Трудовая книжка - ведение и хранение бумажной трудовой книжки работника
Что вносят в трудовую книжку и в какие сроки, кому её ещё заводят на бумаге, как выдать документ при увольнении и по заявлению, что делать с ошибочной записью и чем грозит задержка выдачи.
Коротко
- Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника; форма утверждена приказом Минтруда в соответствии с кодексом.
- С 2021 года тем, кто устраивается впервые, бумажные трудовые книжки не заводят: сведения ведут только электронно.
- Те, которые подали заявление о сохранении бумажной книжки, ведут её вместе с электронной.
- Работодатель обязан внести запись о приёме, переводе и увольнении, а также выдать трудовую книжку на руки работнику в последний день работы.
- Трудовые книжки хранят в организации, при увольнении выдают под подпись или шлют почтой по согласию.
- За задержку выдачи компания возмещает работнику неполученный заработок.
Трудовая книжка подтверждает стаж человека: по ней считают стаж для пенсии и проверяют опыт при трудоустройстве. Разберём, кому её ещё заводят на бумаге, как перейти на электронную форму, что обязан вносить работодатель в соответствии с кодексом и чем грозит нарушение.
Что такое трудовая книжка и кому она нужна
Статья 66 Трудового кодекса называет трудовую книжку основным документом о трудовой деятельности. В неё вносят сведения о работнике, выполняемой работе, переводах на постоянную должность и об увольнении, а также записи о награждении.
- Бумажная форма. Синяя книжка установленного образца — у тех, кто выбрал её заявлением.
- Электронная форма. Сведения в цифровом виде, которые работодатель передаёт в Социальный фонд Российской Федерации.
- Кто ведёт. Работодатель; вести трудовые книжки на исполнителей по договорам ГПХ не нужно.
- Впервые устроившимся. С 2021 года оформление бумажной трудовой книжки для них не предусмотрено федеральными законами.
- Совместителям. Запись вносят по желанию работника, по основному месту работы.
Если по-простому. Трудовая книжка — официальная история работы. Сейчас она у большинства цифровая, а у попросивших осталась и бумажная.
Что вносят в трудовую книжку
Порядок ведения трудовых книжек утверждён приказом Минтруда: заполнение идёт на русском языке, без сокращений, с указанием статей кодекса.
| Раздел | Какие сведения фиксируются |
|---|---|
| Титульный лист | ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность |
| Сведения о работе | Приём, наименование подразделения, должность работника, переводы, увольнение |
| Сведения о награждении | Награды и поощрения по локальным актам |
- Запись о приёме вносят в течение пяти рабочих дней с начала работы, если работник трудится больше пяти дней.
- Основание — приказ работодателя: его номер и дату указывают в отдельной графе.
- Записи об увольнении содержат причины прекращения трудового договора со ссылкой на статьи кодекса.
- Дисциплинарные взыскания в трудовую книжку не заносят, исключение — увольнение как мера взыскания.
- Смену фамилии и новую специальность также отражают на титульном листе.
Бумажная или электронная: как выбрать
Право выбора работник реализовал заявлением в 2020 году, но оно доступно и позже, если бумажная трудовая книжка ещё ведётся.
- Работник подаёт заявление о ведении бумажной трудовой книжки либо о сведениях в электронном виде.
- При переходе на электронный формат работодатель выдаёт документ на руки и больше за него не отвечает.
- Сделать обратный переход к бумажной форме нельзя: решение окончательное.
- Кто заявление не подавал и в 2021 году не работал, сохраняет право выбора формы.
- Сведения в электронном виде можно получить в личном кабинете на портале услуг в любое время.
Независимо от выбора работодатель передаёт сведения о кадровых событиях в Социальный фонд России в соответствии с федеральным законом. Электронная база формируется у всех, бумажная трудовая книжка — дополнение для сохранивших её.
Хранение и выдача на руки
Бумажные трудовые книжки хранят у работодателя в сейфе вместе с бланками и вкладышами. Выдать их работнику можно в таких случаях.
- При увольнении. В последний рабочий день, под подпись в книге учёта.
- По заявлению. Для пенсии — не позднее трёх рабочих дней с даты подачи; вернуть работник обязан за три дня.
- Копия или выписка. По заявлению в тот же трёхдневный срок, заверенные подписью ответственного лица.
- Почтой. Если работник не пришёл, ему шлют уведомление по адресу: явиться либо дать согласие на заказное письмо.
- Невостребованные книжки. Хранятся у работодателя 50 лет, в течение этого времени их можно получить.
Важно. После уведомления работодатель не отвечает за задержку выдачи. Без него придётся возмещать заработок.
Ошибки и ответственность
Нарушения в ведении трудовых книжек инспекция проверяет наравне с оплатой труда: следует помнить о типовых случаях.
| Нарушение | Последствие |
|---|---|
| Задержка выдачи при увольнении | Возмещение неполученного работником заработка за это время |
| Неверная запись об увольнении | Тот же расчёт, если она помешала найму |
| Отсутствие книги учёта движения книжек | Штраф по ст. 5.27 КоАП до 50 000 ₽ |
| Утрата документа по вине работодателя | Оформление дубликата за свой счёт по данным о стаже |
Ошибочную запись не зачёркивают: следует указать, что она недействительна, и внести верную. Сделать исправление обязан работодатель, допустивший ошибку, либо новый — по документу с прежнего места работы.
Как работодателю вести учёт
Правила установлены приказом Минтруда и федеральным законом о системе индивидуального учёта. Обязанности работодателя простые, но выполнять их нужно в срок.
- Приказ об ответственном. Распоряжением назначают того, кто заполняет книжки и отвечает за сохранность.
- Книга учёта движения. В неё вносят поступления и выдачи бланков и вкладышей, которые есть в организации, с датой и подписью.
- Бланки. Работодатель покупает их сам и может взять с сотрудника стоимость — размер необходимо удержать в день выдачи.
- Сведения в фонд. Отчётные данные о приёме и увольнении подают на следующий рабочий день, остальные — до 25-го числа.
- Электронная версия. Формат подачи утверждён, обязательное условие — подписание усиленной квалифицированной подписью.
С января 2023 года сведения принимает Социальный фонд России в единой форме. Быстрый способ проверить — запросить выписку по одному работнику: в кабинете страхователя видно, какая информация связана с его лицевым счётом.
Частые вопросы работодателя
- Заводить трудовую книжку работнику, устраивающемуся впервые, не нужно.
- Если работник потерял бумажный документ, дубликат оформляет последний работодатель по заявлению.
- Вкладыш вшивают, когда кончились страницы; отдельно он недействителен.
- Печать организации ставят при увольнении, если она в компании используется.
- Книжки уволенных в любом случае держат отдельно от действующих.
Частые вопросы
Нужна ли бумажная трудовая книжка в 2026 году?
Только тем, которые подали заявление о её сохранении. Остальным сведения о трудовой деятельности ведут в электронном виде, а при приёме на работу достаточно выписки из фонда.
Как получить сведения о своём стаже?
Через личный кабинет на портале государственных услуг Российской Федерации или в отделении фонда: информация формируется по данным работодателя.
Что делать, если работодатель не отдаёт документ?
Сделать письменное требование, при отказе — обратиться в инспекцию труда или в суд. За это время работодатель возмещает работнику неполученный заработок.
Вносят ли в книжку запись о работе по договору ГПХ?
Нет. Гражданско-правовые отношения трудовыми не являются, в трудовую книжку их не заносят — стаж учитывают по взносам.
Можно ли работать без трудовой книжки?
Да. С 2021 года это норма для тех, которые устраиваются впервые: записи ведут в электронном виде, а трудовой договор подтверждает отношения не хуже бумаги.
Что оформляют при найме — в статье приём на работу, перечень кадровых бумаг — в материале кадровые документы. Посчитать стаж по записям поможет калькулятор стажа. Другие разборы — в разделе Персонал.
Источники
- ТК РФ, ст. 66 и 66.1 — трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности.
- ТК РФ, ст. 84.1 — порядок оформления прекращения трудового договора.
- Приказ Минтруда № 320н — форма и порядок ведения трудовых книжек.
- Закон № 439-ФЗ — переход на электронные сведения о трудовой деятельности.
Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.