Как сменить налоговый режим: сроки и правила

Налоговый режим — не пожизненный выбор: систему налогообложения меняют по мере роста и изменения бизнеса. Но у каждого перехода свои даты и правила, и пропуск даты сдвигает смену на целый год. Разбираем, как и когда законно перейти на другой режим.

Какие налоговые режимы есть и между какими можно переходить

В России действуют общая система налогообложения и специальные налоговые режимы. Общую систему (ОСНО) применяют по умолчанию: если бизнес не заявил ни об одном спецрежиме, он остаётся на ОСНО и платят налог на прибыль или НДФЛ плюс НДС. Специальные системы налогообложения — УСН, АУСН, ЕСХН, патент и налог на профессиональный доход — снимают часть налогов, но требуют соответствия лимитам по доходу, численности и виду деятельности.

Смена налогового режима — это переход с одной системы налогообложения на другую, с другим налогом и другой отчётностью. Переход между большинством режимов возможен, но не в любую дату: для каждой системы налоговый кодекс задаёт свою дату подачи уведомления и свою точку, с которой новый налоговый режим начинает применяться.

Важно понимать разницу между двумя ситуациями. Добровольная смена налогового режима — это ваше решение, которое оформляют уведомлением или заявлением вовремя. Утрата права на спецрежим — автоматический переход на ОСНО, который происходит независимо от желания, как только нарушены условия применения системы налогообложения.

Переход только с нового года: УСН, АУСН и ЕСХН

Три системы налогообложения из шести привязаны к календарному году. Перейти на них действующий бизнес вправе лишь со следующего налогового периода, а уведомить налоговую нужно заранее, до его окончания.

• УСН. Уведомление по форме 26.2-1 подают не позднее 31 декабря. Действующей компании нужно уложиться в лимит дохода за девять месяцев, а также в ограничения по штату и остаточной стоимости основных средств. Пошаговый порядок описан отдельно — переход на УСН, а сами пороги собраны в материале лимиты УСН.
• АУСН. Автоматизированная упрощёнка тоже стартует со следующего налогового периода, уведомление направляют через личный кабинет налогоплательщика или через уполномоченный банк. Условия и ограничения режима разобраны в статье про АУСН.
• ЕСХН. Сельхозналог доступен только тем, у кого доля доходов от сельхозпродукции не ниже установленной доли выручки. Уведомление о переходе на ЕСХН оформляют в том же порядке, что и по упрощёнке, — до конца предыдущего года.

Новый бизнес в это правило не укладывается: только что зарегистрированные ИП и компании вправе выбрать УСН, АУСН или ЕСХН в течение 30 календарных дней с даты постановки на учёт. Тогда спецрежим считается применяемым с самой даты регистрации, и периода работы на ОСНО не возникает.

Добровольный отказ от спецрежима

Уйти с упрощёнки на ОСНО по своему желанию тоже можно лишь с нового года. Для этого до 15 января подают уведомление об отказе от применения УСН по форме 26.2-3. Если эта дата пропущена, отказаться не получится: бизнес продолжает работать на упрощёнке до конца года и повторяет попытку в следующем январе.

Такая же логика у ЕСХН: отказаться от сельхозналога добровольно разрешено со следующего налогового периода, уведомление об отказе направляют до 15 января. Порядок перехода для АУСН мягче — уведомить об отказе можно через личный кабинет, но новый режим всё равно заработает со следующего календарного периода.

Отдельно от других режимов стоят патент и НПД. От патента отказаться в середине срока действия нельзя — можно лишь прекратить деятельность, по которой он получен, и подать заявление о прекращении. Самозанятость снимается в любой день через приложение «Мой налог», после чего физлицо остаётся без спецрежима, а ИП обязан выбрать другую систему налогообложения.

Когда сменить режим можно в середине года

Правило «только со следующего налогового периода» касается добровольного перехода на упрощёнку, АУСН и сельхозналог. Но есть четыре ситуации, когда налоговый режим меняется в любой месяц.

1. Регистрация бизнеса. Новый бизнес выбирает систему налогообложения сразу при регистрации, в какой бы день это ни произошло.
2. Патент. ИП покупает патент на любой период от месяца до года. Заявление подают не позднее чем за 10 рабочих дней до даты начала действия патента, поэтому перейти на ПСН можно практически с любого числа.
3. Самозанятость. Регистрация в приложении «Мой налог» занимает один день, НПД начинает применяться сразу. Действующий ИП обязан в течение месяца отказаться от прежнего спецрежима, иначе слетит уже с НПД.
4. Утрата права на спецрежим. Здесь переход происходит не по вашей воле: бизнес оказывается на ОСНО задним числом, с начала квартала или месяца, в котором нарушены условия.

Ещё один случай — прекращение деятельности, по которой применялся спецрежим. Если бизнес полностью закрыл направление на упрощёнке, он подаёт уведомление по форме 26.2-8 в течение 15 дней. Это не смена режима «на ходу», а именно прекращение вида деятельности, и инспекторы могут запросить пояснения, если бизнес по факту продолжает работать.

Слёт с режима: утрата права на спецрежим

Если доход, численность или стоимость основных средств вышли за лимит, право на упрощёнку теряется принудительно — с начала квартала, в котором нарушено условие. Бизнес переходит на общую систему налогообложения и обязан сообщить об утрате права в налоговую по форме 26.2-2 в течение 15 дней после окончания квартала. Выбора и заявления здесь нет: переход автоматический, а налоги за весь квартал пересчитывают по общей системе налогообложения.

Важно понимать, чем опасен слёт: налоговая смотрит ретроспективно. Налоговая пересчитывает налоги за весь период, а не с даты, когда предприниматель заметил проблему. Поэтому доходы нужно отслеживать нарастающим итогом каждый месяц, а не по итогам года. Конкретные пороги для упрощёнки собраны в статье лимиты УСН, а разбор слабых мест режима — в материале минусы УСН.

Обратной дороги в том же году нет: вернуться на спецрежим после утраты права разрешено не раньше чем через год после того, как право было потеряно. То есть слетевший в середине года бизнес работает на ОСНО минимум до следующего налогового периода.

Какие уведомления и заявления подать

Смена налогового режима оформляется одним документом. Уведомление или заявление носит информирующий характер, разрешения налоговой ждать не нужно, и применять выбранную систему налогообложения можно с даты подачи. Но если документ подан не в той форме или позже установленной даты, инспекция считает, что предприниматель остался на прежней системе налогообложения, — и доначисляет налоги.

Подать документ можно четырьмя способами: лично в инспекции, по почте письмом с описью, через личный кабинет налогоплательщика в электронном виде и через оператора электронного документооборота. Для электронной отправки нужна электронная подпись. Дату подачи важно зафиксировать: при споре именно она доказывает, что бизнес уложился в отведённое время.

Что делать с НДС при смене режима

НДС — самая болезненная часть перехода. При уходе на ОСНО налог появляется с первого дня применения общей системы: на все отгрузки нужно выставлять счета-фактуры, вести книгу продаж и сдавать декларацию по НДС. Если бизнес слетел со спецрежима задним числом, счета-фактуры за прошедшие недели приходится оформлять ретроспективно, а налог чаще всего платить из своих денег — покупателю его уже не предъявишь.

Обратная ситуация мягче: при переходе на спецрежим обязанность по НДС прекращается, но входной налог, который бизнес принял к вычету по остаткам товаров, материалов и основных средств, нужно восстановить и уплатить в последнем квартале работы на ОСНО. По основным средствам налог восстанавливают пропорционально остаточной стоимости. Как устроен налог в целом, разобрано в статье что такое НДС, а особенности упрощёнки — в материале НДС на УСН.

Отдельный случай — авансы. Если предприниматель получил предоплату на ОСНО и заплатил с неё налог, а отгружает уже на спецрежиме, НДС с аванса можно принять к вычету при условии, что налог возвращён покупателю и договор пересмотрен. Без такого возврата вычет не подтверждают.

Переходные доходы, расходы и остатки

На стыке двух систем налогообложения главный риск — задвоить или потерять операцию. Правило простое: доход учитывают один раз и на том режиме, к которому он относится по методу учёта.

• Авансы, полученные до перехода на упрощёнку, включают в доходы первого года на спецрежиме, потому что упрощёнка работает кассовым методом.
• Оплата за товары, отгруженные на ОСНО, но полученная уже на упрощёнке, в доходы не попадает — она учтена по методу начисления.
• Товары и материалы на складе переносят по остаткам: их стоимость попадёт в расходы по мере продажи, если объект налогообложения позволяет учитывать затраты.
• Основные средства и нематериальные активы принимают к учёту по остаточной стоимости на дату перехода, а списывают в расходы по правилам нового режима.
• Незакрытая дебиторка и кредиторка — их нужно разобрать вручную: например, часть сумм на ОСНО уже сформировала налог на прибыль, повторно они не учитываются.

Что относится к затратам на упрощёнке, разобрано в статье расходы при УСН, а сам выбор базы — в материале доходы или доходы минус расходы.

Отчётность и учёт после перехода

Смена режима меняет весь набор отчётности и порядок работы бухгалтерии. За старый налоговый режим сдают закрывающую декларацию, дальше отчётность формируют уже по новым правилам, и пропуск этого шага — частая причина штрафов и блокировки счёта. Важно, что состав отчётности зависит не от даты решения, а от того, какая система налогообложения действовала в каждом периоде.

• При добровольном уходе с упрощёнки декларацию по УСН сдают в обычный срок за последний год применения режима.
• В случае утраты права декларацию подают не позднее 25 числа месяца, следующего за кварталом, в котором право потеряно.
• С переходом на ОСНО добавляются декларация по НДС, декларация по налогу на прибыль у компаний и отчётность по НДФЛ у предпринимателей.
• Смена режима не отменяет зарплатную отчётность: РСВ, персонифицированные сведения и 6-НДФЛ сдают независимо от системы налогообложения.

Например, компания, слетевшая с упрощёнки во втором квартале, сдаёт декларацию по УСН за период до слёта и полный комплект отчётности по ОСНО с этого же квартала. Отчётность нужна и в случае, когда работы не было: нулевая отчётность обязательна на любом режиме.

Меньше всего отчётности на АУСН, больше всего — на общей системе, а ЕСХН по составу ближе к упрощёнке. Меняется и налоговый учёт. На упрощёнке ведут книгу учёта доходов и расходов, на ОСНО — регистры налогового учёта, книги покупок и продаж. Учётную политику нужно переписать на дату перехода: в ней фиксируют метод учёта, порядок списания остатков и рабочий план счетов. Полные перечни форм собраны в статьях отчётность ИП и отчётность ООО, а сроки по упрощёнке — в материале декларация по УСН.

Как совмещать налоговые режимы

Совмещать разрешено не всё. ИП вправе применять патент вместе с упрощёнкой, общей системой или ЕСХН: патент закрывает отдельные виды деятельности — например, розницу или услуги, — остальное остаётся на основном режиме. Компании совмещать патент не могут — ПСН доступна только предпринимателям.

УСН и ОСНО одновременно применять нельзя: это базовые системы налогообложения, и бизнес работает на одной из них. АУСН и НПД не совмещаются ни с чем. При совмещении обязателен раздельный учёт: доходы, расходы, работники и страховые взносы распределяются между режимами, а порядок распределения закрепляют в учётной политике.

Частые ошибки при смене налогового режима

• Пропустили срок подачи уведомления. Опоздание на день переносит переход на целый год — восстановить его нельзя.
• Подали уведомление, но не сохранили подтверждение. При проверке инспекторы могут заявить, что документ не поступал.
• Считали доходы по итогам года, а не нарастающим итогом. Так о слёте узнают постфактум, когда бизнес уже превысил лимит, а налоги пересчитаны.
• Забыли про НДС по остаткам. Невосстановленный входной налог всплывает на камеральной проверке.
• Не сдали закрывающую отчётность по прежнему режиму — это штраф и риск блокировки счёта.
• Взяли патент, не проверив региональный перечень. Например, вид деятельности может быть не включён в перечень именно в вашем регионе.
• Не перенастроили кассу. В чеке указывают систему налогообложения, и старое значение могут счесть нарушением с первого дня работы на новом режиме.

Чек-лист смены режима

• Переход на УСН — уведомление до 31 декабря или сразу при регистрации.
• Добровольный отказ от УСН — до 15 января.
• Важно: смена объекта УСН — только со следующего года.
• Следите за доходом: превысили лимит — сообщите об утрате права на УСН.
• Патент — заявление за 10 рабочих дней до начала.
• Проверьте вид деятельности в региональном перечне патента.
• Посчитайте налог на новой системе до подачи уведомления.
• Проверьте переходные доходы, расходы и налог по остаткам.
• Сверьте состав отчётности за год перехода.

Смежные разборы на портале: пороги упрощёнки собраны в статье лимиты УСН, сравнение объектов — в материале «Доходы» или «Доходы минус расходы», а слабые места режима — в статье минусы УСН.

Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.