Товарная накладная ТОРГ-12 - бланк, заполнение и отличие от транспортной
Что такое товарная накладная и когда она нужна, как заполнить ТОРГ-12 или свою форму, кто её подписывает, чем она отличается от товарно-транспортной и транспортной накладной, когда её заменяет УПД и сколько хранить.
Коротко
- Товарная накладная — первичный документ, который оформляет передачу товара от продавца покупателю: по ней продавец списывает товар, а покупатель приходует.
- Унифицированная форма ТОРГ-12 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132, но с 2013 года вместо ТОРГ-12 можно использовать свою форму с реквизитами, которые требует закон № 402-ФЗ.
- Транспортная накладная подтверждает договор перевозки и не заменяет товарную накладную: это документы для разных операций.
- С 1 сентября 2026 года транспортную накладную при перевозке наёмным транспортом оформляют в электронном виде через оператора ИС ЭПД.
- Вместо товарной накладной и счёта-фактуры можно составить один универсальный передаточный документ (УПД).
- Первичные документы хранят не менее пяти лет после отчётного года.
Товарная накладная — главный документ оптовой торговли: без неё нельзя подтвердить отгрузку, учёт товара и расходы. Ниже — как заполнить ТОРГ-12 или свой бланк, кто его подписывает, чем товарная накладная отличается от транспортной и когда ее заменяет УПД.
Что такое товарная накладная
Товарная накладная — первичный учетный документ, который составляется при продаже товарно-материальных ценностей сторонней организации. Она служит основанием для списания товара у продавца (грузоотправителя) и оприходования у покупателя (грузополучателя). Для налогового учета товарная накладная подтверждает расходы покупателя и дату отгрузки у продавца.
ТОРГ-12 составляют в двух экземплярах: первый остается у продавца, второй передается покупателю. Товарная накладная используется при передаче права собственности на товар по договору поставки или купли-продажи. В случае возврата товарную накладную составляют в обратную сторону.
Если по-простому. Счет — это просьба заплатить, договор — условия сделки, а товарная накладная — доказательство, что товар передан в таком количестве и по такой цене. Без нее покупателю не на чем поставить товар на учет.
Бланк ТОРГ-12, образец и своя форма
Унифицированная форма ТОРГ-12 (ОКУД 0330212) утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132. С 1 января 2013 года, когда вступил в силу закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», унифицированные формы применять не нужно — об этом Минфин сообщил в информации № ПЗ-10/2012. Организация самостоятельно выбирает бланк ТОРГ-12 или собственную форму товарной накладной, утвержденную в учетной политике: например, ТОРГ-12 с дополнительными графами.
На практике ТОРГ-12 используется чаще всего: форма привычна контрагентам и встроена в учетные программы, а образец заполнения ТОРГ-12 легко скачать или заполнить онлайн в сервисе. Но и собственная форма имеет силу, если в ней есть реквизиты первичного документа.
Реквизиты и правила заполнения ТОРГ-12
Часть 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ называет обязательные реквизиты первичного документа. В ТОРГ-12 и в своей форме они указываются так:
| Реквизит первичного документа | Что указать в товарной накладной |
|---|---|
| Наименование документа | «Товарная накладная» |
| Дата составления | Дата отгрузки товара |
| Наименование организации, составившей документ | Продавец, грузоотправитель, грузополучатель и плательщик |
| Содержание факта хозяйственной жизни | Наименование товара, основание — номер и дата договора |
| Натуральное и денежное измерение | Количество, единицы измерения, цена, сумма |
| Должности ответственных лиц | Кто отпустил и кто принял груз |
| Подписи с фамилиями и инициалами | Подписи уполномоченных лиц обеих сторон |
Правила оформления и заполнения ТОРГ-12 по образцу — данные по графам:
- Номер и дата документа — по внутренней нумерации продавца.
- Данные грузоотправителя, грузополучателя, поставщика и плательщика: наименование, адрес, ИНН, банковские реквизиты.
- Графа «Основание» — договор поставки, счет или заказ.
- Табличная часть: наименование товара, код, единицы измерения, количество, цена без НДС, ставка и сумма налога, сумма с НДС.
- Итоги прописью: количество мест, масса груза, сумма к оплате.
- Подписи: со стороны продавца — отпуск разрешил, главный бухгалтер, отпуск груза произвел; со стороны покупателя — груз принял и груз получил.
Печать не является реквизитом ТОРГ-12. Исправления допускаются, если указана дата исправления и расписались лица, которые составили документ, с фамилиями и инициалами.
Кто подписывает товарную накладную
ТОРГ-12 подписывают уполномоченные лица обеих сторон: руководитель или сотрудник, у которого есть приказ или доверенность. В случае, когда груз принимает сотрудник покупателя, продавцу следует проверить данные доверенности на получение материальных ценностей. В электронном виде сотрудник подписывает накладную квалифицированной подписью с машиночитаемой доверенностью — подробнее в статье МЧД: машиночитаемая доверенность.
Товарная, товарно-транспортная и транспортная накладная
| Документ | Что подтверждает | Статус |
|---|---|---|
| Товарная накладная (ТОРГ-12 или своя форма) | Передачу товара и переход права собственности | Первичный документ бухгалтерского учета |
| Товарно-транспортная накладная (ТТН, форма 1-Т) | Движение товарно-материальных ценностей и расчеты за автоперевозку | Унифицированная форма Госкомстата 1997 года, с 2013 года не обязательна |
| Транспортная накладная | Заключение договора перевозки груза | Форма по приложению № 4 к Правилам перевозок грузов, постановление Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200 |
Форма транспортной накладной в нынешней редакции применяется с 1 марта 2022 года. Транспортная накладная оформляется, когда товар везет перевозчик: она подтверждает перевозку, а не продажу. При доставке нанятой машиной у поставщика будут ТОРГ-12 для учета и транспортная накладная для перевозки.
Электронная накладная и УПД
ТОРГ-12 можно оформить в электронном формате и подписать усиленной квалифицированной подписью: электронный формат ТОРГ-12 утвержден ФНС и имеет ту же силу, что бумажный бланк. Обмен в формате ФНС идет через оператора ЭДО, подробнее — в статье ЭДО: электронный документооборот.
С 1 сентября 2026 года, по Федеральному закону от 07.06.2025 № 140-ФЗ, электронная транспортная накладная (ЭТрН) обязательна для всех участников перевозки грузов наемным транспортом: грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и получателей. Накладную формирует аккредитованный оператор ИС ЭПД и передает в ГИС ЭПД. Получатель подписывает свой титул, подтверждая приемку груза. Случаи, когда допустима бумага, определяет Минтранс.
Вместо товарной накладной и счета-фактуры продавец вправе составить универсальный передаточный документ — форму предложила ФНС в письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. УПД со статусом «1» одновременно служит первичным документом и счетом-фактурой, со статусом «2» — только первичкой. Правила оформления счета-фактуры — в статье счет-фактура.
Сколько хранить товарные накладные
Статья 29 закона № 402-ФЗ требует хранить первичные документы не менее пяти лет после отчетного года. Такой же срок для налоговых документов установлен подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. Если ТОРГ-12 подтверждает стоимость имущества, которое долго учитывается в расходах, ее хранят дольше.
Типичные ошибки
- Нет росписи или расшифровки фамилии у лица, принявшего груз, — под вопросом расходы и вычет НДС.
- Товар принял сотрудник, у которого нет доверенности.
- Ошибки заполнения: количество, цена или данные грузополучателя в товарной накладной не совпадают со счетом-фактурой и договором.
- Исправления внесены без даты и без росписи составителей.
- Транспортную накладную считают заменой ТОРГ-12.
- Своя форма вместо ТОРГ-12 не закреплена в учетной политике.
Частые вопросы
Обязательна ли форма ТОРГ-12?
Нет. С 2013 года организация вправе разработать свой бланк вместо ТОРГ-12, если в нем есть реквизиты из таблицы выше.
Нужна ли печать на ТОРГ-12?
Закон печать не требует. Ее ставят, если так предусмотрено договором.
Можно ли заменить товарную накладную транспортной?
Нет. Транспортная накладная подтверждает договор перевозки, а не передачу товара покупателю, поэтому для учета продажи нужна товарная накладная или УПД.
Как заполнить ТОРГ-12 по образцу?
Бланк и образец заполнения есть в учетных программах и справочных системах. При заполнении данные сверяют с договором и счетом.
Как оформить возврат товара?
Для оформления возврата покупатель составляет товарную накладную или УПД, где стороны меняются ролями: он указан продавцом, а поставщик — покупателем.
Полный комплект бумаг по сделке собран в статье документы при поставке товара, а порядок проверки количества и качества при получении — в материале приемка товара по договору поставки.
Источники
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», ст. 9 и 29.
- Постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 — форма ТОРГ-12.
- Информация Минфина России № ПЗ-10/2012 — о необязательности унифицированных форм.
- Постановление Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200 — Правила перевозок грузов автомобильным транспортом, форма транспортной накладной.
- Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ — электронные перевозочные документы.
- Письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ — форма УПД.
- НК РФ, подп. 8 п. 1 ст. 23 — срок хранения документов налогового учета.
Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.
