Локальные нормативные акты - какие обязательны как принять и ознакомить работников
Какие локальные нормативные акты обязательны для работодателя, а какие принимают по желанию, как их утверждать и учитывать мнение профсоюза, как знакомить работников под подпись и почему микропредприятие может обойтись без них.
Коротко
- Локальные нормативные акты — документы работодателя с нормами трудового права: правила распорядка, положения об оплате труда, инструкции по охране труда.
- Часть локальных актов обязательна для любой компании, часть принимают по желанию — под свои процессы.
- Локальные нормативные акты не могут ухудшать положение работников по сравнению с установленными кодексом гарантиями: такие нормы просто не применяются.
- Работника знакомят с локальными актами под подпись до подписания трудового договора, иначе документ на него не действует.
- Если в компании есть профсоюз, ряд локальных актов принимают с учётом его мнения по статье 372 кодекса.
- Микропредприятия вправе отказаться от локальных актов, если используют типовую форму трудового договора.
Локальные нормативные акты — это внутреннее трудовое законодательство компании. Кодекс задаёт общие рамки, а конкретику — когда выдают зарплату, как считают премию, что считается опозданием — работодатель определяет сам, в своих документах. Проверка инспекции труда начинается именно с них: кадровое делопроизводство держится на этих документах. Разберём, какие локальные нормативные акты обязательны, какие приняты по желанию, как их утверждать, как знакомить работников и что грозит за нарушения.
Что такое локальные нормативные акты
Локальные нормативные акты — документы с правовыми нормами трудового права, которые работодатель принимает в пределах своей компетенции. Так их определяет статья 8 трудового кодекса. Действуют они внутри одной организации и распространяются на всех её работников либо на отдельные категории, если это прямо указано в самом документе.
От других документов компании локальные акты отличает содержание. Приказ о приёме конкретного сотрудника — распорядительный документ, он касается одного человека. Положение об оплате труда — локальный нормативный акт: оно устанавливает правило, которое применяется многократно и ко всем.
- Устанавливают нормы. Локальные нормативные акты задают правовые правила работы: режим, оплату, порядок премирования, требования охраны труда.
- Действуют постоянно. По общему правилу документ применяется до тех пор, пока его не отменят или не заменят новым.
- Обязательны для обеих сторон с правовыми последствиями. И работник, и работодатель обязаны соблюдать локальные нормативные акты организации.
- Не применяются нормы, ухудшающие положение работника. Нормы, которые снижают уровень гарантий по сравнению с кодексом и коллективным договором, не применяются — так прямо сказано в части 4 статьи 8.
Если по-простому. Локальный нормативный акт — это правило, написанное работодателем для своих сотрудников. Оно обязательно, пока не противоречит трудовому кодексу. Штраф за опоздание, удержание из зарплаты за брак, запрет увольняться в сезон — всё это нормы, которые суд не применит, как бы красиво они ни были оформлены.
Какие локальные нормативные акты обязательны
Общего списка обязательных документов кодекс не даёт, но требования разбросаны по статьям. На практике проверяющие ждут этот набор от любого работодателя с сотрудниками.
| Локальный акт | Основание | Что регулирует |
|---|---|---|
| Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) | Статьи 189 и 190 кодекса | Кадровое ядро: порядок приёма и увольнения, режим работы, время отдыха, дисциплина |
| Положение об оплате труда | Статья 135 | Системы оплаты, доплаты, надбавки, порядок и сроки выплаты зарплаты |
| График отпусков | Статья 123 | Очерёдность отпусков; утверждается не позднее чем за две недели до нового года |
| Положение о защите персональных данных | Статья 87 кодекса и закон 152-ФЗ | Порядок обработки и хранения данных работников |
| Инструкции по охране труда | Статья 214 | Требования безопасности по должностям и видам работ |
| Нормы выдачи средств защиты | Статья 221 | Что и в каком количестве выдают работникам по установленным нормам |
| Штатное расписание | Практика и статья 57 | Кадровое устройство компании: должности, количество ставок и оклады |
Положение об оплате труда можно не принимать отдельно, если все условия оплаты записаны в коллективном договоре, отраслевом соглашении или прямо в трудовых договорах. Но на практике отдельный документ удобнее: менять его проще, чем десятки трудовых договоров.
Локальные акты по желанию работодателя
Вторая группа документов не обязательна, но закрывает частые споры и вопросы. Их разработка начинается, когда процесс в компании уже сложился и его нужно зафиксировать.
- Положение о премировании. Определяет показатели, периодичность и условия лишения премии. Без него любое снижение премии превращается в трудовой спор.
- Положение о командировках. Размер суточных, порядок возмещения расходов, отчётность — всё, что кодекс оставил на усмотрение работодателя.
- Положение о коммерческой тайне. Вводит режим защиты информации вместе с перечнем сведений.
- Положение об аттестации. Порядок проверки соответствия работника занимаемой должности; без документа увольнение по результатам аттестации невозможно.
- Положение о наставничестве и обучении. Условия ученических договоров и отработки после обучения за счёт компании.
- Положение о разъездном характере работы. Перечень должностей и порядок компенсаций.
- Положение о дистанционной работе. Порядок взаимодействия, учёт времени и обеспечение оборудованием.
Как принять локальный нормативный акт
- Разработка текста. Проверьте, что нормы не ухудшают положение работников и не противоречат коллективному договору и отраслевому соглашению.
- Учтите мнение профсоюза. Если в организации есть выборный орган первичной профсоюзной организации, проект направляют ему: мотивированное мнение он даёт в письменной форме в течение пяти рабочих дней.
- Утвердите приказом. Приказ руководителя либо гриф «Утверждаю» на первом листе документа с датой и подписью.
- Ознакомьте работников под подпись. Новых — до подписания трудового договора, действующих — после утверждения акта; в отдельных случаях требуется повторное ознакомление.
- Организуйте хранение. Кадровое подразделение хранит локальные нормативные акты, а доступ к ним обеспечивают всем работникам.
Процедура учёта мнения описана в статье 372 кодекса. В случаях, когда профсоюз не согласен, работодатель в течение трёх дней проводит дополнительные консультации; при сохранении разногласий их оформляют протоколом, после чего акт всё равно можно утвердить. Профсоюз вправе обжаловать документ в инспекцию труда или в суд.
Профсоюза нет — процедура проще. Если выборного органа в организации не создано, учитывать мнение некому: работодатель утверждает локальные нормативные акты единолично приказом. Ссылка на статью 372 в таком случае в приказе не нужна.
Ознакомление работников
Часть 3 статьи 68 кодекса требует знакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и иными локальными актами, связанными с его трудовой деятельностью, до подписания трудового договора. Важно не нарушать порядок: если сотрудник подписал договор раньше, чем увидел документы, доказать, что он был обязан их соблюдать, будет трудно.
| Способ ознакомления | Когда удобен |
|---|---|
| Лист ознакомления к каждому акту | В простых случаях: подпись и дата напротив фамилии |
| Журнал ознакомления | Кадровое делопроизводство с большим потоком приёма сотрудников |
| Отдельный лист в трудовом договоре | Перечень актов с подписью работника прямо в договоре |
| Электронный кадровый документооборот | Ознакомление подтверждается электронной подписью в системе |
При изменении локального нормативного акта работников знакомят заново. Если изменения затрагивают условия трудового договора — например, меняется система оплаты труда, — действует статья 74 кодекса: уведомить нужно не менее чем за два месяца.
Микропредприятия: право обойтись без актов
Статья 309.2 кодекса разрешает работодателям, отнесённым к микропредприятиям, полностью или частично отказаться от принятия локальных нормативных актов. Условие одно: все положения, которые обычно содержатся в этих документах, включают прямо в трудовой договор по типовой форме, утверждённой правительством.
- Кому доступно. Компаниям и предпринимателям, включённым в реестр малого и среднего предпринимательства как микропредприятия.
- Что заменяет акты. Типовая форма трудового договора со всеми условиями режима, оплаты и охраны труда.
- Что сохраняется. Требования охраны труда и обязанности по защите персональных данных остаются в полном объёме.
- Потеря статуса. При выходе из категории микропредприятия компании даётся четыре месяца, чтобы принять локальные нормативные акты по общим правилам.
Что грозит за нарушения
Отсутствие обязательных локальных актов, неознакомление работников и нормы, ухудшающие их положение, инспекция труда квалифицирует как нарушение трудового законодательства.
| Нарушение | Последствия |
|---|---|
| Нет обязательного локального акта | Предупреждение или штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП |
| Работник не ознакомлен под подпись | Штраф; норма акта на работника не распространяется |
| Акт ухудшает положение работника | Норма не применяется, действует правило кодекса |
| Не учтено мнение профсоюза | Акт может быть отменён по предписанию инспекции или решению суда |
| Повторное нарушение | Повышенный штраф и дисквалификация руководителя |
Частые ошибки
- Разработка подменена чужим шаблоном. В документе остаются должности и процессы другой компании — суд читает такой акт буквально.
- Штрафы за дисциплину. Трудовое право знает только замечание, выговор и увольнение; денежные штрафы в локальных актах незаконны.
- Знакомят после подписания договора. Нарушен порядок статьи 68, и норма на работника не действует.
- Не обновляют после изменений закона. Ссылки на отменённые правовыми актами статьи обесценивают весь документ.
- Премия «по усмотрению руководителя». Без критериев в положении о премировании суд встаёт на сторону работника.
- Кадровое упущение: забывают про новых сотрудников. Лист ознакомления заводят один раз и не дополняют при приёме.
Частые вопросы
Какие локальные нормативные акты обязательны для ИП с работниками?
Тот же набор, что и для компаний: правила внутреннего трудового распорядка, документ об оплате труда, график отпусков, положение о персональных данных и инструкции по охране труда. Предприниматель-микропредприятие вправе заменить их типовым трудовым договором.
Нужно ли утверждать локальный акт приказом?
Достаточно одного из двух: приказа об утверждении или грифа «Утверждаю» на самом документе с подписью руководителя и датой. Важно, чтобы было видно, кто и когда ввёл акт в действие.
Сколько хранить локальные нормативные акты?
Кадровое хранение долгое: документы по личному составу и локальные акты держат — до пятидесяти лет для отдельных категорий. Важно: отменённые редакции не выбрасывают: они понадобятся при споре о периоде, когда действовала прежняя норма.
Можно ли внести изменения в локальный акт задним числом?
Нет. Локальные нормативные акты действуют с даты утверждения или с указанной в них даты введения, и обратной силы не имеют. Обратного применения к прошлым отношениям у нормы нет.
Обязательно ли штатное расписание?
Прямого требования в кодексе нет, но статья 57 обязывает указывать в трудовом договоре должность в соответствии со штатным расписанием. На практике инспекция запрашивает его при каждой проверке, поэтому кадровое подразделение его ведёт.
Какие правила описывают распорядок работы — в материале правила внутреннего трудового распорядка, порядок защиты информации — коммерческая тайна, а обязанности работника закрепляет должностная инструкция.
Источники
- ТК РФ, ст. 8, 22, 68, 135, 189–190, 372 — принятие локальных актов и ознакомление работников.
- ТК РФ, ст. 309.1–309.2 — особенности регулирования труда у микропредприятий.
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
- КоАП РФ, ст. 5.27 — ответственность за нарушение трудового законодательства.
Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.