Дистанционная работа - как оформить удаленного сотрудника по ТК и компенсация

Дистанционная работа перестала быть экзотикой, но оформление по-прежнему хромает: устная договорённость и переписка в мессенджере трудовым договором не считаются. Разберём форматы удалённой работы из кодекса, содержание договора с сотрудником, как обмениваться документами, кто платит за интернет и по каким основаниям можно уволить того, кто работает удалённо.

Виды дистанционной работы

Как принять на дистанционную работу нового сотрудника: инструкция

Принять удалённого сотрудника можно, ни разу не встречаясь с ним лично. Кодекс разрешает заключить трудовой договор путём обмена электронными документами, в том числе через цифровую платформу «Работа в России».

1. Получите от кандидата копии в электронном виде: скан паспорта, СНИЛС, документ об образовании, если он нужен для должности.
2. Ознакомьте с локальными актами до подписания договора — правилами трудового распорядка, положением об оплате труда, инструкциями.
3. Подпишите трудовой договор электронными подписями или на бумаге: второй вариант тоже допустим, экземпляр можно отправить почтой.
4. Оформите приказ о приёме и передайте сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд в общем порядке.
5. Трудовая книжка. Если сотрудник выбрал бумажную, он передаёт её лично или направляет заказным письмом с уведомлением.
6. Выдайте оборудование и доступы к корпоративным системам и объясните правила защиты данных.

Что писать в трудовом договоре

1. Условие о дистанционной работе и её вид: постоянная, временная с датами или периодическая — эта запись действует как основание работать удалённо.
2. Место работы. Указывают населённый пункт, где сотрудник выполняет трудовые функции, — это влияет на районные коэффициенты и подсудность споров.
3. Режим рабочего времени. Если он не установлен, сотрудник определяет его сам — и требовать отвечать весь день будет нельзя.
4. Порядок взаимодействия. Каналы связи, время, когда сотрудник должен отвечать, и срок ответа работодателю.
5. Оборудование и компенсация. Что предоставляет работодатель, что необходимо докупить и в каком размере компенсируется личная техника.
6. Отчётность. Формат и периодичность отчётов о выполнении трудовой функции, если она нужна.

Отдельно стоит прописать, как сотрудник передаёт результаты и через какие программы: без этого сложно доказать, что он выполняет свои функции.

Обмен документами

• Общее правило. Стороны обмениваются документами способом, установленным трудовым договором или локальным актом: например, по корпоративной почте или в мессенджере для срочных вопросов.
• Усиленная подпись. Для отдельных документов кодекс требует усиленную квалифицированную подпись работодателя и усиленную квалифицированную либо неквалифицированную подпись работника: трудовой договор, допсоглашения к нему, договор о материальной ответственности и другие документы из статьи 312.3.
• Подтверждение получения. Каждая сторона обязана подтверждать получение документа так, как установлено договором, — это защищает и работника, и компанию.
• Бумажные экземпляры. По заявлению сотрудника работодатель направляет заверенные копии на бумаге в течение трёх рабочих дней.
• Трудовая книжка. Сведения о трудовой деятельности передают в Социальный фонд в общем порядке, а бумажную книжку работник может также прислать заказным письмом.

Оборудование, интернет и компенсация

По кодексу обеспечение оборудованием, программами и средствами защиты информации — обязанность работодателя. Сотрудник вправе использовать своё имущество с согласия работодателя, и тогда ему также полагается компенсация.

Компенсация за использование личного оборудования и интернета не облагается НДФЛ в пределах документально подтверждённых расходов. Если документов нет, без налога можно выплатить не более 35 рублей за каждый день дистанционной работы. Размер и способ расчёта закрепляют в трудовом договоре или локальном акте.

Особенности охраны труда и учёта времени

• Сокращённый перечень обязанностей. Для такого работника работодатель выполняет только часть требований охраны труда: расследование несчастных случаев, социальное страхование, ознакомление с правилами работы с оборудованием компании.
• Спецоценка не проводится. Её не проводят для работы дома — в отличие от офиса.
• Учёт рабочего времени. Ведётся в общем порядке, даже если сотрудник сам определяет режим.
• Сверхурочная работа и работа в выходные оплачиваются по общим правилам, если работодатель их поручил.
• Отпуск. Предоставляется как обычно: порядок для тех, кто всегда работает удалённо, устанавливают коллективным договором или локальным актом.

Как перевести сотрудника на удалённую работу

Перевод оформляют дополнительным соглашением к трудовому договору. Правила одинаковы для бессрочной удалёнки и удалёнки на срок — различаются только даты, которые указывают прямо.

1. Согласуйте особенности работы. Сотрудник должен понимать, как будет работать удалённо: режим, способы контакта, формат отчётности.
2. Подготовьте допсоглашение. В нём указывают вид дистанционной работы, место работы, режим, порядок взаимодействия и компенсацию за оборудование.
3. Издайте приказ о переводе, если так принято в компании.
4. Определите, что необходимо для работы: например, ноутбук, доступы, программы, средства защиты информации.
5. Ознакомьте с локальными актами в том формате, который описан в договоре: электронно или на бумаге.
6. Проверьте охрану труда. Для удалёнки спецоценка не проводится, но ознакомить с требованиями при работе с оборудованием работодателя необходимо.

Гибридный формат: работа дома и в офисе

Периодическая дистанционная работа — это то, что в компаниях называют гибридным графиком. Сотрудник часть недели работает дома, часть — на стационарном рабочем месте. Главное правило: чередование описывают в договоре так, чтобы и сотрудник, и руководитель понимали, в какие дни нужно присутствие.

• Вариант с фиксированными днями. Например, понедельник и четверг в офисе, остальные дни удалённо.
• Вариант с пропорцией. Не менее восьми дней в офисе в течение месяца, конкретные даты сотрудник согласует с руководителем.
• Рабочее место в офисе за таким сотрудником сохраняется, поэтому на него распространяются все требования охраны труда, включая спецоценку.
• Изменения графика вносят в договор письменно: например, устная просьба «приходить чаще» силы не имеет.

Временный перевод в исключительных случаях

Статья 312.9 позволяет перевести сотрудников на удалённый режим без их согласия, если возникла катастрофа, авария, эпидемия или другой случай, угрожающий жизни или нормальным жизненным условиям населения. Такой же перевод возможен по решению органа государственной власти или местного самоуправления.

• Оформление. Работодатель принимает локальный нормативный акт с учётом мнения профсоюза, если он есть: указывает основание, список сотрудников, период и режим.
• Документы с работником. Вносить изменения в трудовой договор не требуется — сотрудника знакомят с актом.
• Оборудование. Работодатель обеспечивает техникой или выплачивает компенсацию за использование личной.
• Зарплата. Также сохраняется в размере, установленном трудовым договором.
• Возврат. Когда обстоятельства отпали, сотрудник возвращается к прежнему формату работы.

Частые ошибки при оформлении удалёнки

Большинство ошибок происходит на старте: сделать всё правильно при приёме проще, чем исправлять, когда начался спор.

1. Не указан город. Пишут только «удалённо» и не называют место выполнения работы. Правильно — указать населённый пункт и закрепить, что о смене местонахождения работник сообщает заранее.
2. Нет правил взаимодействия. Если не установлено, в какое время и по каким каналам — почта, телефону, онлайн-встречи — работник должен выходить на связь, уволить за молчание не получится.
3. Стандартная должностная инструкция. Офисная инструкция не учитывает, как работник выполняет свои задачи из дома: подробно опишите отчёты и момент сдачи результата.
4. Техника без акта. Ноутбук и программное обеспечение передают по акту — иначе при расторжении отношений сложно вернуть имущество.
5. Компенсация на словах. Если размер не установлен письменно, выплата за интернет и мобильную связь не действует как компенсация и попадает под НДФЛ.
6. Не та подпись. Простая подпись в удобном мессенджере не заменяет усиленную там, где законодательство её требует.
7. Угроза утечки данных. Сотрудник работает из квартиры или кафе, а правила защиты не утверждены. Обратите внимание на VPN и другие технические средства, которые предоставляет работодатель.

Основания для увольнения

Если сотрудник не ознакомился с приказом об увольнении в электронном виде, работодатель направляет ему копию на бумаге заказным письмом с уведомлением.

Как оформить сотрудника по правилам — в статье приём на работу, какие документы нужны компании — кадровые документы. Другие разборы — в разделе Персонал.

Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.