Запись в трудовой книжке - образец записи о приёме на работу и увольнении

Запись в трудовой книжке — формальность, в которой ошибка стоит дорого: неточная формулировка мешает трудоустройству, а суд взыскивает с работодателя неполученные средства. Разберём, что и в какой графе указывается, как оформить приём сотрудника, перевод и увольнение, чем заполнить титульный лист и как исправить запись, признанную недействительной.

Общие правила ведения

Все записи в трудовой книжке делаются работодателем согласно распоряжению или приказу. Формулировка должна быть в соответствии с текстом приказа, а при прекращении трудового договора — ещё и со статьёй кодекса, по которой сотрудник уволен.

• Язык и вид. Заполнение идёт на русском языке, без сокращений: «пр.» вместо «приказ» — нарушение порядка ведения трудовых книжек.
• Дата. Указывается арабскими цифрами: число и месяц двузначные, год четырёхзначный.
• Кто вносит. Работодатель или назначенный приказом сотрудник кадровой службы; предприниматель ведёт трудовые книжки наравне с организациями.
• Ознакомление. С каждой вносимой в трудовую книжку записью работника знакомят под подпись в личной карточке.
• Чем пишут. Ручкой чёрного, синего или фиолетового цвета, разборчиво, без исправлений в тексте.

Что указывается в графах

Раздел «Сведения о работе» состоит из четырёх граф. Заполняют их по одному образцу независимо от того, о каком событии идёт речь.

Перед первой записью о работе в компании в графе 3 указывается полное наименование работодателя, а при наличии — и сокращённое. Номер этой строке не присваивается, дата также не ставится: это заголовок, после которого идёт нумерация.

Приём на работу

Запись о приёме вносится в течение пяти рабочих дней со дня начала работы, если сотрудник занят больше пяти дней и работа для него основная.

1. В графе 3 указать полное наименование организации, ниже — при наличии сокращённое.
2. В графе 1 поставить порядковый номер записи.
3. В графе 2 указать дату приёма — ту, что стоит в приказе и в трудовом договоре.
4. В графе 3 привести образец формулировки: «Принят в отдел логистики на должность водителя».
5. В графе 4 указать реквизиты приказа: дату и номер.

Если сотрудника приняли на определённый срок, отметку о срочном характере в трудовой книжке не делают: заполнение такое же, как при бессрочном трудоустройстве. Об испытании не пишут — это условие есть только в трудовом договоре и приказе.

Перевод и другие события

О переводе на другую постоянную работу запись в трудовой книжке вносится обязательно, о временном — нет.

• Постоянный перевод. «Переведена в отдел закупок на должность старшего специалиста» с реквизитами приказа в графе 4.
• Временный перевод. В трудовую книжку не заносится, даже если длился год. Исключение — случай, когда временный перевод стал постоянным.
• Переименование компании. Отдельной строкой без номера: «Общество с ограниченной ответственностью „Вектор“ с 01.09.2026 переименовано в …», основание — решение участников.
• Присвоение разряда или категории. Делается в разделе сведений о работе согласно приказу.
• Награждение. Заносится в отдельный раздел, туда же — поощрения, предусмотренные локальными положениями компании.
• Совместительство. Запись по совместительству вносится по желанию работника, по основному месту работы, если есть подтверждающий документ.

Данные о переходе на электронный вид тоже фиксируются: в трудовую книжку вносится запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса», после чего документ выдаётся сотруднику на руки.

Увольнение

Запись вносится в последний рабочий день, при прекращении трудового договора. Ошибка здесь встречается чаще всего: формулировка должна дословно повторять статью Трудового кодекса.

• Запись в трудовой книжке заверяется подписью работника кадровой службы, печать ставится, если она используется.
• Под записью расписывается сам работник — так он подтверждает, что ознакомлен со сведениями о трудовой деятельности за период работы.
• Документ выдаётся на руки в последний день; если сотрудник не явился, ему направлено уведомление.
• При увольнении как мере дисциплинарного наказания формулировку берут из соответствующего пункта статьи 81.

Титульный лист и его изменение

На титульном листе указываются фамилия, имя и отчество, дата рождения, образование, профессия и специальность. Заполнение идёт при оформлении трудовой книжки, а дальше данные дополняют по мере изменения.

1. Смена фамилии. Прежняя аккуратно зачёркивается одной чертой, рядом пишется новая; на внутренней стороне обложки указывается основание — свидетельство о браке с датой и номером.
2. Новое образование. Предыдущая запись не зачёркивается, новая ставится рядом через запятую.
3. Новая специальность. Вносится на основании документа об образовании, дополняя имеющуюся.
4. Ошибка в дате рождения. Исправляется по паспорту тем работодателем, который заполнял титульный лист, либо согласно его письменному подтверждению — новым.

Заверяет изменения подпись сотрудника кадровой службы и печать организации. Это единственный случай, когда зачёркивание на титульном листе допускается: в разделе сведений о работе оно запрещено.

Как исправить неверную запись

Порядок исправления установлен приказом 320н и действует для любого раздела трудовой книжки: неточная запись признаётся недействительной, после чего следующим номером вносится правильная.

1. В графе 1 поставить следующий порядковый номер.
2. В графе 2 указать дату внесения исправления, а не дату прежнего события.
3. В графе 3 трудовой книжки написать: «Запись за номером 7 недействительна», а следующей строкой — верную формулировку.
4. В графе 4 указать реквизиты приказа или иного решения, согласно которому вносится исправление.

Исправление осуществляется тем работодателем, который допустил ошибку. Если компания ликвидирована, нужно обратиться к работодателю по новому месту работы: он вносит запись на основании документа, содержащего данные о предыдущей работе, — справки из архива, копии приказа, трудового договора.

Вкладыш в трудовую книжку

Когда в разделе сведений о работе заканчиваются страницы, оформляется вкладыш. Отдельно от трудовой книжки он недействителен, поэтому в документе проставляется штамп «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера.

• Когда нужен. Свободных строк в трудовой книжке не осталось, а запись о работе внести нужно.
• Как оформить. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, а заполнение титульного листа идёт заново, по паспорту на дату выдачи.
• Нумерация записей. Продолжается сквозная: если последняя запись имела номер 14, первая во вкладыше — 15.
• Стоимость бланка. Работодатель приобретает вкладыши за свои средства, а затем вправе удержать стоимость с работника.
• Учёт вкладышей. Каждый выданный вкладыш регистрируется в приходно-расходной книге по учёту бланков.

Если места нет, а вкладыша под рукой не оказалось, продолжать записи на полях или в разделе награждений нельзя — такие сведения признаются недействительными.

Учёт трудовых книжек у работодателя

Порядок учёта установлен тем же приказом 320н. Форму книг работодатель разрабатывает самостоятельно с учётом требований к составу сведений.

• Ответственный за ведение и хранение трудовых книжек назначен приказом руководителя.
• Трудовые книжки хранятся как бланки строгой отчётности, в сейфе или закрытом шкафу.
• Невостребованные документы уволенных хранятся 50 лет, после чего передаются в архив.
• При частичной или полной утрате документов создаётся комиссия, факт оформляется актом.
• Работник вправе обратиться за копией: её изготавливают и заверяют в течение трёх рабочих дней со дня представления заявления.

Частые ошибки

• Формулировка не в соответствии с приказом: в приказе «менеджер по продажам», в трудовой книжке — «менеджер».
• При прекращении договора не указывают пункт и часть статьи кодекса, ограничиваясь её номером.
• Запись о приёме делается позднее пяти рабочих дней или вовсе после увольнения.
• Дату ставят словами или в формате «17 авг. 2026» вместо цифр.
• Ошибочную запись зачёркивают в разделе сведений о работе.
• Забывают заголовок с наименованием работодателя перед первой записью в трудовой книжке.
• Вносят данные о дисциплинарном взыскании — их в трудовую книжку не заносят.

Общие правила хранения и выдачи документа — в статье трудовая книжка, про электронный формат читайте материал электронная трудовая книжка, а посчитать стаж по датам записей поможет калькулятор стажа. Другие разборы — в разделе Персонал.

Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.