Расчётный листок — шаблон
Коротко
- Все составные части зарплаты за период: оклад, надбавки, премии, отпускные, больничный — каждая строкой с суммой.
- Удержания расшифрованы по основаниям: НДФЛ, аванс, алименты, профвзносы, за неотработанные дни отпуска.
- Итоговая сумма к выплате и задолженность работодателя на конец периода.
- Норма времени и фактически отработанные дни и часы за расчётный период.
Расчётный листок работодатель обязан выдавать при каждой выплате заработной платы. Унифицированной формы нет: её утверждает сам работодатель с учётом мнения представительного органа работников. Ниже — форма со всеми обязательными строками: заполните её на странице и скачайте готовый документ.
Заполнить и скачать готовый документ
Документ
Расчётный листок
Работодатель: ________, ИНН ________.
Работник: ________. Табельный номер ________, подразделение: ________, должность: ________.
Расчётный период: ________. Норма времени: ________ дн. / ________ ч. Отработано: ________ дн. / ________ ч.
1. Начислено
| Вид начисления | Дни / часы | Сумма, ₽ |
|---|---|---|
| ________ | ________ | ________ |
| ________ | ________ | ________ |
| ________ | ________ | ________ |
| ________ | ________ | ________ |
| Итого начислено | — |
2. Удержано
| Вид удержания | Основание | Сумма, ₽ |
|---|---|---|
| НДФЛ | Глава 23 налогового кодекса | ________ |
| ________ | ________ | ________ |
| ________ | ________ | ________ |
| Итого удержано | — |
3. Итого
| Показатель | Сумма, ₽ |
|---|---|
| Долг за работодателем на начало периода | ________ |
| Начислено за период | — |
| Удержано за период | — |
| Выплачено за период | ________ |
| К выплате на конец периода | — |
Сумма к выплате прописью: —.
Листок сформирован ________. Ответственный: ________ ______________.
Форма расчётного листка утверждена приказом работодателя от ________ с учётом мнения представительного органа работников.
Что обязан сообщить работодатель по статье 136 кодекса
Расчётный листок — это письменное извещение сотрудника о том, из чего сложилась его зарплата за расчётный период. Часть 1 статьи 136 трудового кодекса перечисляет четыре обязательные части, и расчётный лист без любой из них считается неполным. Выдать его компания должна каждому сотруднику, а не только тем, кто спросил.
| Что указывают | Как это выглядит в расчётном листке |
|---|---|
| Составные части зарплаты за период | Оклад или тарифная ставка, доплаты за ночные и сверхурочные, районный коэффициент, премия — каждая выплата отдельной строкой |
| Размеры иных начисленных сумм | Отпускные, пособие по временной нетрудоспособности, компенсация за задержку выплаты по статье 236, выплаты при увольнении |
| Размеры и основания удержаний | НДФЛ, алименты по исполнительному листу, профсоюзные взносы, удержания по заявлению работника — с указанием основания |
| Общая сумма к выплате | Итог, который сотрудник получит на карту или в кассе за этот расчётный период |
Строку для компенсации за задержку оставляют в форме всегда. Пункт 2 части 1 статьи 136 прямо называет денежную компенсацию за нарушение срока выплаты среди сумм, о которых нужно извещать. Пустая строка в расчётном листе ничего не стоит, а её отсутствие в утверждённой форме — повод для замечания инспектора: закон требует извещать и о таких суммах.
Кто утверждает форму расчётного листка
Унифицированного бланка нет: часть 2 статьи 136 требует, чтобы форму утвердил сам работодатель с учётом мнения представительного органа работников в порядке статьи 372 кодекса. Утверждение оформляют приказом — без него расчётный листок считается выданным по неутверждённой форме, и это обязательно проверяют при инспекции.
- Профсоюза нет. Работодатель утверждает форму расчётного листка приказом единолично: учитывать мнение некому, и процедура статьи 372 трудового кодекса не применяется.
- Профсоюз есть. Проект формы с обоснованием направляют в выборный орган, он даёт мотивированное мнение в письменной форме в течение пяти рабочих дней.
- Мнение отрицательное. В течение трёх дней проводят дополнительные консультации, при несогласии разногласия оформляют протоколом, после чего форму можно утвердить.
- Обжалование. Профсоюз вправе обратиться в государственную инспекцию труда — она рассматривает жалобу месяц и при нарушении выдаёт предписание об отмене акта — либо в суд.
- Форму хранят вместе с приказом: при проверке инспектор просит именно приказ об утверждении, а не сам расчётный лист. Бухгалтеру стоит держать копию приказа рядом с зарплатными документами.
Когда выдают расчётный листок
| Ситуация | Нужен ли листок |
|---|---|
| Выплата зарплаты за месяц | Да, это главная ситуация: все начисления и удержания за период уже известны |
| Аванс за первую половину месяца | Не обязателен: Минтруд в письме от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375 и Роструд в письме от 17.09.2021 № ПГ/26944-6-1 считают достаточным один листок в месяц |
| Перечисление на банковскую карту | Да: письмо Минтруда от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459 — обязанность не зависит от способа выплаты |
| Выплата отпускных | Отдельный листок не нужен: отпускные показывают в листке за месяц, в котором они выплачены |
| Выплата премии | Отдельный листок не нужен: премия — часть заработной платы и идёт строкой в общем листке |
| Увольнение | Да, в день окончательного расчёта по статье 140: с расшифровкой зарплаты, компенсации за отпуск и выходного пособия |
Исключение по авансу. Если из выплаты за первую половину месяца что-то удерживают, листок лучше выдать и на неё: об основаниях удержания работника нужно известить, а это пункт 3 части 1 статьи 136.
Как заполнить расчётный лист
- Шапка листка. Наименование организации, фамилия и инициалы работника, табельный номер, подразделение, должность и расчётный период. Подпись руководителя и печать закон не требует.
- Отработанное время. Норма дней и часов за период и фактически отработанное время: по ним сотрудник проверит, правильно ли бухгалтер посчитал оклад.
- Начисления. Каждый вид отдельной строкой; объединять оклад, премию и отпускные в одну сумму нельзя. Внизу — общая сумма начисления за расчётный период.
- Удержания. НДФЛ отдельной строкой с учётом вычетов, остальные — с основанием: например, номер исполнительного документа, заявление сотрудника или приказ.
- Сальдо. Долг за работодателем или за сотрудником на начало и на конец периода и уже выплаченный аванс — иначе итог не сойдётся с суммой, которую человек получает на карту.
- Сумма к выплате. Ключевая строка расчётного листка: без неё требование пункта 4 части 1 статьи 136 не выполнено, и работник не может проверить, что получит.
Можно ли выдавать листок в электронном виде
Здесь позиции ведомств разошлись, и на 2026 год безопасных вариантов два: бумажные листки или электронный кадровый документооборот.
- Ранняя позиция. Минтруд в письме от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560 допускал рассылку электронных листков по почте, если такой порядок закреплён в трудовом или коллективном договоре либо в другом локальном акте.
- Действующая позиция. Письма Минтруда от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296 и от 24.11.2023 № 14-6/ООГ-7353: извещение в электронном виде допустимо только в рамках кадрового электронного документооборота (КЭДО) по статьям 22.1–22.3 кодекса, а обычная почта таким каналом не является. Роструд отвечает так же.
- Дистанционные работники. Статья 312.3 трудового кодекса прямо разрешает обмен электронными документами — для них рассылка правомерна, если порядок записан в трудовом договоре или локальном акте.
- Риск. Рассылка на корпоративную почту вне КЭДО — это нарушение по части 1 статьи 5.27 КоАП, и штраф для компании составит 30–50 тысяч рублей. В КЭДО сотрудник получает расчётный лист в личном кабинете, и система сама фиксирует дату получения.
Чем подтвердить выдачу и сколько хранить
- Подпись работника кодекс не требует, но доказывать факт выдачи листка в споре придётся работодателю — суды исходят из этого.
- Рабочие способы фиксации выдачи: журнал учёта расчётных листков с подписями работников, отрывной корешок листа, отдельная графа в платёжной ведомости, отметка об ознакомлении в личном кабинете кадрового документооборота.
- Порядок выдачи листков удобно закрепить отдельным разделом положения об оплате труда: кто печатает, кто выдаёт и как фиксируется получение работником. Сведения о зарплате — персональные данные, поэтому листок нельзя вывешивать на общий стенд или раздавать через коллег.
- Срок хранения — шесть лет, если в организации ведутся лицевые счета работников (пункт 295 перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Такое же правило действует для ведомостей на выплату зарплаты.
- Если лицевых счетов нет, листки хранят 50 лет, а по документам, законченным делопроизводством до 2003 года, — 75 лет: тогда листок остаётся единственным подтверждением заработка для пенсии.
Как выдают расчётные листки на практике
В большинстве организаций расчётные листки формирует бухгалтерская программа: бухгалтер получает их из данных зарплатного раздела, а печатает программа по утверждённой форме. Бухгалтер получает пачку листков за день-два до выплаты зарплаты, и дальше есть три способа их выдать.
- На бумаге под подпись. Самый надёжный способ: сотрудник расписывается в журнале выдачи, и у работодателя остаётся доказательство. Такое подтверждение снимает главный риск — штраф за невыдачу.
- Через личный кабинет в системе КЭДО. Электронные листки работник получает в кабинете, а система кадрового документооборота фиксирует дату; порядок закрепляют в локальном акте или трудовом договоре.
- Другие способы — на свой риск. Например, рассылка на личную почту вне КЭДО: с 2023 года Минтруд считает такой электронный обмен не отвечающим требованиям, а сведения о зарплате работника при этом ещё и уходят из-под защиты персональных данных.
Срок выдачи привязан к выплате. Отдельного срока в кодексе нет: листок выдают вместе с зарплатой за месяц. Если день выплаты приходится на выходной, зарплату и листок сотрудник должен получить накануне.
Ответственность за невыдачу
| Кого наказывают | Первое нарушение, часть 1 статьи 5.27 КоАП | Повторное, часть 2 |
|---|---|---|
| Должностное лицо | Предупреждение или 1 000 – 5 000 ₽ | 10 000 – 20 000 ₽ либо дисквалификация на 1–3 года |
| Индивидуальный предприниматель | 1 000 – 5 000 ₽ | 10 000 – 20 000 ₽ |
| Организация | 30 000 – 50 000 ₽ | 50 000 – 70 000 ₽ |
Формальный листок приравнивают к невыданному. Инспекция считает нарушением и лист с единственной строкой «начислено» без расшифровки, и выдачу только тем, кто попросил: работодатель должен извещать каждого сотрудника обязательно, и заявление для этого не нужно. Штраф назначают за нарушение как таковое, независимо от того, была ли зарплата выплачена вовремя, а при повторной проверке размер штрафа вырастает. Субъекту малого предпринимательства при первом нарушении штраф могут заменить предупреждением, но это право инспектора, а не правило.
Частые вопросы
Обязан ли ИП выдавать расчётные листки?
Да, обязанность распространяется на всех работодателей, а не только на компании. Предприниматель так же утверждает форму приказом. Штраф для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей, при повторном нарушении до 20 000. Исполнителям по договорам гражданско-правового характера расчётный лист не положен: они не сотрудники.
Нужно ли выдавать листок при выплате аванса?
По разъяснениям Минтруда и Роструда достаточно одного расчётного листка в месяц — при окончательном расчёте, когда известны все составные части заработной платы. Исключение: если из аванса производятся удержания, о них работника нужно известить.
Нужна ли подпись сотрудника на листке?
Закон её не требует, и суды подтверждали, что выдавать расчётный лист под подпись работодатель не обязан. Но доказывать факт выдачи при проверке или в суде должен работодатель, поэтому журнал выдачи или отрывной корешок остаётся стандартной практикой.
Что делать, если сотрудник отказывается получать листок?
Составить акт об отказе за подписями двух-трёх свидетелей и направить листок почтой заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Акт, опись и квитанция подтвердят, что обязанность исполнена.
Можно ли отправить расчётный листок на электронную почту?
Только если в компании введён КЭДО по статьям 22.1–22.3 кодекса либо речь о дистанционном сотруднике, который получает документы через личный кабинет. Рассылка на обычную корпоративную почту вне такой системы, по позиции Минтруда и Роструда 2023–2025 годов, требованиям не соответствует.
Нужно ли выдавать отдельный листок при выплате отпускных или премии?
Нет. И отпускные, и премия показываются отдельными строками в листке за тот месяц, когда они выплачены. Отдельный документ работодатель вправе выдать по своей инициативе, но обязанности такой нет.
Сколько хранить расчётные листки?
Шесть лет, если компания ведёт лицевые счета сотрудников. Если лицевых счетов нет, срок хранения листков — 50 лет для документов после 2003 года и 75 лет для более ранних: тогда лист остаётся единственным подтверждением заработка.
На что смотреть перед подписанием
- Все составные части зарплаты за период: оклад, надбавки, премии, отпускные, больничный — каждая строкой с суммой.
- Удержания расшифрованы по основаниям: НДФЛ, аванс, алименты, профвзносы, за неотработанные дни отпуска.
- Итоговая сумма к выплате и задолженность работодателя на конец периода.
- Норма времени и фактически отработанные дни и часы за расчётный период.
- Форма листка утверждена приказом работодателя с учётом мнения представительного органа работников.
Как этот документ работает на практике и какие ошибки в нём встречаются — в материале как считается средний заработок.
Шаблон носит справочный характер: это болванка, которую нужно настроить под конкретную сделку. Перед подписанием проверьте условия под свою ситуацию, а в спорных случаях покажите документ юристу.