Книга покупок по НДС - как заполнять книгу покупок в 2026 году коды операций счета-фактуры и вычеты
Кто ведёт книгу покупок, какие счета-фактуры и документы в неё попадают, когда возникает право на вычет НДС, как заполнять графы и новую графу 7а и как исправить ошибку дополнительным листом.
Коротко
- Книга покупок — регистр, в котором собирают счета-фактуры и другие документы, дающие право уменьшить начисленный НДС.
- Форма книги покупок утверждена постановлением Правительства 1137, с 1 апреля 2026 года действует новая редакция с графой 7а.
- Запись в книге покупок делают в том квартале, когда выполнены все условия вычета: документ получен, товары приняты к учёту, покупка нужна для облагаемых операций.
- Каждой записи книги покупок присваивают код операции: 01 — покупка, 02 — аванс, 20 — импорт, 22 — вычет НДС с полученного аванса.
- Вычет по обычной покупке можно заявить в течение трёх лет, а по авансам и командировкам — только в своём квартале.
- Итог книги покупок построчно переносится в раздел 8 декларации и сверяется с книгой продаж поставщика.
Книга покупок — регистр входящего НДС: в нём собирают все суммы налога, которые компания уменьшает к уплате. Разберём, кто ведёт книгу покупок, какие документы в неё попадают, как заполняют графы в расчётах с поставщиками, что изменилось в форме книги покупок в 2026 году и как исправить ошибку через дополнительный лист.
Что такое книга покупок и зачем она нужна
Книга покупок — налоговый регистр, в котором покупатель регистрирует полученные счета-фактуры и другие документы по входящему НДС. Сумма из книги покупок уменьшает НДС, начисленный в книге продаж, поэтому от аккуратности напрямую зависят деньги компании.
Правила ведения установлены приложением 4 к постановлению Правительства 1137, а само право на вычет — статьями 171 и 172 Налогового кодекса. Порядок заполнения одинаков и для бумажного, и для электронного варианта. Бланк книги покупок один для организаций и предпринимателей.
Если по-простому. Всё, что вы купили с НДС, попадает в книгу покупок. Всё, что продали, — в книгу продаж. Разница и есть налог к уплате.
Кто ведёт книгу покупок
Книгу покупок ведут те, кто заявляет вычеты. Логика простая: нет права — нет и строк.
- Компании и предприниматели на общей системе. Ведут книгу покупок постоянно, каждый квартал.
- Упрощенцы на ставке 22 %. Платят НДС по общим правилам, значит, заполняют книгу покупок наравне со всеми.
- Упрощенцы на ставках 5 и 7 %. Права на уменьшение НДС у них нет, поэтому книга покупок обычно пустая. Заполнять её нужно только в отдельных случаях: возврат товаров или вычет НДС с полученного аванса.
- Налоговые агенты. Регистрируют в книге покупок счёт-фактуру, который сами же составили и уплатили по нему НДС.
- Импортёры. Вместо счёта-фактуры в книге покупок регистрируют таможенную декларацию или заявление о ввозе.
Освобождённые от налога по статье 145 и неплательщики книгу покупок не ведут: входящий НДС они включают в стоимость покупки. Подробнее об условиях — в материале вычет по НДС.
Что регистрируют в книге покупок
В книге покупок отражаются не только счета-фактуры поставщиков. Любой документ, который подтверждает входящий НДС, попадает в этот регистр.
| Документ | Когда его вносят в книгу покупок |
|---|---|
| Счёт-фактура продавца | После получения выданного документа и принятия товаров к учёту |
| Авансовый счёт-фактура | При перечислении предоплаты, если в договоре есть такое условие |
| Корректировочный счёт-фактура | При уменьшении стоимости у покупателя и при увеличении у продавца |
| Таможенная декларация | При импорте товаров, после уплаты налога на таможне |
| Заявление о ввозе | При покупке товаров из стран ЕАЭС, с отметкой инспекции |
| Бланк строгой отчётности | По расходам на проезд и проживание в командировке |
Свои же авансовые счета-фактуры продавец тоже регистрирует в книге покупок — в момент отгрузки, когда налог с аванса принимают к вычету. Так в книге покупок появляются собственные документы компании.
Когда можно сделать запись
Право уменьшить НДС возникает, когда одновременно выполнены три условия.
- Есть правильно оформленный счёт-фактура или заменяющий его документ: таможенная декларация, заявление о ввозе, бланк строгой отчётности.
- Товары, работы или услуги приняты к учёту. Дату принятия отражают в графе 8 книги покупок.
- Покупка используется в облагаемой деятельности. Если товары нужны для необлагаемых операций, НДС включают в их стоимость.
Вычет по обычной покупке можно заявить в течение трёх лет с даты принятия товаров на учёт — этот срок установлен статьёй 172 НК: счёт-фактуру просто регистрируют в книге покупок более позднего квартала. А вот суммы по авансам, командировочным расходам и налоговому агенту переносить нельзя — их заявляют строго в своём периоде.
Частичный вычет. Один счёт-фактуру можно разбить на несколько кварталов и регистрировать в книге покупок по частям — по товарам и услугам так делать разрешено. Исключение — основные средства и оборудование: их НДС принимают к вычету одной суммой.
Новая форма книги покупок с 1 апреля 2026 года
Форму изменило постановление Правительства от 23.01.2026 № 26. Новая редакция и порядок заполнения применяются со второго квартала 2026 года, до этого налоговая рекомендовала бланки из письма ФНС от 26.12.2025 № СД-4-3/11730@.
- Появилась графа 7а. Её заполняет продавец, когда принимает к вычету НДС с ранее полученной предоплаты: в графе указывают номер и дату отгрузочного счёта-фактуры.
- Ставка 22 %. Сумма НДС к вычету в графе 16 считается по новой основной ставке, переходные 20 и 18 % тоже сохраняются.
- Предприниматель указывает ОГРНИП. При подписании книги покупок вместо реквизитов свидетельства о регистрации вносят номер из реестра.
- Обновились электронные форматы. Новые применяются с 1 июля 2026 года, до этой даты действуют рекомендуемые форматы ФНС, поэтому при переходе информацию из старых выгрузок лучше сверить.
Как заполняют книгу покупок по графам
Каждому документу — своя строка. Главное в порядке заполнения — правильные реквизиты: именно в этих графах чаще всего появляются ошибки, которые потом вылезают в требовании из инспекции.
| Графа | Что указывают |
|---|---|
| 1 | Порядковый номер записи |
| 2 | Код вида операции |
| 3 | Номер и дата счёта-фактуры продавца |
| 4–6 | Реквизиты исправленного и корректировочного документа |
| 7 | Номер и дата документа об оплате |
| 7а | Реквизиты отгрузочного счёта-фактуры при вычете с аванса |
| 8 | Дата принятия товаров, работ или услуг к учёту |
| 9–10 | Наименование и ИНН продавца |
| 13 | Регистрационный номер партии прослеживаемых товаров |
| 15 | Стоимость покупки с налогом в рублях |
| 16 | Сумма НДС, принимаемая к вычету |
Суммы указывают в рублях и копейках, а по итогам квартала подводят строку «Всего» по графе 16: в ней и формируется итог в рублях. Эту цифру бухгалтер сверяет с данными учёта, прежде чем заполнить декларацию.
Коды видов операций в книге покупок
Код операции — двузначное число, которое нужно указать в графе 2. Перечень утверждён приказом ФНС от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136@.
| Код | Операция |
|---|---|
| 01 | Приобретение товаров, работ, услуг и имущественных прав |
| 02 | Перечисленный аванс поставщику |
| 06 | Операции налогового агента |
| 18 | Корректировочный счёт-фактура на уменьшение стоимости |
| 19 | Ввоз товаров из стран ЕАЭС |
| 20 | Импорт товаров из других стран |
| 22 | Вычет НДС с ранее полученного аванса при отгрузке |
| 23 | Командировочные расходы по бланку строгой отчётности |
Неверный код операции — обычная причина расхождений: программа налоговой не находит парную запись у продавца. Полный перечень разобран в материале про коды видов операций по НДС.
Авансы в книге покупок
Аванс даёт право на вычет и покупателю, и продавцу, но в разное время и с разными кодами.
- Покупатель перечислил предоплату. Получил от продавца авансовый счёт-фактуру, зарегистрировал его в книге покупок с кодом 02 и уменьшил НДС.
- Товары отгружены. Покупатель восстанавливает НДС с аванса в книге продаж и заявляет обычный вычет по отгрузочному документу.
- Продавец отгрузил товары. Свой же авансовый счёт-фактуру он регистрирует в книге покупок с кодом 22, а реквизиты отгрузочного документа вносит в новую графу 7а.
Отдельно разобрали этот механизм в материале про аванс в книге покупок: там же примеры записей и частые ошибки.
Ошибки и дополнительный лист
Исправление зависит от того, закрыт квартал или нет.
- Квартал не закончился. Неверную запись аннулируют прямо в книге покупок: повторяют суммы со знаком минус и вносят правильные данные.
- Декларация сдана. Оформляют дополнительный лист книги покупок за нужный период и сдают уточнённую декларацию.
- Получили исправленный счёт-фактуру. Прежнюю запись аннулируют в дополнительном листе, а новую делают в текущем квартале.
- Забыли зарегистрировать документ. Если три года не прошли, проще заявить вычет в текущем квартале, а не подавать уточнёнку.
Показатели дополнительного листа должны соответствовать приложению 1 к разделу 8 уточнённой декларации — налоговая сверяет эти данные автоматически.
Как книга покупок попадает в декларацию
Раздел 8 декларации — это и есть книга покупок, выгруженная построчно: каждая запись превращается в блок строк с реквизитами счёта-фактуры, данными продавца и суммой НДС к вычету.
Дальше данные сверяются автоматически: ваша строка должна совпасть с записью продавца в его книге продаж. Если продавец не отражает счёт-фактуру или сдал нулевую отчётность, инспекция запросит пояснения и может снять вычет. Обратите внимание: бюджет возмещает налог только по подтверждённым сделкам. Как устроена отчётность целиком, показано в материале декларация по НДС.
Хранение и подписание
Книгу покупок ведут в учётной программе, а по итогам квартала распечатывают, нумеруют, прошнуровывают и подписывают у руководителя. Электронный вариант заверяют квалифицированной подписью.
Хранить книгу покупок и дополнительные листы нужно не менее пяти лет с даты последней записи. Бланк можно бесплатно скачать из постановления. Если вносили изменения, срок считают заново — от даты записи в дополнительном листе.
Что запомнить
- Книга покупок собирает входящий НДС и уменьшает налог, начисленный в книге продаж.
- Запись делают, когда есть счёт-фактура, товары приняты к учёту и покупка нужна для облагаемых операций.
- С 1 апреля 2026 года в форме появилась графа 7а для реквизитов отгрузочного счёта-фактуры.
- Вычет по покупке можно заявить в течение трёх лет, по авансам и командировкам — только в своём квартале.
- Ошибки прошлых периодов исправляют дополнительным листом, изменения также идут в уточнённую декларацию.
- Данные книги покупок попадают в раздел 8 декларации и сверяются с книгой продаж поставщика.
Другие материалы о налогах — в разделе Налоги.
Нужно ли вести книгу покупок на УСН?
Если упрощенец выбрал ставку 22 %, книга покупок нужна: он уменьшает НДС на общих основаниях. При ставках 5 и 7 % вычетов нет, поэтому регистр обычно пустой. Заполнить его придётся только при возврате товаров или при вычете налога с полученного аванса.
Что такое графа 7а в книге покупок?
Это новая графа, которая появилась с 1 апреля 2026 года. Её заполняет продавец, когда принимает к вычету НДС с ранее полученной предоплаты: в графу вносят номер и дату отгрузочного счёта-фактуры. У обычных покупок графа остаётся пустой.
Можно ли принять НДС к вычету частями?
По товарам, работам и услугам — да: один счёт-фактуру регистрируют в книге покупок несколько раз, в разных кварталах, пока не пройдут три года. По основным средствам и оборудованию так делать нельзя, НДС принимают к вычету полностью.
Что делать, если поставщик не отразил счёт-фактуру?
Инспекция пришлёт требование о расхождении. Нужно проверить, верно ли вы указали номер, дату и ИНН, и связаться с поставщиком: он должен внести запись в книгу продаж или сдать уточнённую декларацию. Если контрагент этого не сделает, вычет с большой вероятностью снимут.
Как исправить ошибку в книге покупок за прошлый квартал?
Через дополнительный лист: неверную запись повторяют со знаком минус, затем вносят правильную. После этого сдают уточнённую декларацию, где данные листа попадают в приложение 1 к разделу 8.
Сколько хранить книгу покупок?
Не менее пяти лет с даты последней записи. Дополнительные листы хранят столько же, причём срок отсчитывают от даты записи в самом листе, а не от окончания квартала.
Источники
- Налоговый кодекс РФ, ст. 171 и 172 — условия и порядок применения вычетов.
- Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, приложение 4 — форма и правила ведения книги покупок.
- Постановление Правительства РФ от 23.01.2026 № 26 — изменения форм, применяются с 01.04.2026.
- Приказ ФНС России от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136@ — коды видов операций.
- Налоговый кодекс РФ, п. 1.1 ст. 172 — трёхлетний срок заявления вычета.
Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.