Командировка сотрудника - как оформить приказ оплатить и отчитаться

Командировка сотрудника кажется простой процедурой, пока не доходит до расчёта: чем оплачивать дни поездки, как считать выходные в пути, что делать с суточными за день выезда и какие расходы принимает налоговая. Разберём, какие документы нужны для оформления командировки, гарантии работнику, расчёт среднего заработка и суточных, отчётность по возвращении и ограничения, о которых чаще всего забывают.

Что считается командировкой

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению руководителя организации на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Определение даёт статья 166 трудового кодекса, а на основании постановления правительства от 13.10.2008 № 749 определяют порядок направления.

Из определения следуют три признака, которые должны совпасть все: есть распоряжение работодателя, поездка ограничена сроком, работа выполняется вне места постоянной работы сотрудника.

Как оформить командировку сотрудника

С 2015 года порядок упростили: командировочное удостоверение, служебное задание и отчёт о выполненной работе отменены. Из документов нужен только приказ о направлении в командировку.

1. Издайте приказ. Для оформления в нём также указывают фамилию сотрудника и должность, место назначения, срок командировки, цель поездки и источник финансирования. Форма Т-9 не обязательна, можно использовать свою.
2. Ознакомьте работника. Подпись сотрудника на приказе руководителя подтверждает, что он знает о поездке и её сроках.
3. Выдайте аванс. Работодатель обязан выдать деньги на проезд, жильё и суточные до начала командировки — это прямое требование постановления № 749.
4. Отметьте в табеле. Для оформления учёта дни командировки отмечают буквенным кодом «К» или цифровым 06; часы при этом не проставляют.
5. Оформите документы при поездке на личном транспорте. Если сотрудник едет на своей или служебной машине, срок поездки подтверждают служебной запиской с путевыми листами и чеками.

Срок командировки работодатель определяет сам: максимального предела в законодательстве нет. Практический ориентир также есть — поручение должно оставаться разовым. Если сотрудник месяцами работает в другом городе, это уже перевод, а не командировка.

Гарантии работнику и оплата

Статья 167 кодекса гарантирует сотруднику в командировке сохранение места работы и должности, сохранение среднего заработка и возмещение расходов, связанных с поездкой.

• Средний заработок, а не оклад. За рабочие дни по графику, приходящиеся на командировку, платят средний заработок, рассчитанный за последние 12 календарных месяцев.
• Доплата до оклада. Например, если средний заработок оказался меньше текущей зарплаты, работодатель вправе доплатить разницу — условие закрепляют в локальном акте.
• Выходные в командировке. Если сотрудник в выходной не работал и не был в пути, средний заработок за этот день не начисляется.
• Работа в выходной. День работы в командировке в выходной оплачивают по правилам статьи 153 — не менее чем в двойном размере либо в одинарном с предоставлением другого дня отдыха.
• Дни в пути. Выезд и возвращение в выходной оплачиваются как работа в выходной день: это давняя позиция инспекции труда.
• Больничный в поездке. Дни болезни идут в оплату как обычное пособие, средний заработок за них не сохраняется, но суточные и жильё возмещают.

Какие расходы возмещает работодатель

Размеры возмещения организация устанавливает сама — в положении о командировках компании или коллективном договоре. Верхнего предела кодекс не задаёт: платить суточные можно и по три тысячи рублей в день, но нужно помнить о налогах.

• День выезда и возвращения. Суточные платят за каждый день командировки, включая дни в пути и выходные.
• Однодневная командировка по России. Суточные не выплачиваются: сотрудник возвращается домой в тот же день. Работодатель и в этом случае может возместить иные расходы по своему локальному акту.
• Однодневная поездка за границу. Выплачивают 50 % нормы заграничных суточных, установленной в компании.
• Пересечение границы. День пересечения границы при выезде считается по нормам зарубежных суточных, при возвращении — по нормам для России.

Отчёт по возвращении

После возвращения из командировки сотрудник отчитывается за выданный аванс. Срок — три рабочих дня на основании указания Банка России о порядке ведения кассовых операций.

1. Авансовый отчёт. Для его оформления также подойдёт форма АО-1 или собственной, утверждённой в учётной политике компании.
2. Подтверждающие документы. К отчёту нужно приложить документы: билеты и другие проездные документы,, посадочные талоны, счета гостиницы, чеки — всё, что подтверждает расходы в командировке.
3. Остаток аванса. Неизрасходованные деньги компании сотрудник возвращает в кассу или на счёт организации.
4. Перерасход. В случае, когда сотрудник потратил больше аванса, работодатель может возместить разницу.
5. Удержание. Не возвращённый в срок остаток можно удержать из зарплаты в течение месяца, но только с письменного согласия работника.

Электронные билеты подтверждают маршрутной квитанцией и посадочным талоном с отметкой о досмотре. Если талон утерян, подойдёт справка перевозчика о факте перелёта — без неё налоговая снимет расход на проезд.

Кого нельзя направить в командировку

Ограничения также делятся на две группы: полный запрет и направление только с письменного согласия сотрудника.

Сотрудники из второй группы могут отказаться, и их обязательно письменно уведомляют об этом праве от командировки. Согласие оформляют отдельными документами или отметкой на уведомлении: устного согласия недостаточно.

Частые ошибки

• Платят оклад вместо среднего заработка. Оплату по окладу применяют, только если она оказалась выгоднее для работника и это закреплено в локальном акте.
• Не выдают аванс. Аванс нужно выдать до поездки: требовать, чтобы сотрудник ехал за свой счёт, работодатель не вправе.
• Забывают про уведомление о праве отказаться. Командировка сотрудника с ребёнком до трёх лет без письменного согласия — нарушение с штрафом.
• Выплачивают суточные за однодневную поездку по России. Такая выплата облагается НДФЛ и взносами как обычный доход.
• Нет оплаты работы в выходной. Дни выезда и возвращения в выходной оплачиваются в повышенном размере, и это частый предмет спора.
• Теряют билеты и посадочные талоны. Без талона или справки перевозчика расход на перелёт не подтверждён, а значит нужно готовиться к спору.

Как считают выплату за дни поездки — в материале средний заработок, размеры и налогообложение выплат разобраны в статье суточные, а внутренние документы компании — локальные нормативные акты.

Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.