6-НДФЛ в 2026 году - кто сдаёт, состав расчёта и сроки

Форма 6-НДФЛ — главная отчетность по налогу на доходы физлиц для работодателя. В ней видно, сколько начислено сотрудникам, какой налог удержанный и когда он перечислен в бюджет. Разберем, кто и в какие сроки обязан сдать расчет, из чего состоит форма, чем раздел 1 отличается от раздела 2, какие строки заполняют в каждом из них и какая ответственность грозит за ошибки.

Кто обязан сдавать 6-НДФЛ

Сдать 6-НДФЛ должен каждый, кто признаётся налоговым агентом, — тот, кто выплачивает доходы физлицам и удерживает с них НДФЛ. Статус агента возникает автоматически, оформлять его не нужно.

• Организации с сотрудниками в штате, включая обособленные подразделения.
• Предприниматели с работниками, которые платят зарплату, — на общей системе, УСН или патенте.
• Заказчики по гражданско-правовым договорам с физлицами: подряд, услуги, авторские вознаграждения.
• Компании, которые платят дивиденды своим учредителям.
• Арендаторы имущества у физлиц, если арендодатель не самозанятый и не предприниматель.

Не сдают 6-НДФЛ те, кто в течение года вообще не начислял доходы людям. Нулевой отчет формой не предусмотрен, но налоговая может ждать его по инерции — поэтому безопаснее подать в свой налоговый орган письмо в свободном виде о том, что выплат не было. Иначе есть риск получить приостановление операций по счетам.

Сроки сдачи и формат

Сдать 6-НДФЛ нужно четыре раза в год, и заполняют форму нарастающим итогом. Крайний день — 25-е число месяца, который идёт за отчётным периодом; если он выпадает на выходной, срок переносится на ближайший рабочий день.

Формат зависит от численности: если доходы за период получали 10 человек и меньше, 6-НДФЛ можно сдать на бумаге, при большем числе — только в электронном виде. Обособленные подразделения отчитываются по своему месту учёта, и в каждом отчете указывают собственный ОКТМО.

Из чего состоит форма

Структура одинакова для всех налоговых агентов и не зависит от системы налогообложения. Организации и предприниматели заполняют одни и те же листы.

• Титульный лист. Реквизиты агента, коды периода и места представления, номер корректировки, ОКТМО и код налогового органа.
• Раздел 1. Суммы налога к перечислению по срокам уплаты внутри отчётного квартала и удержанный налог по каждому сроку.
• Раздел 2. Обобщённые показатели с начала года: доходы, вычеты, исчисленный и удержанный налог, число физлиц.
• Справки о доходах. Приложение к годовому отчету — по одной на каждого человека, включая уволенных сотрудников.

Раздел 2 заполнять нужно по каждой ставке НДФЛ: 13 %, 15 % и выше по прогрессивной шкале, а также 30 % для нерезидентов и 15 % для дивидендов. Для высококвалифицированных специалистов предусмотрены отдельные строки внутри того же раздела.

Какие выплаты показывают в расчёте

В 6-НДФЛ включают все доходы, источником которых стала компания, — не только заработную плату.

Своя история — доходы в натуральной форме и материальная выгода. Их тоже показывают, но НДФЛ с них удерживают из ближайших денежных сумм, и удержание не должно превышать половину суммы к выдаче.

Раздел 1: налог по срокам

В разделе 1 показывают, сколько НДФЛ подлежит перечислению по каждому сроку уплаты. С 2023 года действует единый порядок, который не зависит от вида дохода: НДФЛ, удержанный с 1-го по 22-е число месяца, перечисляют до 28-го числа этого же месяца, а с 23-го по последний день — до 5-го числа следующего.

• Строка 020 — общая сумма НДФЛ к перечислению за последние три месяца отчетного периода.
• Строки 021–026 — суммы НДФЛ по срокам уплаты, которые приходятся на этот период.
• Строка 030 — НДФЛ, возвращённый физлицам, с расшифровкой по датам.

Именно эти строки налоговая сверяет с фактическими платежами и уведомлениями об исчисленных суммах. Расхождение здесь — самая частая причина требования пояснить показатели.

Раздел 2: обобщённые показатели

Здесь всё считается нарастающим итогом с 1 января. Главная логика: доходы минус вычеты дают базу, база на ставку — исчисленный НДФЛ, из которого вычитают уплаченные фиксированные авансовые платежи иностранцев на патенте.

• Строка 110 — доходы, начисленные всем физлицам с начала года.
• Строка 120 — число человек, получивших доход.
• Строка 130 — сумма вычетов, которые предоставил агент: стандартные, имущественные, социальные.
• Строка 140 — исчисленный налог.
• Строка 160 — удержанный налог за год.
• Строка 180 — излишне удержанная сумма, если она есть.

Показатели раздела 2 должны сходиться со справками о доходах в годовой отчетности и с расчётом по страховым взносам. Контрольные соотношения ФНС, которые опубликованы письмом, проверяют это автоматически.

Пример заполнения 6-НДФЛ за квартал

Возьмём компанию с тремя сотрудниками. За первый квартал начислено 900 000 рублей, предоставлены стандартные вычеты на детей 8 400 рублей, НДФЛ исчислен по ставке 13 %.

Первый шаг заполнения — раздел 2, потому что в нём считаются итоговые суммы налога, и только потом заполняют раздел 1, где те же деньги разложены по срокам уплаты. Логика простая: раздел 2 отвечает на вопрос «сколько всего», раздел 1 — «когда платить». Приложение со справками о доходах заполняют только в годовом отчете.

Если в периоде были доходы по разным ставкам — например, у сотрудника-нерезидента, — раздел 2 заполняют на каждую ставку своим блоком. Размер оплаты труда при этом не важен, важна именно ставка НДФЛ.

Особые ситуации

Кроме обычного порядка заполнения есть случаи, в которых 6-НДФЛ составляют иначе. Такое стоит помнить заранее, чтобы не переделывать отчет.

• Реорганизация или закрытие. Правопреемник сдаёт расчёт за реорганизованную компанию, указав её ИНН и код формы реорганизации. При ликвидации отчёт подают за период с начала года до дня записи в реестре.
• Смена адреса. После переезда сдают два расчёта: по старому и новому ОКТМО, каждый за свой период.
• Перерасчёт отпускных. Изменения показывают в том периоде, когда сделан перерасчёт, уточнёнка за прошлый квартал не нужна.
• Возврат излишне удержанного налога. Сумму отражают в строке 030 раздела 1 и в строке 190 раздела 2.
• Выплаты иностранцам на патенте. Фиксированные авансовые платежи, уплаченные работником, уменьшают исчисленный НДФЛ — для этого нужно уведомление из инспекции.
• Государственные пособия. Такое в расчёт не включают вовсе, а частично облагаемые показывают за вычетом установленного лимита.

Особое внимание — переходящим доходам на стыке периодов. Зарплата за март, выплаченная в апреле, попадает в раздел 1 второго квартала, хотя начислена в первом. Это не ошибка, а следствие того, что раздел 1 работает по датам удержания НДФЛ.

Как проверить расчёт перед отправкой

Короткий чек-лист, который снимает большую часть требований от налоговых инспекторов. Пользы от него больше, чем от перечитывания формы целиком.

• Суммы НДФЛ в разделе 1 совпадают с уведомлениями об исчисленных суммах и фактическими платежами.
• Строка 140 равна расчётной: (доходы минус вычеты) умножить на ставку — расхождение в рубль допустимо из-за округления.
• Число людей в строке 120 совпадает с количеством справок, которые сдают за год.
• Выплаты сопоставимы с расчётом по страховым взносам — базы разные, но общий состав начислений похож.
• ОКТМО и КПП указаны те, что закреплены за подразделением.
• Формат сдачи верный: при доходах более чем 10 людям бумажный вариант не примут.

Контрольные соотношения ФНС публикует на своём сайте, и бухгалтерские программы используют именно их. Если сервис показывает ошибки, отправлять отчет не стоит: быстрее исправить сейчас, чем отвечать на требование через месяц.

Что такое коды в 6-НДФЛ и где их брать

Часть ошибок заполнения приходится не на суммы, а на коды: период, место представления, вид дохода. Первый раз их удобно выписать один раз и держать под рукой.

• Коды периода. 21 — первый квартал, 31 — полугодие, 33 — девять месяцев, 34 — год; при реорганизации применяются отдельные коды.
• Код места представления. 214 для российской организации, 215 для правопреемника, 220 для обособленного подразделения, 120 для предпринимателя.
• Коды доходов и вычетов. Нужны в приложении к годовому отчету: 2000 — зарплата, 2012 — отпускные, 2300 — больничные, 1010 — дивиденды.
• Код по ОКТМО. Берут по месту уплаты налога, а не по адресу регистрации директора.

Все справочники опубликованы в приложениях к приказу ФНС, которым утверждена форма. Отчетности это касается напрямую: неверный код периода приводит к тому, что отчет попадает не в тот период, и налоговая считает его непредставленным.

Ошибки и уточнённый расчёт

Если после сдачи нашли нарушение, подать нужно уточненный 6-НДФЛ с тем же кодом периода и следующим номером корректировки. Порядок зависит от того, где именно ошибка.

1. Занижен налог. Сначала доплатить сумму и пени, затем сдать уточнёнку — это освобождает от штрафа.
2. Ошибка в ОКТМО. Сдают два расчёта: нулевой по неверному коду и полный по верному.
3. Неверные данные физлица. В годовой отчетности корректируют только нужную справку, а не весь отчет.
4. Техническая опечатка. Если на сумму НДФЛ она не повлияла, достаточно пояснений по запросу инспекции.

Избежать большей части правок помогает проверка по контрольным соотношениям перед отправкой: они опубликованы ФНС и встроены в бухгалтерские программы.

Ответственность

• Просрочка сдачи. 1 000 ₽ за каждый полный и неполный месяц задержки отчета.
• Блокировка счетов. Возможна, если 6-НДФЛ не сдан в течение 20 рабочих дней после крайнего срока.
• Недостоверные сведения. 500 ₽ за каждый документ с ошибкой; если исправить до того, как налоговая её нашла, штрафа не будет.
• Неудержание или неперечисление НДФЛ. 20 % от суммы по статье 123 НК плюс пени.
• Нарушение формата. 200 ₽, если сдали на бумаге при обязанности отчитываться электронно.

Ответственность несёт компания, а не бухгалтер, поэтому доверенность на отправку отчетности лучше оформить заранее и на двух человек — на случай отпуска или больничного.

Памятка по срокам и формату

Закон отводит на 6-НДФЛ четыре отчётные даты в году, и пропустить любую из них — значит получить штраф. Готовый ориентир на календарный год выглядит так.

• 25 апреля, 25 июля и 25 октября — отчеты за первый квартал, полугодие и девять месяцев, которые заполняют нарастающим итогом.
• 25 февраля — годовой отчет вместе со справками, в которых указывают доходы каждого человека.
• Позднее этих дат документы принимают, но уже со штрафом за просрочку.
• В электронном виде отчет обязаны сдавать все, у кого доходы получали больше 10 человек; остальные могут выбрать любой формат.

Заполнять форму удобнее в бухгалтерской программе: она подставляет коды, считает налог и проверяет соотношения. Если бухгалтер составляет отчет вручную, полезно держать рядом прошлый — большая часть реквизитов в нём та же, меняются только суммы и период. Сервисы ФНС тоже позволяют заполнить и подать документ.

Как считается сам налог с зарплаты — в статье НДФЛ с зарплаты, а посчитать выплаты и взносы можно в калькуляторе зарплаты. Другие материалы по теме — в разделе Персонал.

Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.