Как заполнить 6-НДФЛ - построчная инструкция с примером

Заполнить 6-НДФЛ несложно, если идти по порядку и понимать, откуда берётся каждое число. Главный принцип: вторая часть отвечает на вопрос «сколько всего начислено и удержано с начала года», первая — «какие суммы и в какие дни уходят в бюджет за последний квартал». Разберём построчно: какие данные подготовить, что ставим в каждое поле титульного листа, как заполняется каждая строка обоих разделов, как отразить доходы работников на примере, и какие контрольные соотношения проверить перед отправкой. Что это за отчёт и кто его сдаёт — в статье 6-НДФЛ.

Что подготовить до заполнения

Расчёт по НДФЛ собирают из данных бухгалтерского учёта, поэтому половина работы — собрать цифры, а не вписать их в поля. Вручную это делают только при небольшом штате, в остальных случаях показатели подтягивает бухгалтерский сервис.

• Свод начислений по всем физлицам за отчётный период года: зарплата, премии, отпускные, больничные, выплаты по договорам подряда.
• Реестр предоставленных вычетов — стандартные на детей, имущественные и социальные по уведомлениям из ИФНС.
• Даты фактического удержания НДФЛ: именно они определяют, в какую строку раздела 1 попадёт сумма.
• Реквизиты налогового агента: ИНН, КПП, ОКТМО по месту уплаты налога, код налогового органа.
• Число получателей дохода — сколько человек получали выплаты с начала года, включая тех, кто уволился.
• Данные по иностранным сотрудникам на патенте: уплаченные ими фиксированные авансовые платежи уменьшают НДФЛ.

Титульный лист: поле за полем

Титульный лист расчёта по НДФЛ короткий, но именно на нём чаще всего ошибаются. Все значения здесь — коды, и любой неверный код меняет смысл отчёта.

• ИНН и КПП. Организация ставит КПП того подразделения, за которое сдаёт расчёт; предприниматель поле КПП не заполняет вовсе.
• Номер корректировки. В первичном отчёте «0–», в уточнённом — «1–», «2–» по порядку подачи.
• Код периода. 21 — первый квартал, 31 — полугодие, 33 — девять месяцев, 34 — год.
• Отчётный год. Четыре цифры года, за который сдаётся форма, а не года отправки отчётности.
• Код налогового органа. Четыре цифры налоговой инспекции по месту учёта агента или по месту нахождения подразделения.
• Код места представления. 214 — российская организация, 220 — обособленное подразделение, 120 — предприниматель по месту жительства, 215 — правопреемник.
• Наименование. Полное название по уставу или фамилия, имя и отчество предпринимателя по паспорту, без сокращений.
• ОКТМО. Код территории, куда уходит налог в бюджет государства. У головной организации и подразделения он разный.
• Подпись. Код 1 — сам налоговый агент сдаёт отчётность, код 2 — представитель по доверенности, её реквизиты указывают ниже.

Если крайний день сдачи выпадает на выходной, его переносят на ближайший рабочий. Подробный календарь с переносами — в материале сроки сдачи 6-НДФЛ.

Раздел 1: налог по срокам перечисления

Раздел 1 показывает НДФЛ, удержанный за последние три месяца отчётного периода года. Нарастающего итога здесь нет — только текущий квартал. Заполняют его отдельно по каждому КБК: одна страница для основной ставки, вторая для дивидендов, третья для доходов свыше порога прогрессивной шкалы.

• Строка 010 — КБК, по которому перечисляется НДФЛ с этих выплат.
• Строка 020 — общая сумма НДФЛ к перечислению за последние три месяца. Это контрольная величина: она равна сумме строк по конкретным срокам.
• Строки 021–026 — суммы налога по срокам уплаты внутри квартала, по два срока на месяц.
• Строка 030 — НДФЛ, возвращённый физлицам за последние три месяца.
• Строки 031–036 — тот же возврат с разбивкой по датам.

Логика сроков с 2023 года единая: НДФЛ, удержанный с 1-го по 22-е число месяца, перечисляют до 28-го числа этого же месяца, а удержанный с 23-го по последний день — до 5-го числа следующего. Отсюда и шесть строк на квартал. Именно эти строки налоговая инспекция сверяет с уведомлениями об исчисленных суммах, поэтому расхождение здесь автоматически превращается в требование пояснить показатели.

Раздел 2: обобщённые показатели с начала года

Здесь всё считается нарастающим итогом с 1 января, и заполняют его отдельно на каждую ставку: 13 %, 15 % и выше по прогрессивной шкале, 30 % для нерезидентов, 15 % для дивидендов нерезидентам. Порядок цифр строгий, каждая строка вытекает из предыдущей.

• Строка 100 — ставка налога в процентах, по которой считают НДФЛ, строка 105 — КБК.
• Строка 110 — число физлиц, получивших доход с начала года, включая уволенных сотрудников.
• Строка 120 — сумма дохода за год, начисленная всем получателям.
• Строки 121 и 131 — доходы и база по высококвалифицированным специалистам, если такие работники есть.
• Строка 130 — предоставленные вычеты: стандартные, имущественные, социальные, профессиональные.
• Строка 140 — начисленный НДФЛ: база умножается на ставку.
• Строка 150 — фиксированные авансовые платежи иностранцев на патенте, они уменьшают начисленный НДФЛ.
• Строка 160 — удержанный НДФЛ, строки 161–166 — его разбивка по срокам уплаты.
• Строка 170 — НДФЛ, который удержать невозможно, например при доходе в натуральной форме.
• Строка 180 — излишне удержанный НДФЛ, строка 190 — налог, возвращённый работнику.

Эти показатели должны сходиться со справками о доходах в годовом расчёте и быть сопоставимы с расчётом по страховым взносам. Базы там разные, но состав начислений похож, и налоговая сравнивает эти показатели автоматически.

Пример заполнения за квартал

Компания с тремя сотрудниками за первый квартал начислила 900 000 рублей, предоставила стандартные вычеты на 8 400 рублей, ставка 13 %. Заполнение по строкам выглядит так.

Проверка простая: НДФЛ равен (900 000 − 8 400) × 13 % = 115 908 рублей. Расхождение в один рубль допустимо из-за округления по каждому получателю. Сумма строк 021–026 должна совпасть со строкой 020, а строка 160 — с общей суммой раздела 1 по тому же КБК.

Зарплата за март, выплаченная в апреле, попадает в раздел 1 второго квартала, хотя доход относится к первому. Это не нарушение, а следствие того, что первый раздел работает по датам удержания НДФЛ. Во втором разделе такая выплата тоже отражается во втором квартале: с 2023 года дата получения дохода в виде оплаты труда совпадает с днём выплаты, а НДФЛ удерживают в тот же день.

Приложение № 1: справки о доходах

Справки заполняются только в годовом расчёте — по одной на каждого человека, включая уволенных сотрудников и получателей разовых выплат по договорам подряда.

• Начальный лист справки — паспортные данные, ИНН и статус налогоплательщика.
• Второй — общие суммы дохода и НДФЛ по каждой ставке.
• Третий — вычеты по кодам с реквизитами уведомлений из налоговой инспекции.
• Четвёртый — доход, с которого удержать НДФЛ не удалось, и сумма неудержанного налога.
• Приложение к справке — помесячная расшифровка выплат по кодам дохода, которые утверждены ФНС: 2000 — оплата труда, 2012 — отпускные, 2300 — больничные, 1010 — дивиденды.

Число справок должно совпадать со строкой 110 годовой отчётности. Если сотрудник за год трудился в двух подразделениях, справок будет две — по одной на каждый ОКТМО.

Особые случаи заполнения

• Нулевой расчёт. Такой формы нет: сдать её не получится. Если выплат за год не было вовсе, лучше направить в свою ИФНС письмо в свободном виде — иначе налоговая будет ждать отчёт и заблокирует счёт.
• Обособленные подразделения. Отдельный расчёт по месту нахождения каждого, с отдельным КПП и ОКТМО. Несколько подразделений в одном муниципалитете можно закрыть через ответственное.
• Смена адреса. Сдать нужно два расчёта — по старому и новому ОКТМО, каждый за свой период.
• Увольнение в середине года. Доходы уволенного сотрудника остаются в расчёте нарастающим итогом до декабря, справку на него включают в годовую отчётность.
• Перерасчёт отпускных. Изменения отражают в периоде перерасчёта, уточнёнку за прошлый квартал подавать не нужно.
• Сотрудник на патенте. Чтобы поставить сумму в строку 150, нужно уведомление из налоговой о праве уменьшить НДФЛ.
• Помощь при рождении ребёнка. Сумму до 50 000 рублей на каждого ребёнка в расчёт не берут, сверх лимита — показывают как обычный доход.
• Пособия от государства. Их в форму не переносят вовсе, кроме больничного: он облагается НДФЛ и попадает в расчёт полностью.

Как сдать заполненный расчёт

Заполнить форму — половина дела: её ещё нужно сдать вовремя и в верном формате. Способ сдачи зависит от того, сколько физлиц получали доходы с начала года.

• До 10 человек включительно — расчёт можно сдать на бумаге, лично или почтой. Если получателей больше, 6-НДФЛ сдают только электронно, по телекоммуникационным каналам.
• Сдавать отчётность обязаны все налоговые агенты, включая компании на УСН: спецрежим освобождает от налога на прибыль, но не от обязательств агента по НДФЛ.
• Крайние даты — 25 апреля, 25 июля и 25 октября; годовой документ сдают позднее, до 25 февраля, вместе со справками о доходах.
• Документ подписывает руководитель компании или представитель по доверенности — её реквизиты указывают на титульном листе.
• Проверьте, что в вашей программе стоит действующий бланк: форму утверждают приказом ФНС, и изменения вносят почти каждый год.
• После отправки дождитесь квитанции о приёме. Без неё расчёт считается несданным, а через 20 рабочих дней налоговая вправе заблокировать счёт.

Инструкция по заполнению приложена к тому же приказу ФНС, что и сама форма: в ней расписан порядок для каждой строки и набор ставок. Полугодие, девять месяцев и год отличаются только кодом периода — сама логика заполнить расчёт не меняется.

Контрольные соотношения перед отправкой

Плотный чек-лист, который снимает большую часть требований. Пройти его быстрее, чем потом писать пояснения.

• Строка 140 равна (строка 120 − строка 130) × ставку из строки 100 — с точностью до рубля на человека.
• Строка 020 равна сумме строк 021–026 по тому же КБК на этой странице.
• Строка 160 сходится с суммой удержаний из раздела 1 за все кварталы года.
• Число в строке 110 не меньше количества справок в приложении и не меньше значения за прошлый период.
• Начисления сопоставимы с расчётом по страховым взносам за тот же период года.
• ОКТМО и КПП соответствуют подразделению, за которое сдаётся форма.
• Формат верный: если доходы получали больше 10 человек, бумажный расчёт не примут.

Полный список соотношений ФНС публикует письмом, и бухгалтерские программы, которые сдают отчётность электронно, проверяют расчёт по нему автоматически. Если сервис показывает несоответствие, отправлять отчёт не стоит: правильно исправить сейчас, чем отвечать на требование через месяц.

Частые ошибки

1. Первая часть заполнена нарастающим итогом. Там только последние три месяца, а нарастающий итог — во второй.
2. Все ставки собраны на одной странице. На каждую ставку и каждый КБК нужны отдельные страницы.
3. Неверный код периода. Отчёт уходит не в тот квартал года и считается непредставленным.
4. Забыли уволенных сотрудников. Они остаются в строке 110 до конца года и получают справку в годовом расчёте.
5. В расчёт включили выплаты предпринимателям и самозанятым. Они платят НДФЛ сами и сдают отчётность за себя, в расчёт их не включают.
6. Материальная помощь показана полностью. В расчёт попадает только сумма сверх необлагаемого лимита.

Ответственность за ошибки несёт компания, а также её руководитель: 500 рублей за документ с недостоверными сведениями и 1 000 рублей за полный или неполный месяц просрочки отчётности. Если ошибку нашли сами и подали корректировку раньше инспекции, штрафа не будет.

Как считается сам налог с выплат работникам — в статье НДФЛ с зарплаты, посчитать зарплату и страховые взносы можно в калькуляторе. Другие материалы по теме — в разделе Персонал.

Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.