенцы с освобождением от НДС, по разъяснению ФНС, счета-фактуры не выставляют.
• Организации розницы с кассовым чеком счёт-фактуру покупателю-физлицу не выставляет.

Если покупатель работает без НДС, стороны вправе письменно договориться не оформлять документ, кроме случаев продажи прослеживаемых товаров. Условие прописывают в договоре.

Обязательные реквизиты

Перечень установлен статьёй 169 Налогового кодекса, форма — постановлением Правительства 1137. В документе нужно указать:

• порядковый номер и дату составления;
• наименование, адрес, ИНН и КПП продавца и покупателя — организации или ИП;
• наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя — для товаров;
• номер и дату платёжного документа при авансе;
• наименование товаров, работ или услуг, количество и единица измерения;
• наименование и код валюты;
• цену за единицу, стоимость товаров без налога, ставку, сумму налога и стоимость с налогом;
• страну происхождения и номер декларации на товары для импорта;
• подписи руководителя организации и главного бухгалтера либо уполномоченных лиц.

Электронный документооборот

Бумажный вариант допустим, но крупные компании давно перешли на электронный. Компании обмениваются документами через оператора ЭДО, документ подписывается электронной подписью.

• С 1 января 2026 года прежние электронные форматы накладной ТОРГ-12 и акта отменены — в ЭДО отгрузку оформляют УПД либо накладной и актом по формату приказа ФНС № ЕД-7-26/970@.
• Действующий формат УПД — 5.03, он объединяет счёт-фактуру и первичный документ.
• Датой выставления электронного документа считается дата его поступления оператору ЭДО, указанная в подтверждении оператора.
• Хранить документы нужно пять лет — и в бумажном, и в электронном виде.

Как устроен обмен, разобрано в материале электронный документооборот, а про подписание — как подписать документ электронной подписью.

Как правильно заполнить счёт-фактуру

Большую часть строк программа подставляет сама, но несколько мест проверяют вручную.

Заполнить бланк по форме 2026 года можно прямо на сайте: в конструкторе счёта-фактуры реквизиты сторон подставляются по ИНН, а НДС и итоги считаются сами — готовый документ скачивается в Word.

• Номер и дата. Номера присваивают по хронологии выставления, дата — не позднее пяти дней с момента отгрузки товаров, выполнения работ или оказания услуг.
• Стороны сделки. Наименование организации и ИНН должны совпадать с ЕГРЮЛ, иначе данные поставщика не сойдутся с декларацией покупателя.
• Наименование товаров и услуг. Общая формулировка, например «услуги по договору», рискованна: товары и услуги лучше указать так же, как в договоре, иначе налоговая может усомниться в реальности операции.
• Налог по позициям. Для каждой позиции указывают свою ставку и сумму в рублях, а если цена в договоре выражена в валюте — в валюте. Операции, освобождённые по статье 149, счётом-фактурой не оформляют.
• Прослеживаемые товары. По ним заполняют дополнительные графы с регистрационным номером партии.

Если продавец использует УПД, отдельный счёт-фактуру составлять не нужно: документ закрывает и отгрузку, и налоговую часть. Некоторые компании оставляют оба варианта — бумажный комплект для склада и электронный для отчётности.

Что делать при ошибке

Порядок зависит от того, насколько существенно расхождение.

1. Исправленный счёт-фактура. Составляется, когда ошибка мешает определить продавца, покупателя, наименование товаров, их стоимость, ставку или сумму налога; в остальных случаях документ не переоформляют.
2. Корректировочный счёт-фактура. Нужен в случаях изменения цены или количества товаров, работ, услуг после отгрузки — например, при скидке или возврате части товара. Корректировочный документ продавец оформляет не позднее пяти календарных дней с даты составления документа об изменении стоимости.
3. Мелкие неточности. Опечатка, например, в адресе вычету не мешает, если продавца и покупателя можно однозначно определить.
4. Аннулирование. Если документ выставлен ошибочно, его аннулируют в книге продаж того периода, в котором он был зарегистрирован.

Выставленные и полученные счета-фактуры регистрируют в книге продаж и книге покупок, а оттуда данные попадают в декларацию и автоматически сверяются с отчётностью другого участника сделки.

Ошибки, из-за которых теряют вычет

1. Неверный ИНН или наименование покупателя. Налоговая не сопоставит документ с декларацией контрагента.
2. Ошибка в ставке, стоимости товаров или сумме налога. Считается существенной: вычет снимут.
3. Нет реквизитов платёжного документа при авансе. Строка обязательна, если была предоплата, и пропуск правильно исправить до сдачи декларации.
4. Документ выставлен позже пяти дней. Само по себе вычета не лишает, но привлекает внимание при проверке.
5. Подписан не руководителем и не уполномоченным лицом — без приказа или доверенности.

Отсутствие счетов-фактур у продавца считается грубым нарушением правил учёта: по статье 120 НК штраф 10 000 рублей, а если нарушение длилось больше одного налогового периода — 30 000 рублей. Что нужно для вычета в целом, описано в материале вычет по НДС.

Что запомнить

• Срок выставления — пять календарных дней с отгрузки или получения аванса.
• Упрощенцы с НДС 5 или 7 % выставляют документ наравне с остальными.
• В ЭДО счёт-фактуру чаще оформляют в составе УПД формата 5.03.
• Ошибки в ИНН, стоимости товаров и сумме налога лишают покупателя вычета.
• При изменении цены после отгрузки составляют корректировочный счёт-фактуру.

По теме: кто платит НДС, освобождение от НДС, декларация по НДС; другие материалы — в разделе Налоги.

Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.