Счёт-фактура - что это когда выставлять и какие реквизиты обязательны

Счёт-фактура — самый формализованный документ в российском учёте: ошибка в одной строке лишает покупателя вычета по НДС. Разберём, что такое счёт-фактура, кто и когда обязан её выставлять, какие реквизиты обязательны, что изменилось в 2026 году и чем документ отличается от счёта на оплату и накладной.

Что такое счёт-фактура и зачем она нужна

Счёт-фактура — налоговый документ, который продавец выставляет покупателю при реализации товаров, работ или услуг. Его единственная задача — дать покупателю право принять сумму налога к вычету.

Именно поэтому документ не заменяет ни договор, ни накладную: он не подтверждает ни факт поставки, ни задолженность. Отгрузку подтверждает накладная или акт, оплату — платёжное поручение, а счёт-фактура работает только в связке с НДС.

Кто и когда выставляет

Обязанность лежит на продавце — плательщике НДС. Срок один для всех случаев.

• Пять календарных дней с даты отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг или получения предоплаты.
• При авансе выставляется авансовый счёт-фактура, а при отгрузке — обычный; налог по авансу затем восстанавливается.
• Упрощенцы со ставками 5 и 7 % оформляют документы как обычные плательщики: разбор в материале НДС на УСН.
• Освобождённые от налога по статье 145 выставляют счёт-фактуру с пометкой «Без налога (НДС)».
• Розница с кассовым чеком счёт-фактуру покупателю-физлицу не выставляет.

Если покупатель работает без НДС — например, на упрощёнке с освобождением, — стороны вправе договориться не оформлять документ вовсе. Условие прописывают в договоре.

Обязательные реквизиты

Перечень установлен статьёй 169 Налогового кодекса, форма — постановлением Правительства 1137. В документе указывают:

• порядковый номер и дату составления;
• наименование, адрес и ИНН продавца и покупателя;
• наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя — для товаров;
• номер и дату платёжного документа при авансе;
• наименование товаров, работ или услуг, количество и единицу измерения;
• цену без налога, ставку, сумму налога и стоимость с налогом;
• страну происхождения и номер декларации на товары для импорта;
• подписи руководителя и главного бухгалтера либо уполномоченных лиц.

Электронный документооборот

Бумажный вариант допустим, но крупные компании давно перешли на электронный. Обмен идёт через оператора ЭДО, документ подписывается электронной подписью.

• С 1 января 2026 года электронные форматы накладной ТОРГ-12 и акта отменены — в ЭДО отгрузку оформляют универсальным передаточным документом.
• Действующий формат УПД — 5.03, он объединяет счёт-фактуру и первичный документ.
• Электронный документ считается выставленным, когда оператор зафиксировал его отправку.
• Хранить документы нужно пять лет, в том числе в электронном виде.

Как устроен обмен, разобрано в материале электронный документооборот, а про подписание — как подписать документ электронной подписью.

Как заполняют документ на практике

Порядок заполнения установлен постановлением 1137, и большую часть строк учётная программа подставляет сама. Внимания требуют несколько мест.

• Номер и дата. Нумерация сквозная в течение года, дата — не позднее пяти дней с момента отгрузки.
• Стороны сделки. Наименование и ИНН должны совпадать с ЕГРЮЛ, иначе документ не сойдётся с декларацией контрагента.
• Наименование товаров и услуг. Общая формулировка «услуги по договору» рискованна: налоговая может усомниться в реальности операции.
• Ставка и сумма налога. Часть операций налогом не облагается, тогда указывают основание освобождения.
• Прослеживаемые товары. По ним заполняют дополнительные графы с регистрационным номером партии.

Если продавец использует УПД, отдельный счёт-фактуру составлять не нужно: документ закрывает и отгрузку, и налоговую часть. Некоторые компании оставляют оба варианта — бумажный комплект для склада и электронный для отчётности.

Что делать при ошибке

Порядок зависит от того, насколько существенно расхождение.

1. Исправленный счёт-фактура. Составляется, когда ошибка мешает определить стороны, товар, ставку или сумму налога.
2. Корректировочный счёт-фактура. Нужен при изменении цены или количества после отгрузки — например, при скидке или возврате части товара.
3. Мелкие неточности. Опечатка в адресе или названии улицы вычету не мешает, переоформлять документ не требуется.
4. Аннулирование. Если документ выставлен ошибочно, его аннулируют в книге продаж того периода, в котором он был зарегистрирован.

Все выставленные и полученные документы попадают в книгу продаж и книгу покупок, а оттуда — в декларацию: данные сверяются с отчётностью контрагента автоматически.

Ошибки, из-за которых теряют вычет

1. Неверный ИНН или наименование покупателя. Налоговая не сопоставит документ с декларацией контрагента.
2. Ошибка в ставке или сумме налога. Считается существенной: вычет снимут.
3. Нет реквизитов платёжного документа при авансе. Строка обязательна, если была предоплата.
4. Документ выставлен позже пяти дней. Само по себе вычета не лишает, но привлекает внимание при проверке.
5. Подписан неуполномоченным лицом без приказа или доверенности.

Мелкие неточности — опечатка в адресе или названии улицы — вычету не мешают, если продавца и покупателя можно однозначно определить. Что нужно для вычета в целом, описано в материале вычет по НДС.

Что запомнить

• Счёт-фактура нужна покупателю для вычета НДС, а не для расчётов.
• Срок выставления — пять календарных дней с отгрузки или получения аванса.
• Форма установлена постановлением 1137, с апреля 2026 года в ней есть строка 5б.
• Упрощенцы на ставках 5 и 7 % выставляют документ наравне с остальными.
• В электронном виде счёт-фактуру заменяет УПД формата 5.03 через оператора ЭДО.
• Ошибки в ИНН, ставке и сумме налога лишают покупателя вычета.

Другие материалы о налогах — в разделе Налоги, о документах — Право.

Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.