Сроки сдачи 6-НДФЛ в 2026 году - календарь дат и переносы

Отчитываться по налогу на доходы физлиц обязаны все налоговые агенты — компании и предприниматели, которые платят физическим лицам по трудовым договорам и договорам об оказании услуг. Разберём, когда сдают 6-НДФЛ за каждый период, как переносят крайний день, чем отсчёт срока подачи отличается от срока уплаты налога и что будет за опоздание. Как заполняется сам бланк — в инструкции как заполнить 6-НДФЛ, а состав формы разобран в статье 6-НДФЛ.

Календарь сдачи 6-НДФЛ на год

Форму заполняют нарастающим итогом, поэтому каждый следующий отчёт включает данные предыдущих периодов года. Сдать 6-НДФЛ нужно четыре раза, и все крайние даты привязаны к 25-му числу.

Такой порядок действует с 2023 года: раньше годовой отчёт сдавали до 1 марта, поэтому старые памятки в интернете указывают неверные даты.

Как отсчитывают крайний день и когда его переносят

Отсчёт ведут от окончания отчётного периода: форму сдают до 25-го числа месяца, следующего за кварталом, полугодием или девятью месяцами. Если 25-е приходится на субботу, воскресенье или нерабочий праздничный день, крайняя дата переносится на ближайший рабочий день — это общее правило статьи 6.1 НК.

• Перенос работает только вперёд: сдать раньше срока можно, позже — уже просрочка.
• Праздничные переносы утверждают на год вперёд производственным календарём.
• Отчёт считается сданным в день отправки, а не в день, когда его принял налоговый орган.
• При отправке почтой датой сдачи считается день штемпеля на описи вложения.
• Квитанция о приёме приходит в течение шести рабочих дней; без неё налоговый расчёт формально не представлен.

Сдать 6-НДФЛ заранее можно после окончания периода, но не раньше: за незакрытый квартал данные считаются недостоверными.

Сроки сдачи и сроки уплаты — не одно и то же

Отчитываться нужно четыре раза в год, а перечислять НДФЛ — дважды в месяц. Графики живут отдельно, и путаница между ними — частая причина требований.

В разделе 1 суммы НДФЛ разложены по этим срокам — шесть строк на квартал. Инспекция сверяет их с уведомлениями и платежами, поэтому нарушение графика видно прямо из отчёта.

В каких строках виден срок

Срок уплаты в форме — не текст, а строка с суммой налога за конкретные дни.

• Строка 020 — сумма НДФЛ к перечислению за три месяца; её сверяют с уведомлениями, которые организации подают к 25-му числу.
• Строки 021 и 022 — суммы налога по двум срокам первого месяца квартала.
• Строки 023 и 024 — суммы по второму месяцу, строки 025 и 026 — по третьему.
• Строка 030 — общая сумма налога, возвращённая физлицам, с разбивкой по строкам 031–036.
• Строка 160 раздела 2 — весь удержанный налог с начала года; такие суммы должны сходиться с разделом 1 за все кварталы.
• Строка 170 — НДФЛ, который удержать не удалось: срок уплаты сдвигается на следующий год, и платит его сам человек.

Такие строки заполняют в каждом отчёте, а по каждой ставке налога — на своей странице раздела. Если сумма в строке 020 не сходится с уведомлениями, инспекция пришлёт требование, даже когда 6-НДФЛ сдан день в день. Правила заполнения строк утверждены приказом ФНС: новые редакции применяют с начала года, а номер приказа указывают в подвале бланка.

Тем, кто сдаёт отчётность в электронном виде, суммы подставляет бухгалтерская программа. Но сверить их с доходами сотрудников — задача бухгалтера: программа берёт заведённые данные и ошибку в дате выплаты не увидит.

Кто обязан отчитываться в эти даты

Сроки одинаковы для всех налоговых агентов, но состав отчитывающихся шире, чем кажется. Агентом становится любой, кто выплатил доходы физлицам и удержал НДФЛ.

• Организации с сотрудниками в штате и российские представительства иностранных компаний.
• Предприниматели с работниками — на общей системе, УСН или патенте; за себя 6-НДФЛ не сдают.
• Нотариусы и адвокаты, которые учредили кабинет и нанимают помощников.
• Заказчики по договорам подряда, когда исполнитель — обычное физлицо, а не самозанятый.
• Обособленные подразделения — по месту своего налогового учёта и со своим ОКТМО.
• Компании, которые платят дивиденды, даже если других доходов в году не было.

Формат влияет на подготовку: если доходы получили больше 10 человек, сдать налоговый расчёт можно только в электронном виде, и на выпуск подписи стоит заложить время.

Что попадает в расчёт за период

Чтобы сдать 6-НДФЛ вовремя, к крайней дате закрывают начисления и сводят суммы налога по всем выплатам, а не только по заработной плате.

Суммы раздела 2 считают по каждой ставке отдельно, а фиксированные авансовые платежи иностранных сотрудников на патенте уменьшают исчисленный НДФЛ. Если доход превышает порог прогрессивной шкалы, его показывают на отдельной странице со своим КБК. Подарки, материальная помощь и выплаты при рождении ребёнка попадают в расчёт только сверх установленных лимитов, а государственные пособия, кроме больничного, в него не включают.

Годовой расчёт и справки о доходах

Годовой отчёт отличается двумя вещами: в нём закрывается весь год и появляется приложение — справки о доходах на каждого человека, включая уволенных сотрудников и тех, которые получили разовые вознаграждения.

• Крайняя дата — 25 февраля года, который идёт за отчётным: это единственный отчёт со справками.
• Число справок должно совпадать с количеством получателей дохода в строке 110 раздела 2.
• По каждому ОКТМО нужна своя справка, если сотрудник работал в разных подразделениях.
• В справку включают все доходы: заработная плата, премии, отпускные, больничные, дивиденды, подарки и материальная помощь сверх необлагаемого лимита.
• Доходы высококвалифицированных иностранных специалистов и нерезидентов показывают по своим ставкам налога, а стандартные и имущественные вычеты указывают по кодам.

Если удержать НДФЛ с полученного дохода не удалось — например, при выплате в натуральном виде, — об этом сообщают в том же годовом отчёте за год. Человек тогда платит налог сам по уведомлению, которое присылает налоговый орган.

Код периода: как показать, за какой срок отчитываетесь

Период, за который сдан 6-НДФЛ, налоговая определяет по коду на титульном листе, а не по дате отправки. Ошибка здесь равна несданной отчётности: документ уходит не в тот квартал года, и по нужному периоду числится просрочка.

• Код периода: 21 — первый квартал, 31 — полугодие, 33 — девять месяцев, 34 — год.
• Номер корректировки «0–» означает первичный расчёт, который сдают за период впервые, «1–» и далее — уточнённые.
• Код места представления показывает, кто отчитывается: 214 — организации, 120 — предприниматели по месту жительства, 220 — обособленные подразделения, 215 — правопреемник.
• Коды доходов и вычетов указывают только в справках годового отчёта, их номера берут из приложения к приказу.
• Форма и порядок заполнения утверждены приказом ФНС: новые редакции применяют с начала года, а актуальный бланк можно скачать на сайте службы бесплатно.

Если период указан неверно, исправляют это двумя действиями: сдают 6-НДФЛ с правильным кодом и подают уточнённый расчёт с нулевыми показателями по ошибочному. В бухгалтерской программе коды заполнения подставляются сами, но налоговый агент должен проверить их перед отправкой.

Особые ситуации: когда график сдвигается

• Новая компания. Первый отчёт сдают за период, в котором прошла первая выплата физлицам.
• Ликвидация. Отчёт подают до записи в реестре, за период с начала года до дня закрытия.
• Реорганизация. Правопреемник сдаёт 6-НДФЛ за присоединённую компанию в обычные даты, указывая её ИНН.
• Обособленные подразделения. Даты те же, но отчётов несколько — по числу ОКТМО, если подразделения в разных муниципалитетах.
• Прекращение деятельности предпринимателя. Форму сдают за отработанную часть года, срок общий — до 25-го числа.
• Уточнённый отчёт. Своего срока нет, но подать корректировку выгодно до того, как ошибку найдёт инспекция: это снимает штраф.

Нулевой 6-НДФЛ не сдают вовсе. Если выплат физлицам за весь год не было, достаточно направить в свой налоговый орган письмо в свободном виде — иначе инспекция будет ждать отчёт и может заблокировать счёт по формальному основанию.

Что будет за нарушение срока

Ответственность наступает автоматически: агент не получает никаких предупреждений, санкцию начисляют сразу после крайней даты сдачи.

1. Штраф за просрочку. 1 000 рублей за каждый полный и неполный месяц задержки, считая от крайней даты.
2. Блокировка счёта. Возможна, если 6-НДФЛ не сдан в течение 20 рабочих дней после крайнего срока. Операции разблокируют на следующий день после сдачи.
3. Ответственность руководителя. От 300 до 500 рублей по КоАП, и такие санкции идут отдельно от штрафа компании.
4. Недостоверные сведения. 500 рублей за каждый документ с ошибкой, которую инспекция нашла раньше вас.
5. Нарушение формата. 200 рублей за сдачу на бумаге, когда выплаты получили больше 10 человек.

Штраф не зависит от того, уплачен ли НДФЛ: даже если налог перечислен вовремя, за несданную форму начислят 1 000 рублей за месяц.

Памятка: как не пропустить дату

Короткий список, который закрывает почти все причины опоздания с отчётностью.

• Поставьте в календаре четыре напоминания — за неделю до 25 апреля, 25 июля, 25 октября и 25 февраля.
• Проверьте перенос на выходной по календарю: даты сдвигаются каждый год по-разному.
• Закрывайте начисления за третий месяц периода до 20-го числа: останется время рассчитать налог заново и исправить ошибки.
• Сверьте суммы налога и вычетов с уведомлениями до отправки: расхождение в строках придётся пояснять письменно.
• Отправляйте отчётность за день до крайней даты — сбой у оператора не считается уважительной причиной, и штрафы за это не отменяют.
• Дождитесь квитанции о приёме: это единственное подтверждение, что 6-НДФЛ сдан.
• Если сотрудников больше 10 и сдавать нужно в электронном виде, заранее проверьте подпись: просроченный сертификат в последний день равен несданному отчёту.

Отдельно стоит держать в голове, что 6-НДФЛ — не единственная отчётность с этой датой. К 25-му числу привязаны и расчёт по страховым взносам, и декларации по большинству налогов, включая налог на прибыль. Узнать точный состав форм для своего режима налогообложения проще всего в календаре бухгалтера на текущий год — пользы от него больше, чем от отдельных памяток.

Именно на этих датах держится работа бухгалтерии в отчётный месяц: сначала закрывают оплату труда и больничные, затем рассчитывают налог по каждому сотруднику и только потом заполняют документ. Если вашей компании закон разрешает бумажный формат, заложите время на почту. В некоторых организациях отчётность готовит сторонний бухгалтер по договору — в соответствии с доверенностью он же её и подписывает, но отвечает за просрочку сама компания, а не автор расчёта.

Есть и обратная ловушка: уплаченный вовремя налог не отменяет санкцию за опоздание. Деньги в бюджет государства поступили, а отчётность — нет, и налоговый агент всё равно должен заплатить штраф, которого можно было избежать. Поэтому бухгалтеры учитывают срок сдачи наравне со сроком уплаты и отражают обе даты в одном календаре: те, кто уплачивает НДФЛ дважды в месяц, применяют этот приём по всем налогам сразу. Разбор по теме — в статье о том, как заполнить расчёт.

Как считается сам налог с выплат — в статье НДФЛ с зарплаты, посчитать зарплату и взносы можно в калькуляторе. Другие материалы — в разделе Персонал.

Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.