Среднесписочная численность работников - как рассчитать и куда сдавать сведения
Формула расчёта за месяц, квартал и год по указаниям Росстата: кого включают в списочную численность, как считать сотрудников на неполной ставке и почему от показателя зависит форма отчётности.
Коротко
- Среднесписочная численность работников — показатель, который считают за месяц, квартал и год и сдают в составе расчёта по страховым взносам.
- Среднесписочную численность за месяц определяют так: складывают списочную численность работников за каждый календарный день и делят на число дней месяца.
- В списочную численность входят все работники по трудовым договорам, включая тех, кто в отпуске, на больничном и в командировке.
- Внешних совместителей и исполнителей по гражданско-правовым договорам в среднесписочную численность не берут.
- Работников на неполном рабочем времени учитывают пропорционально отработанным часам, а не как целые единицы.
- Результат округляют до целого числа; от него зависят право на пониженные тарифы, обязанность сдавать отчётность электронно и статус малого предприятия.
Среднесписочная численность работников — не просто «сколько человек работает». Это расчётный показатель, который определяет способ сдачи отчётности, право на льготы и попадание в реестр малого бизнеса. Разберём, кого берут в расчёт, кого нет, как рассчитать показатель при неполном рабочем дне и куда сдавать полученные сведения.
Зачем нужен показатель
Численность работников влияет сразу на несколько обязанностей компании, которые нужно выполнять каждый год. Часто про показатель вспоминают, когда налоговая отказывается принимать бумажный отчёт.
- Способ сдачи отчётности. Если среднесписочная численность больше 25 человек, декларации и расчёты сдают только электронно.
- Статус малого предприятия. До 100 человек — малое, до 15 — микропредприятие; от этого зависят пониженные тарифы взносов и участие в закупках.
- Право на специальные режимы. На УСН ограничение 130 человек, на патенте — 15 по всем видам деятельности.
- Статистика. Росстат запрашивает сведения о численности работников в отчётах, которые сдают по своему графику.
- Квота для инвалидов. Обязанность создавать квотируемые рабочие места возникает при определённой численности работников.
Если по-простому. Показатель отвечает на вопрос «сколько работников в среднем трудилось в компании за период». Не на дату, а именно в среднем.
Кого включают в расчёт
Основа расчёта — списочная численность за каждый календарный день. В неё входят все работники по трудовым договорам независимо от того, вышел человек на работу в этот день или нет.
| Включают | Не включают |
|---|---|
| Работников на основном месте работы, в том числе на неполное время | Внешних совместителей — их считают по основному месту |
| Тех, кто в отпуске, на больничном, в командировке | Исполнителей по договорам ГПХ |
| Тех, кто на испытательном сроке, и надомников | Женщин в отпуске по беременности и уходу за ребёнком |
| Тех, кто работает удалённо из других регионов | Учащихся, которые направлены на практику без оплаты |
| Работников в прогуле и в отпуске без содержания | Собственника компании, если с ним нет трудового договора |
Внутренние совместители учитываются как один человек: работа по двум должностям в одной компании не удваивает численность работников. Директор, оформленный по трудовому договору, в расчёт входит на общих условиях.
Как посчитать за месяц
Формула из указаний Росстата: сложить списочную численность работников за каждый календарный день месяца и разделить на число дней в этом месяце.
- По табелю определить, сколько работников числилось в компании 1 января, 2 января и так далее до конца месяца.
- Численность за выходные и праздничные дни принять равной численности за предшествующий рабочий день.
- Сложить все полученные значения.
- Разделить на количество календарных дней месяца.
- Округлить до целого числа по правилам математики.
Пример. В январе с 1-го по 20-е в штате было 18 человек, с 21-го уволились двое, и до конца месяца работало 16 работников. Считаем: 18 × 20 + 16 × 11 = 360 + 176 = 536. Делим на 31 день: 536 ÷ 31 = 17,29 — округляем и получаем 17 человек.
Важно. Если сотрудник уволился в пятницу, в списочной численности он числится и в этот день — учитывают всех, кто состоял в штате хотя бы часть дня.
Неполное рабочее время
Работников, принятых на неполный день или переведённых на такие условия по соглашению, считают пропорционально отработанному времени — как доли единицы, а не целые человеко-единицы.
- Сложить количество человеко-часов, которые эти работники отработали за месяц.
- Разделить на продолжительность полного рабочего дня по графику — например, на 8 часов.
- Полученные человеко-дни разделить на число рабочих дней месяца.
Пример. Двое работают по 4 часа при пятидневной неделе, в месяце 20 рабочих дней. Человеко-часы: 2 × 4 × 20 = 160. Делим на 8 — получаем 20 человеко-дней. Делим на 20 рабочих дней — 1 человек. То есть два сотрудника на полставки дают в расчёте одну единицу.
Есть исключение: если неполное время установлено законом — для несовершеннолетних, работников с вредными условиями, женщин в сельской местности, — их следует учитывать как целые единицы.
Расчёт за квартал и год
Среднесписочную численность за период считают через месячные значения — складывать работников по дням заново не нужно.
- За квартал. Сумму среднесписочной численности за три месяца нужно разделить на 3.
- За полный год. Сумму за двенадцать месяцев — с января по декабрь — разделить на 12.
- Для нового бизнеса. Компании, созданной в июле, всё равно нужно делить сумму на 12, а не на число отработанных месяцев года.
- Округление. На каждом шаге результат приводят к целому числу; дробные значения в отчётность не попадают.
Куда сдавать сведения
Отдельный отчёт «Сведения о среднесписочной численности» отменён. Сейчас данные указывают в титульном листе расчёта по взносам, который сдают в налоговую по месту учёта.
- Годовые сведения входят в состав расчёта — его подают не позднее 25 января.
- Индивидуальные предприниматели без работников показатель не сдают: у них нет списочной численности.
- За неверные сведения возможны штрафы за грубое нарушение правил учёта и по статье 15.6 КоАП для должностных лиц.
- Отдельно данные о численности работников получают Росстат и Социальный фонд.
- Информацию используют и при внесении компании в реестр субъектов малого предпринимательства.
Как организовать учёт в компании
Главное для правильного расчёта — аккуратный табель. Кадровый специалист ведёт ежедневный учёт явок, бухгалтер получает эти данные и рассчитывает показатель за месяц.
- Табель учёта рабочего времени. Основной источник: по нему видно, кто числился в штате каждый день, включая февраль с его 28 днями.
- Приказы по личному составу. Приём и увольнение дают точные даты, от которых зависит списочная численность.
- Категории работников. Отдельно помечают тех, кто на неполной ставке, на внешнем совместительстве и в отпуске по уходу, — их учитывают иначе.
- Проверка в соответствии с указаниями. Спорные случаи — работа по совместительству, надомный труд, сезонники — разобраны в приказе Росстата.
- Архив расчётов. Полученные помесячные значения удобно хранить в одной таблице: в сентябре пригодится январское число.
Если в компании кадрового работника нет, расчёт обычно ведёт бухгалтер по данным зарплатной программы. Проверять её результат стоит хотя бы раз в год: настройки по умолчанию не всегда верно обрабатывают неполные ставки.
Частые ошибки
- В расчёт берут внешних совместителей и исполнителей по гражданско-правовым договорам.
- Женщин в декрете учитывают в среднесписочной численности, хотя их из неё исключают.
- Работников на полставки считают как целых, завышая показатель.
- За выходные дни берут ноль вместо численности предшествующего рабочего дня.
- Новая компания делит годовую сумму на количество месяцев работы, а не на 12.
- Округляют в большую сторону при значении вроде 17,29 — по правилам это 17.
- Берут численность на первое число месяца вместо среднего значения за период.
Частые вопросы
Чем среднесписочная численность отличается от средней?
Средняя численность шире: в неё дополнительно входят внешние совместители и исполнители по ГПХ. Среднесписочная численность работников считается только по основному составу.
Учитывать ли директора — единственного учредителя?
Если с ним заключён трудовой договор и начисляется зарплата, он входит в расчёт. Если договора нет и выплат нет, в списочную численность его не включают.
Как считать, если сотрудник работал не весь месяц?
По дням: работник попадает в списочную численность за каждый календарный день, когда состоял в штате. Дальше сумма делится на число дней месяца, поэтому его вклад учитывается пропорционально.
Нужно ли сдавать сведения предпринимателю без работников?
Нет. Рассчитать показатель должны только работодатели. Как только предприниматель нанимает первого работника, он начинает сдавать расчёт с указанием численности.
Влияет ли численность на тарифы взносов?
Напрямую нет, но она определяет статус малого или среднего предприятия. У субъектов МСП действует пониженный тариф на выплаты сверх полутора МРОТ, поэтому корректный расчёт важен.
Кто относится к малому бизнесу и что это даёт — в статье пониженные тарифы для МСП, а состав отчётности по взносам разобран в материале расчёт по страховым взносам. Другие разборы — в разделе Персонал.
Источники
- Приказ Росстата № 711 — указания по заполнению форм статистического наблюдения.
- НК РФ, ст. 80 — порядок представления отчётности и электронная форма.
- Закон № 209-ФЗ — критерии субъектов малого и среднего предпринимательства.
- НК РФ, ст. 431 — расчёт по страховым взносам и сведения о численности.
Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.