Штатное расписание: зачем нужно и как вести
Структура должностей, ставок и окладов. Форма Т-3 по желанию, зачем документ нужен на практике и как вносить изменения.
Коротко
- Штатное расписание — документ со структурой должностей, количеством ставок и окладами.
- Унифицированная форма Т-3 необязательна, но большинство используют её как удобный шаблон.
- Документ помогает обосновать оклады, планировать ФОТ и подтверждать сокращение при увольнениях.
- Изменения оформляются приказом; при сокращении должности — с соблюдением процедуры.
Штатное расписание часто считают формальностью, но оно связывает структуру компании, зарплаты и кадровые решения. Без него сложно обосновать сокращение или доказать систему оплаты. Разбираем, что это за документ, обязателен ли он и как его вести.
Что такое штатное расписание
Штатное расписание — это локальный документ организации, который показывает структуру компании: какие в ней есть отделы и подразделения, какие в них должности, сколько штатных единиц отведено на каждую и какой по ней оклад. Такое описание нужно и руководителю, и бухгалтеру: по нему считают месячный фонд оплаты труда и планируют расходы на персонал.
Закон не называет штатное расписание обязательным документом, но упоминает его: Трудовой кодекс требует указывать должность работника в соответствии со штатным расписанием. Поэтому в большинстве организаций документ составляют и обновляют, когда структура меняется.
Штатное расписание описывает должности и ставки, а не людей. Фамилий работников в нём нет — они появляются в штатной расстановке, рабочем документе кадровой службы.
Что входит в штатное расписание
- перечень структурных подразделений;
- наименования должностей;
- количество штатных единиц (ставок) по каждой должности;
- размер оклада или тарифной ставки;
- надбавки и доплаты;
- месячный фонд оплаты труда.
Из документа видно, сколько людей и на каких условиях работает в компании и во что обходится персонал.
Обязательно ли оно
Прямого требования вести штатное расписание в Трудовом кодексе нет, и формально за его отсутствие не штрафуют напрямую. Но на практике оно почти обязательно, потому что:
- в трудовом договоре указывается должность «в соответствии со штатным расписанием»;
- без него невозможно доказать законность сокращения штата;
- оно обосновывает систему окладов при проверках и спорах;
- его запрашивают инспекция, суд, а иногда банки и контрагенты.
Микропредприятиям тоже стоит его вести. Даже если вы отказались от локальных актов и работаете по типовому трудовому договору, штатное расписание удобно сохранить: оно связывает должности с окладами и защищает при спорах. Отсутствие штатного расписания косвенно всплывает при любой кадровой проверке.
Форма Т-3 и свободная форма
Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата и до 2013 года была обязательной для всех организаций. Сейчас организации применяют её по желанию: закон о бухучёте разрешил каждому работодателю использовать свой бланк. На практике удобнее взять Т-3 за основу — в ней уже есть все нужные графы, к бланку приложены официальные указания по заполнению, и форма привычна проверяющим.
Свою форму тоже можно составить, но документ должен содержать те же данные: подразделение, должность, количество единиц, оклад, надбавки и итог за месяц. Собственный бланк закрепляют в учётной политике или прикладывают к приказу об утверждении штатного расписания.
Графы формы Т-3: что указать в каждой
Унифицированная форма состоит из шапки с реквизитами и таблицы. В шапке указывают наименование организации, номер документа, дату составления, период действия и ссылку на приказ об утверждении. Ниже — что означает каждая графа таблицы и как её заполнить.
| Графа | Что указать |
|---|---|
| Структурное подразделение | Название отдела или службы — например, отдел продаж, склад, снабжение. Если деления на подразделения нет, графу заполняют одной строкой |
| Код подразделения | Внутренний код, если в организации принята такая нумерация. Правило простое: своей системы кодов нет — графу не заполняют |
| Должность, разряд, категория | Наименование должности так, как оно попадёт в трудовой договор. По льготным должностям название берут из профстандарта или квалификационного справочника |
| Количество штатных единиц | Число ставок по этой должности. Допускаются дробные значения: 0,5 или 1,5 единицы |
| Тарифная ставка (оклад) | Фиксированная сумма за месяц. Здесь пишут только оклад, премия по итогам работы сюда не идёт |
| Надбавки (три графы) | Доплаты и надбавки постоянного характера: за стаж, вредность, район, совмещение. Указывают сумму или процент |
| Всего в месяц | Оклад с надбавками, умноженный на количество единиц. Сумма по строкам и есть месячный фонд оплаты труда |
| Примечание | Уточняющая информация: вакансия, неполная ставка, сезонная работа |
Заполнить таблицу нужно так, чтобы данные совпадали с трудовыми договорами: должность, оклад и размер ставки должны быть одинаковыми.
Как составить штатное расписание
- Опишите структуру: какие подразделения есть в компании и какие должности в каждом отделе.
- Проверьте наименования должностей: они должны совпадать с тем, как должность записана у работников в кадровых документах.
- Посчитайте количество штатных единиц по каждой должности, включая неполные ставки.
- Проставьте оклады, надбавки и другие постоянные доплаты, посчитайте сумму по строке и общий фонд оплаты труда.
- Составьте документ на бумаге или в учётной программе и утвердите приказом.
Кто готовит документ, закон не устанавливает. Обычно составить его поручают кадровой службе и бухгалтеру: кадровик отвечает за должности и подразделения, бухгалтер — за оклады и суммы. В небольшой организации это делает руководитель.
Как утвердить приказом
Штатное расписание вступает в силу не само по себе, а после приказа об утверждении. Отдельного бланка для такого приказа нет — работодатель составляет его в свободном виде. В приказе нужно указать:
- дату составления и номер документа;
- дату, с которой штатное расписание вводится в действие;
- количество штатных единиц и месячный фонд оплаты труда;
- подпись руководителя, а при необходимости — главного бухгалтера.
Реквизиты приказа об утверждении переносят в шапку формы — эту информацию проверяющие смотрят первой. Срок действия документа закон не ограничивает: штатное расписание действует в течение года и дольше, пока его не заменит новая редакция. Переутверждать его с начала года не обязательно, хотя многие организации так и делают.
Как вносить изменения
Правило здесь одно: любое изменение — новая должность, изменение оклада, сокращение ставки — оформляется приказом. Возможны два пути: издать приказ о внесении изменений в действующее расписание или утвердить новую редакцию целиком. В приказе указывают, что именно меняется и с какой даты: если, например, в середине года в компании появился отдел, должности которого вписывают отдельной строкой.
Сокращение должности — это процедура, а не просто правка. Убрать ставку из штатного расписания мало: если на ней работает сотрудник, нужно соблюсти процедуру сокращения — уведомить за два месяца, предложить другие вакансии, выплатить выходное пособие. Иначе увольнение оспорят.
Неполные ставки и вакантные должности
Штатная единица не обязана быть целой. Если работа не требует полного дня, в графе количества указывают 0,5 или 0,25 единицы — например, юрист на четверть ставки. Правило одно: доля ставки должна совпадать с условиями, на которых работник принят на работу, иначе данные документов разойдутся.
Вакантная должность в штатном расписании остаётся: единица есть, а работника на ней нет. Это удобно — при сокращении работодатель должен предлагать сотрудникам свободные должности, а информацию о них берут из штатного расписания. А держать единицы «про запас», которые компания занимать не планирует, смысла нет.
Сколько хранить штатное расписание
Штатное расписание относится к документам постоянного хранения: организация хранит все редакции, а не только новую, действующую. По штатным расписаниям прошлых лет и приказам за эти годы подтверждают условия работы и стаж. Приказы об утверждении и о внесении изменений хранят вместе с ними — обычно этим занимается кадровая служба, а в маленькой компании тот, кому такая работа поручена.
Смежные документы. Штатное расписание не заменяет остальные кадровые документы: обязанности по должности описывает должностная инструкция, порядок начисления зарплаты — положение об оплате труда, а полный перечень того, что должно быть у работодателя, собран в разборе кадровых документов.
Отдельная тема — сокращение. Исключить единицу из расписания можно только вместе с процедурой увольнения работников, которые её занимают: порядок уведомления, предложение вакансий и выплаты разобраны в материале о сокращении штата.
Чек-лист по штатному расписанию
- Составьте перечень подразделений, должностей и ставок.
- Укажите оклады, надбавки и общий фонд оплаты труда.
- Возьмите за основу форму Т-3 или свою с теми же графами.
- Утвердите расписание приказом руководителя.
- Изменения вносите приказом — правкой или новой редакцией.
- При сокращении ставки соблюдайте полную процедуру.
Обязательно ли штатное расписание?
Прямого требования в Трудовом кодексе нет, отдельного штрафа за отсутствие тоже. Но на практике документ почти обязателен: на него ссылается трудовой договор, он нужен для обоснования окладов и законности сокращений.
Нужно ли использовать форму Т-3?
Нет, унифицированная форма Т-3 необязательна — можно разработать свою. Но её удобно взять за основу: в ней есть все необходимые графы, и она привычна проверяющим.
Где взять бланк и указания по заполнению?
Бланк Т-3 и указания по заполнению публикуют справочно-правовые системы и бухгалтерские сервисы. Если разрабатываете свой шаблон, достаточно указать в нём те же графы: подразделение, должность, штатные единицы, оклад, надбавки и итог за месяц.
Как изменить оклад в штатном расписании?
Издать приказ о внесении изменений или ввести новую редакцию расписания. При этом изменение оклада конкретного работника оформляется ещё и дополнительным соглашением с ним.
Можно ли просто убрать должность из расписания?
Если должность вакантна — да, приказом. Если на ней работает сотрудник, требуется процедура сокращения: уведомление за два месяца, предложение вакансий и выходное пособие.
Что почитать дальше: трудовой договор или ГПХ — как оформить исполнителя, если постоянная штатная единица не нужна; расчётный листок — что работник должен видеть о своей зарплате; испытательный срок — какие условия можно закрепить при приёме на должность.
Источники
- Трудовой кодекс РФ, статья 57 — указание должности в соответствии со штатным расписанием.
- Трудовой кодекс РФ, статьи 74 и 180 — изменение условий и процедура сокращения.
- Постановление Госкомстата России об унифицированной форме Т-3 (применяется по желанию).
Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.