Дебиторская задолженность - что это в балансе как считать и списать

Прибыль в отчёте есть, а денег на счёте нет — это и есть дебиторская задолженность, выросшая быстрее выручки. Дебиторская задолженность покупателя выглядит как актив компании, но платить из неё зарплату и налоги нельзя. Разберём, что такое дебиторская задолженность и из чего она складывается, как её считают и оценивают, что делать с просроченной, когда создавать резерв по сомнительным долгам и как списать безнадёжную дебиторскую задолженность без претензий со стороны налоговой.

Что такое дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность — сумма, которую другие лица должны компании. Дебитор — тот, у кого есть неисполненное обязательство перед компанией: дебитором может быть покупатель, заказчик, поставщик, получивший аванс, и другие лица — сотрудник с неотчитанным подотчётом, бюджет с переплатой по налогам. Обратная величина — кредиторская задолженность, то есть то, что должна сама компания.

Виды дебиторской задолженности

Классификаций несколько, и каждая нужна для своей задачи: одна — для баланса, другие — для работы с должниками и для резервов и списания.

• Краткосрочная и долгосрочная. Например, краткосрочная гасится в течение 12 месяцев после отчётной даты, долгосрочная — позже. В балансе их показывают развёрнуто, если суммы существенны для отчётности.
• Нормальная и просроченная дебиторская. Нормальная — та, срок оплаты по которой ещё не наступил. Просроченная дебиторская задолженность начинается со следующего дня после даты платежа по договору.
• Сомнительная. Дебиторская задолженность просрочена и ничем не обеспечена: нет ни залога, ни поручительства, ни банковской гарантии. Именно такая задолженность идёт в резерв.
• Безнадёжная. Кредитор взыскать такой долг уже не может: истёк срок исковой давности, должника ликвидировали, исключили из реестра или пристав вернул исполнительный документ.
• Обеспеченная и необеспеченная. Задолженность под залог, поручительство или банковскую гарантию не признаётся сомнительной даже в случае просрочки на полгода.

Дебиторская задолженность в балансе и учёте

В бухгалтерском балансе дебиторская задолженность попадает в актив, в строку 1230. Формируют её остатки по дебету расчётных счетов бухгалтерского учёта компании, и здесь есть правило, которое нарушают чаще всего: сворачивать дебиторскую и кредиторскую задолженность по разным контрагентам нельзя. Дебиторскую задолженность покупателя показывают в активе, задолженность перед поставщиком — в пассиве, и никакого сальдирования между ними быть не должно.

Отдельная строка — 1230 в активе — показывается за минусом резерва по сомнительным долгам. То есть в отчётности видна не вся дебиторская задолженность, а та её часть, которую компания реально рассчитывает получить.

Как оценить дебиторскую задолженность

Смотреть только на абсолютную сумму бессмысленно: миллион рублей дебиторской задолженности у оптовика с оборотом сто миллионов и у мастерской с оборотом три — это разные истории. Финансовый результат работы с задолженностью оценивают тремя финансовыми показателями.

1. Оборачиваемость дебиторской задолженности. Выручку за период делят на среднюю величину задолженности. Показывает, сколько раз за год дебиторская задолженность превратилась в деньги: чем выше, тем быстрее компания получает оплату.
2. Период погашения в днях. 365 делят на коэффициент оборачиваемости. Результат компания сравнивает с отсрочкой платежа по своим договорам: если по договорам 30 дней, а фактический период погашения 62, значит платят вдвое хуже, чем договаривались.
3. Доля в активах и структура по срокам. Дебиторка свыше трети активов — сигнал, что бизнес кредитует продажи отсрочкой за свой счёт, и это уже финансовый риск для бизнеса. Внутри суммы смотрят долю просроченной: до 5 % долгов — рабочая ситуация, свыше 20 % — системная проблема.

Управление дебиторской задолженностью

Что нужно сделать в первую очередь: управление дебиторской задолженностью начинается не тогда, когда долг просрочен, а до отгрузки. Дальше расходы бизнеса на возврат задолженности только растут: письмо стоит ноль рублей, претензия — время и услуги юриста, суд — госпошлину и месяцы, а взыскание через приставов часто заканчивается ничем.

• Проверка контрагента до сделки. Выписка из реестра, картотека арбитражных дел, исполнительные производства, сведения о банкротстве и дисквалификации руководителя. Это пятнадцать минут работы против месяцев взыскания.
• Лимит задолженности на контрагента. Он позволяет снизить риск неплатежа, а кредитная политика бизнеса определяет, кому и на какую сумму давать отсрочку платежа. Например, новым покупателям — предоплата, проверенным — отсрочка в пределах лимита, который растёт с историей платежей.
• Условия договора с контрагентом. Конкретный срок оплаты, неустойка за просрочку, право приостановить исполнение обязательства и порядок досудебного урегулирования — эти четыре пункта окупаются на первом же споре.
• Скидка за раннее погашение долга. Финансовый расчёт простой: например, дисконт в 2 % за оплату в течение недели часто дешевле, чем кредит на пополнение оборотных средств.
• Регламент напоминаний: управление платежами. Звонок контрагенту за три дня до срока, письмо в день просрочки платежа, претензия на десятый — простой график, который возвращает большую часть дебиторской задолженности без юристов.
• Акт сверки в управлении расчётами. Подписанный дебитором акт сверки взаимных расчётов подтверждает сумму, которую признают обе стороны, и прерывает течение срока исковой давности — это и учётный, и юридический инструмент.
• Факторинг и страхование. Финансовый инструмент — финансирование под уступку денежного требования по главе 43 кодекса позволяет получить деньги сразу, а страхование дебиторской задолженности снижает риск неплатежа крупных дебиторов.

Что делать с просроченной дебиторской задолженностью

1. Уточните основание задолженности. Документы по долгу — договор, накладные, акты, счета и переписка — должны складываться в цепочку: какие товары или услуги поставлены, когда приняты и когда наступил срок оплаты.
2. Направьте претензию. Также по денежным требованиям компании из договоров на товары и услуги досудебный порядок обязателен: иск примут через 30 календарных дней после направления документа контрагенту.
3. Посчитайте неустойку. Договорную пеню считают по условиям договора, в противном случае — проценты по ключевой ставке; расчёт нужно сделать по периодам. Расчёт стороны прикладывают к претензии, а также к иску.
4. Идите в суд. При бесспорной задолженности в пределах лимита быстрее и дешевле судебный приказ; в остальных случаях — обычный иск, и в этом случае госпошлина считается от цены требования.
5. Передайте исполнительный лист. Кредитор передаёт его приставам или напрямую в банк дебитора — во втором случае быстрее, если счёт известен.
6. Оцените точку остановки по долгу. В случае, когда у дебитора нет активов, дальнейшие расходы бессмысленны: дебиторскую задолженность переводят в безнадёжную и списывают.

Резерв по сомнительным долгам дебиторской задолженности

Резерв — это способ показать в финансовой отчётности компании реальную стоимость активов. В бухгалтерском учёте он обязателен для любой организации: если дебиторская задолженность просрочена и есть сомнения в её погашении, компания обязана создать резерв независимо от размера. В налоговом учёте резерв — право, а не обязанность, и правила там жёстче.

Общая сумма налогового резерва ограничена: не более 10 % выручки за отчётный период. Также в резерв не берут задолженность и другие требования, обеспеченные залогом, поручительством или банковской гарантией, и долги, по которым у компании есть встречная кредиторская задолженность перед тем же контрагентом, — такие долги сначала уменьшают на сумму встречного обязательства.

Как списать безнадёжную дебиторскую задолженность

Списание — не прощение задолженности, а признание того, что такое требование уже не получить. Основание должно быть документальным, иначе налоговая снимет расход.

• Истёк срок исковой давности по задолженности. Три года с даты, когда оплата должна была поступить, при условии что срок не прерывался признанием долга.
• Должник по долгу ликвидирован. Запись о прекращении деятельности в реестре — достаточное основание для списания.
• Компанию-дебитора исключили из реестра как недействующую. Основание также работает, как и ликвидация.
• Пристав вернул исполнительный документ. Постановление об окончании производства из-за невозможности установить имущество дебитора подтверждает безнадёжность дебиторской задолженности.
• Обязательство прекращено актом государственного органа или невозможностью исполнения. Редкое основание, но работает наравне с другими.

Что нужно сделать при списании: инвентаризация расчётов, письменное обоснование от бухгалтерии, приказ руководителя о списании. В бухгалтерском учёте задолженность списывают за счёт резерва, а если резерва не хватило — в прочие расходы. В налоговом учёте безнадёжная задолженность уменьшает базу по налогу на прибыль. Списанную дебиторскую задолженность также учитывают за балансом ещё пять лет: если контрагент вдруг заплатит, деньги по списанному долгу придётся показать в доходах.

Частые ошибки

• Продажи без проверки контрагента. Для бизнеса пять минут в реестре и картотеке дел экономят год переписки и суда.
• Управление без цифр: не считают период погашения дебиторки. Бизнес видит рост выручки и не замечает, как растёт дебиторка, что оплата растянулась вдвое и деньги ушли в долги покупателей.
• Сворачивают дебиторку и кредиторку. Дебиторка в балансе перестаёт отражать реальное финансовое положение, а аудитор и банк это замечают сразу.
• Пропускают срок исковой давности. Три года проходят незаметно, и дебиторская задолженность из взыскиваемой превращается в убыток.
• Списывают без документов. Без приказа, инвентаризации и подтверждающего основания расход по безнадёжной задолженности налоговая не примет.
• Не создают резерв в бухучёте. Финансовая отчётность компании показывает активы, которых у неё фактически нет, — это искажение бухгалтерской отчётности.

Как вернуть долг через суд — в материале взыскание задолженности, ускоренный порядок разобран в статье судебный приказ, а что происходит после решения — исполнительное производство.

Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.