Должностная инструкция - что в ней прописать и как утвердить документ
Зачем нужна должностная инструкция и обязательна ли она, из каких разделов состоит, как описать обязанности по профстандарту, когда нужно согласие работника на изменения и что документ даёт в трудовом споре.
Коротко
- Должностная инструкция — документ, в котором работодатель описывает трудовую функцию работника: задачи, обязанности, права и ответственность.
- Закон составлять её не обязывает, но без должностной инструкции сложно обосновать увольнение за неисполнение обязанностей и отказ в приёме на работу.
- Должностную инструкцию оформляют приложением к трудовому договору либо отдельным документом, который утверждают приказом.
- Работника знакомят с должностной инструкцией под подпись до подписания договора, а не после.
- Какие требования к квалификации указать, берут из профессиональных стандартов и типовых справочников.
- Изменения вносят приказом; если меняется трудовая функция, необходимо письменное согласие работника.
Должностная инструкция определяет, что именно человек обязан делать на своём месте. Без неё спор о качестве работы превращается в разговор «я так не думал». Разберём, что такое должностная инструкция и какие разделы в ней нужны, чем она отличается от трудового договора, как её утвердить и изменить и какие ошибки оборачиваются проигрышем в суде.
Зачем нужна должностная инструкция
Формально закон не требует её составлять: обязательным документом кодекс называет только трудовой договор. Но на практике должностная инструкция решает несколько задач сразу, поэтому её оформляют почти все организации.
- Основание для требований. Работодатель спрашивает с сотрудника только то, что записано в должностной инструкции.
- Защита при увольнении. Уволить за неисполнение можно, если обязанности зафиксированы и работник с ними ознакомлен.
- Обоснование отказа в приёме. По нормам законодательства отказ связан с деловыми качествами: требования из должностной инструкции такое обоснование дают.
- Понятные границы. Сотрудник чётко знает свои рабочие процессы: за что отвечает он, а за что — соседний отдел.
- Ввод новых людей. При приёме менеджера или специалиста должностная инструкция экономит время: не нужно объяснять обязанности на словах.
Если по-простому. Трудовой договор отвечает на вопрос «кем работает», а должностная инструкция — «что конкретно делает сотрудник». Второе без первого не работает.
Структура документа
Единой формы нет: типовые образцы есть, но текст работодатель разрабатывает сам. Обычно в должностной инструкции четыре раздела, к которым добавляют шапку с грифом утверждения.
| Раздел | Что прописывают |
|---|---|
| Общие положения | Наименование должности, подразделение, подчинённость, порядок приёма, требования к образованию и опыту |
| Должностные обязанности | Перечень задач: что сотрудник делает ежедневно, периодически и по поручению руководителя |
| Права | Права работника: запрашивать данные, вносить предложения, представлять компанию по доверенности |
| Ответственность | Ответственность работника — в пределах, установленных законодательством |
Некоторые компании добавляют в должностную инструкцию пятый раздел — о взаимодействии с другими подразделениями и показателях оценки. Это полезно, когда обязанности пересекаются: текст снимает часть споров.
Как составить обязанности
Главная часть должностной инструкции — перечень обязанностей. Именно к нему обращаются при конфликте, поэтому формулировки должны быть однозначными.
- Взять за основу профессиональный стандарт по должности или типовой справочник — там задачи описаны по трудовым функциям.
- Убрать лишнее: обязанностей, которых в компании нет, быть не должно.
- Указать задачи глаголами действия: например, «ведёт учёт», «согласовывает договоры», «отвечает на обращения клиентов».
- Указать периодичность и сроки: ежедневно, еженедельно, до 5-го числа месяца.
- Добавить формулировку об иных поручениях руководителя — но в пределах должности, иначе она не работает.
Профессиональные стандарты обязательны, если нормы законодательства устанавливают требования к квалификации по должности: например, для бухгалтера публичной компании, юриста в отдельных сферах, медицинских работников. В остальных случаях стандарт применяют как рекомендацию.
Частая ошибка. Обязанности переписывают из чужого образца целиком. В итоге у менеджера по продажам в должностной инструкции появляется работа с кассой, которой он не занимался, — и требовать её исполнения нельзя.
Как утвердить и ознакомить сотрудника
Оформить документ можно двумя способами, и от выбора зависит порядок внесения изменений.
| Способ | Как оформляется | Как менять |
|---|---|---|
| Приложение к трудовому договору | Подписывают обе стороны, должностная инструкция становится частью договора | Только дополнительным соглашением с согласия работника |
| Отдельный локальный акт | Утверждают распоряжением руководителя, лист ознакомления ведут отдельно | Распоряжением, но при смене трудовой функции — с согласия работника |
- Подготовить текст и согласовать с руководителем подразделения и кадрами.
- Утвердить должностную инструкцию: гриф «Утверждаю», подпись руководителя и дата.
- Ознакомить работника с должностной инструкцией под подпись — до подписания договора, как требует статья 68 кодекса.
- Выдать работнику экземпляр, если это предусмотрено внутренними правилами.
- Хранить оригинал в отделе кадров, а лист ознакомления — вместе с ним или в личном деле.
Изменения в инструкции
Порядок зависит от того, что именно меняется в должностной инструкции. Мелкие уточнения оформляются проще, чем пересмотр трудовой функции.
- Уточнение формулировок. Если объём работы не меняется, достаточно приказа и нового ознакомления под подпись.
- Новые обязанности в рамках функции. Тоже распоряжением: расширение перечня внутри той же должности допускается.
- Изменение трудовой функции. Необходимо письменное согласие работника и дополнительное соглашение к договору.
- Изменение по организационным причинам. По статье 74 кодекса работника предупреждают письмом за два месяца.
- Отказ сотрудника. Не согласен на новые условия — предлагают вакансии, при отказе договор прекращают.
Полностью переписывать должностную инструкцию каждый год не нужно. Достаточно вносить изменения по мере того, как меняются задачи: распоряжение с указанием пунктов в новой редакции и подпись работника об ознакомлении.
Виды инструкций и особенности составления
Должностные инструкции оформляют по-разному: выбор зависит от размера бизнеса и от того, сколько сотрудников занимают одинаковые должности.
- Типовая должностная инструкция. Одна на должность, когда работники выполняют одинаковый набор задач.
- Индивидуальная. Составляется под конкретного сотрудника, если полномочия шире обычных: специалист сам обучает коллег.
- По подразделению. Общая часть плюс должностные инструкции по каждой должности — удобно в крупных компаниях.
- Для дистанционных работников. Дополнительно указывают связь, сроки ответа и передачу результатов, а также защиту данных.
- Для руководителей. Какие полномочия по решениям, право подписи и ответственность за подчинённых — тоже прописывают.
В должностной инструкции полезно дать ссылку на другие локальные акты: правила распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных. Тогда документ не разрастается, а работник знает, где получить информацию.
Что документ даёт в споре
Суды рассматривают должностную инструкцию как главное доказательство того, какие обязанности были у сотрудника. От её качества зависит исход дела.
| Ситуация | Как влияет инструкция |
|---|---|
| Увольнение за неоднократное неисполнение | Без должностной инструкции и подписи увольнение признают незаконным |
| Дисциплинарное взыскание | Какие обязанности нарушены — должно быть прописано в инструкции |
| Спор о доплате за дополнительную работу | Задача есть в должностной инструкции — доплата не полагается |
| Отказ в приёме на работу | Требования к опыту и навыкам обосновывают отказ по деловым качествам |
| Проверка трудовой инспекции | Отсутствие подписи работника фиксируют как нарушение оформления |
Эксперты советуют пересматривать должностные инструкции раз в год вместе со штатным расписанием: задачи меняются, появляются новые направления, и необходимо, чтобы формулировки отражали реальную работу.
Частые ошибки
- Должностной инструкции нет вовсе, а уволить за неисполнение обязанностей пытаются — суд восстанавливает работника.
- Работника не ознакомили под подпись: доказать, что он знал о требованиях, невозможно.
- Обязанности сформулированы общими словами вроде «обеспечивает эффективную работу отдела» — предъявить работнику по такому тексту нечего.
- В должностной инструкции появляются задачи из другой профессии, не связанные с функцией.
- Требования к образованию завышены: какие именно нужны, смотрят в профессиональном стандарте.
- Документ обновляют, но забывают собрать подписи заново.
- Должностную инструкцию сделали приложением к договору, а меняют распоряжением в одностороннем порядке.
Частые вопросы
Обязательна ли должностная инструкция по закону?
Прямой обязанности нет: кодекс требует указать трудовую функцию в договоре, а как это сделать — решает работодатель. Но без должностной инструкции сложно предъявить претензии к качеству работы и обосновать ответственность.
Можно ли работать без ознакомления с инструкцией?
Фактически да, но для работодателя это риск: работник не обязан выполнять задачи, о которых не знал. Ознакомить с должностной инструкцией необходимо до подписания договора — таково требование законодательства.
Кто составляет документ?
Обычно руководитель подразделения совместно с отделом кадров: первый знает рабочие процессы, второй следит за соответствием закону. В спорных случаях текст должностной инструкции показывают юристу.
Нужна ли отдельная инструкция для каждого сотрудника?
Нет, документ составляют на должность, а не на человека. Если в отделе три менеджера с одинаковыми задачами, должностная инструкция одна, а листы ознакомления работников — индивидуальные.
Что делать, если работник отказывается подписывать?
Составить акт об отказе при двух свидетелях. Для должностной инструкции — приложения к договору это блокирует изменения, для локального акта нет: он действует, а отказ фиксируется актом.
Что ещё оформляют при найме — в статье приём на работу, а полный перечень бумаг собран в материале кадровые документы. Другие разборы — в разделе Персонал.
Источники
- ТК РФ, ст. 57 — обязательные условия трудового договора и трудовая функция.
- ТК РФ, ст. 68 — ознакомление с локальными актами при приёме на работу.
- ТК РФ, ст. 74 — изменение условий по причинам организационного характера.
- ТК РФ, ст. 195.3 — применение профессиональных стандартов.
Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.