Обязательные кадровые документы для работодателя
Минимум для любого бизнеса: договоры, ПВТР, защита персональных данных, график отпусков, табель. И послабления для микропредприятий.
Коротко
- Обязательный минимум кадровых документов есть у любого работодателя — даже у ИП с одним сотрудником.
- Базовый набор: трудовые договоры, приказы, правила внутреннего распорядка, положение о защите персональных данных, график отпусков, табель.
- За отсутствие обязательных документов — штрафы трудовой инспекции при первой же проверке.
- Микропредприятия вправе часть локальных актов заменить типовым трудовым договором.
Кадровые документы — то, что проверяют в первую очередь при визите трудовой инспекции. Их отсутствие карается штрафами, даже если по существу нарушений нет. Разбираем обязательный минимум для малого бизнеса и послабления для микропредприятий.
Обязательный минимум
Эти документы должны быть у каждого работодателя с сотрудниками:
- Трудовые договоры со всеми работниками (по одному экземпляру у каждой стороны).
- Штатное расписание — структура должностей и окладов.
- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — режим работы, дисциплина, порядок приёма и увольнения.
- Положение об оплате труда и премировании (может входить в ПВТР).
- Положение о защите персональных данных и согласия работников на их обработку.
- График отпусков.
- Табель учёта рабочего времени.
- Приказы по личному составу и личные карточки работников.
- Документы по охране труда — инструкции, журналы инструктажей.
Персональные данные — отдельная зона риска. Работодатель обрабатывает паспортные данные, СНИЛС, сведения о зарплате — это персональные данные. Нужны положение об их защите, согласия работников и уведомление Роскомнадзора о том, что вы оператор ПДн. За нарушения здесь отдельные и растущие штрафы.
Документы по охране труда
Даже небольшой офис обязан оформить охрану труда: провести вводный инструктаж, вести журналы, при необходимости — спецоценку условий труда (СОУТ). Для микробизнеса требования упрощены, но не отменены.
Послабления для микропредприятий
Микропредприятия (до 15 работников и ограниченный доход) вправе отказаться от части локальных нормативных актов — ПВТР, положения об оплате труда и других. Взамен все необходимые условия включаются в типовой трудовой договор по утверждённой Правительством форме. Это заметно упрощает кадровый учёт для самых маленьких работодателей.
Отказ от локальных актов оформляется решением работодателя. При этом обязательные документы, не относящиеся к ЛНА (трудовые договоры, приказы, табель, документы по ПДн), остаются.
Сколько хранить
Кадровые документы хранятся долго: трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 лет (для документов после 2003 года), табели и графики отпусков — меньше. Уничтожать их по окончании работы сотрудника нельзя.
Чек-лист кадровых документов
- Заключены трудовые договоры со всеми работниками.
- Есть штатное расписание и график отпусков.
- Оформлены ПВТР и положение об оплате труда (или типовой договор у микро).
- Есть положение о защите ПДн, согласия и уведомление Роскомнадзора.
- Ведётся табель учёта рабочего времени.
- Оформлена охрана труда: инструктажи, журналы, при необходимости СОУТ.
- Документы хранятся установленные сроки.
Какие кадровые документы обязательны для ИП с сотрудниками?
Тот же минимум, что и для организаций: трудовые договоры, штатное расписание, ПВТР, положение о защите персональных данных, график отпусков, табель, приказы и документы по охране труда. Статус ИП от кадрового учёта не освобождает.
Можно ли обойтись без локальных актов?
Только микропредприятиям: они вправе отказаться от ряда ЛНА (ПВТР, положения об оплате), включив условия в типовой трудовой договор по форме Правительства. Обязательные документы, не являющиеся ЛНА, всё равно нужны.
Нужно ли уведомлять Роскомнадзор?
Да. Работодатель обрабатывает персональные данные работников, поэтому обязан подать уведомление об обработке ПДн, оформить положение о защите данных и получить согласия. За нарушения предусмотрены отдельные штрафы.
Сколько хранить кадровые документы?
Трудовые договоры и приказы по личному составу, оформленные после 2003 года, хранят 50 лет. Табели, графики отпусков и часть учётных документов — меньшие сроки. Досрочно уничтожать их нельзя.
Готовые бланки трудового договора, приказа о приёме на работу заполняются прямо в браузере и печатаются в PDF — данные никуда не отправляются. Остальные формы — в разделе шаблоны документов.
Источники
- Трудовой кодекс РФ, статьи 22, 189, 309.2 — обязанности работодателя, локальные акты, регулирование труда у микропредприятий.
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
- Перечень типовых управленческих архивных документов со сроками хранения.
Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.