Учётная политика организации - что включить и как утвердить на год

Учётная политика организации — не формальность для проверки: именно она определяет, как компания считает доходы, расходы и обязательства, амортизирует основные средства и списывает материалы. Разберём, что включить в документ, чем отличаются бухгалтерская и налоговая части, в какие сроки вносить изменения и какие ошибки встречаются чаще всего.

Что такое учётная политика и кому она нужна

Учётная политика — совокупность способов ведения учёта, которые организация выбрала из разрешённых законом. Она должна быть сформирована по закону о бухгалтерском учёте и стандарту ПБУ 1/2008.

• Кто составляет. Главный бухгалтер или лицо, на которое возложено ведение бухгалтерии; утверждает руководитель.
• Кто обязан. Все организации без исключения, в том числе малый бизнес и некоммерческие структуры: общая обязанность.
• Предприниматели. Бухгалтерский учёт не ведут, поэтому бухгалтерская часть им не нужна, а налоговая — обязательна при выборе способов расчёта налогов.
• Сколько документов. Можно оформить один приказ с двумя разделами или два отдельных: для бухгалтерского и для налогового учёта.
• Как долго действует. Бессрочно: утверждать учётную политику заново каждый год не нужно, достаточно вносить изменения.

Структура и содержание документа

Строгой формы нет — организация разрабатывает документ сама. На практике сложилась привычная структура из четырёх частей.

Ключевое правило: включать в учётную политику нужно только то, по чему ФСБУ допускают выбор. Если норма единственная и обязательная, переписывать её из закона бессмысленно — документ разрастается, а пользы не прибавляется.

Бухгалтерская часть: что выбирает компания

Здесь организация описывает способы, которые влияют на показатели отчётности. Наиболее важные — по основным средствам, запасам и обязательствам.

• Лимит стоимости основных средств. Организация устанавливает его сама, чаще всего 100 000 рублей — так учётная политика сближает бухгалтерский учёт с налоговым.
• Способ амортизации. Линейный, уменьшаемого остатка или пропорционально объёму продукции; выбирают по группам объектов.
• Оценка запасов при списании. По средней себестоимости, по стоимости единицы или методом ФИФО.
• Уровень существенности. Порог, с которого информация раскрывается в отчётности отдельно; обычно 5 % от статьи баланса.
• Создание резервов. По сомнительным долгам, на оплату отпусков — малый бизнес вправе их не создавать.
• Упрощённый учёт. Малые предприятия могут применять сокращённый план счетов и кассовый метод; это право закрепляют в документе.

С переходом на новые ФСБУ часть прежних формулировок устарела: правила по основным средствам, запасам, аренде и документообороту изменились. Учётная политика должна быть приведена под них последовательно, в сроки вступления каждого стандарта в силу.

Налоговая часть

Налоговый раздел определяет, как организация считает налоги. Он важнее для проверок: инспекция сверяет декларации именно с учётной политикой.

Компаниям на упрощёнке налоговый раздел тоже нужен: в нём закрепляют порядок учёта расходов, способ списания товаров и правила раздельного учёта, если совмещаются режимы.

Как утвердить и когда применять

1. Разработать текст: бухгалтерия готовит проект, ориентируясь на стандарты и отраслевые особенности деятельности.
2. Издать приказ руководителя об утверждении с указанием даты начала применения.
3. Ознакомить с документом сотрудников, которых он касается: бухгалтерию, склад, подразделения.
4. Начать применять с первого января следующего года — досрочно можно только для вновь созданных организаций.
5. Хранить документ не менее пяти лет после года, в котором он использовался в последний раз.

Новая организация утверждает учётную политику в сроки до 90 дней с даты регистрации, а применяет со дня создания. Сдавать документ в налоговую не нужно — его представляют по требованию при проверке, обычно за десять рабочих дней.

Изменения и дополнения

Разница между изменением и дополнением принципиальна: от неё зависит, с какой даты новые правила вступают в силу.

• Изменение. Меняют уже применяемый способ — например, переходят с линейной амортизации на нелинейную. Вступает в силу с 1 января следующего года.
• Дополнение. Добавляют правила для новых операций, которых раньше не было, — скажем, компания начала сдавать помещения в аренду. Применяют сразу, с момента появления операций.
• При смене законодательства. Изменение вносят с даты вступления новых норм в силу, даже если это середина года.
• Ретроспективный пересчёт. При существенном изменении способа показатели прошлых лет в отчётности пересчитывают, кроме случаев, когда компания вправе применять упрощённые способы.

Каждое изменение оформляют отдельным приказом с обоснованием причины. Полностью переписывать документ каждый год не нужно: достаточно приказа о внесении изменений с указанием пунктов, которые меняются.

Ответственность и проверки

Учётную политику запрашивают почти на каждой выездной проверке — по ней инспекция понимает, правильно ли считались налоги.

• Нет документа. Отсутствие расценивается как грубое нарушение правил учёта: штраф по статье 120 НК от 10 000 рублей, при занижении базы — 20 % от неуплаченной суммы.
• Не представили по требованию. Штраф 200 рублей за каждый непредставленный документ по статье 126 НК.
• Нарушение собственных правил. Инспекция пересчитает налоги по способу, который закреплён в приказе.
• Ошибки в отчётности. Должностное лицо штрафуют по статье 15.11 КоАП — от 5 000 до 10 000 рублей.

Особенности для малого бизнеса

Малым компаниям закон разрешает вести учёт проще. Право на упрощённые способы нужно закрепить в документе — само по себе оно не применяется.

• Сокращённый план счетов. Вместо полного перечня используют укрупнённые счета: например, все затраты собирают на одном.
• Кассовый метод в бухучёте. Доходы признают по поступлению денег, расходы — по оплате; для торговли и услуг это удобный подход.
• Без резервов. Малый бизнес вправе не создавать резерв по сомнительным долгам и на оплату отпусков.
• Без ретроспективного пересчёта. Изменения применяют перспективно, не пересчитывая показатели прошлых лет.
• Упрощённая отчётность. Баланс и отчёт о финансовых результатах сдают по сокращённым формам, состав приложений минимальный.
• Основные средства. Первоначальную стоимость можно формировать только из цены поставщика и затрат на монтаж, не включая иные расходы.

Проверить, относится ли ваша компания к малому бизнесу, помогает единый реестр на сайте налоговой службы: он ведётся в электронном виде и обновляется автоматически по данным отчётности.

Чек-лист: как проверить свою учётную политику

Пройдите по пунктам перед началом года — этого достаточно, чтобы снять большую часть претензий на проверке. Основанием для правок будут любые изменения в законодательстве и в самой деятельности.

• Документ подписан руководителем, дата приказа стоит не позднее 31 декабря предыдущего года.
• В составе есть все четыре раздела, а перечень приложений соответствует тому, что реально используется.
• Способы, записанные в тексте, совпадают с настройками бухгалтерской программы — расхождения устраняют сразу.
• Описан раздельный учёт, если компания совмещает режимы, ведёт облагаемые и необлагаемые операции или получает целевое финансирование.
• Указаны ставки и коэффициенты, которые компания применяет: например, повышающий коэффициент амортизации.
• Есть порядок учёта затрат по договорам с длительным циклом, если такие договоры заключаются.
• Отражены изменения после реорганизации, смены вида деятельности или перехода на другой налоговый режим.
• Назначен ответственный за контроль соблюдения документа — обычно главный бухгалтер.

Разные российские компании приходят к разным решениям, и это нормально: закон допускает выбор. Важно, чтобы выбранное было записано и применялось последовательно, а не менялось от квартала к кварталу.

Частые ошибки

• Скачивают чужой образец и не адаптируют под свою деятельность: в документе остаются способы, которые компания не применяет.
• Переписывают в приказ нормы стандартов, по которым выбора нет, — документ раздувается до сотни страниц.
• Забывают про налоговый раздел, ограничившись бухгалтерским.
• Не описывают раздельный учёт при совмещении режимов или при облагаемых и необлагаемых операциях.
• Вносят изменения задним числом, хотя новый способ применяется только со следующего года.
• Не утверждают формы первичных документов, которые компания разработала сама.
• Указывают лимит основных средств, отличный от налогового, без реальной необходимости — и ведут двойной учёт.

Как учитывать имущество компании — в статье основные средства, а состав годовой отчётности разобран в материале бухгалтерский баланс. Другие разборы — в разделе Финансы.

Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.