Инвентаризация - порядок проведения и оформление результатов по ФСБУ 28/2023

Инвентаризация нужна не ради формы: такая проверка показывает, совпадает ли то, что числится в учёте, с тем, что реально лежит на складе. Разберём, что это такое, когда проверка обязательна, как собрать комиссию, какие акты и документы оформить, что делать с недостачами товаров и излишками.

Когда проводить инвентаризацию обязательно

Стандарт называет случаи, в которых инвентаризация проводится независимо от желания руководителя. Остальные сроки и объёмы компания определяет сама и закрепляет в учётной политике: например, для складов их устанавливают отдельно.

• Перед составлением годовой бухгалтерской отчётности. Основной случай: инвентаризация идёт по состоянию на 31 декабря, начать её можно с 1 октября.
• При смене материально ответственных сотрудников. Проверку проводят на день приёма-передачи дел.
• При выявлении хищений, злоупотреблений или порчи. Инвентаризацию проводят сразу после события.
• После чрезвычайных ситуаций. Пожар, авария, стихийное бедствие — инвентаризации подлежит пострадавшее имущество.
• При реорганизации или ликвидации. Проверка идёт перед составлением передаточного или ликвидационного баланса.
• При передаче активов. Например, продажа, аренда, передача имущества в пользование или управление.

Инвентаризацию основных средств разрешено проводить раз в три года, а библиотечных фондов — раз в пять лет. Проверку товаров и материалов на складах компании обычно проводят чаще: раз в квартал или ежемесячно, чтобы контролировать остатки товаров.

Что проверяют

Проверке подлежат все активы и обязательства организации, а не только товары на складе. Объектов может быть несколько десятков групп, и в бухучёте каждая отражается отдельно.

Новый стандарт разрешает альтернативные способы проведения инвентаризации, если доступ к объектам затруднён: например, фото- и видеофиксация или данные систем контроля. Это удобно для удалённых складов, но порядок использования описывают в учётной политике компании.

Как проводить: порядок действий

Порядок проведения одинаков для любого объёма, меняется только количество участников и время. Каждый этап подтверждают документами бухгалтерского учёта.

1. Издать приказ. Руководитель утверждает состав комиссии, сроки, перечень объектов и причину проведения инвентаризации. Привычная форма — ИНВ-22, но компания вправе разработать свою.
2. Собрать документы. До начала проведения материально ответственные лица сдают приходные и расходные документы бухгалтеру и дают расписку, что всё оприходовано, а выбывшие ценности списаны.
3. Установить фактическое наличие. Комиссия пересчитывает, взвешивает и осматривает объекты в присутствии ответственных лиц.
4. Заполнить описи. Инвентаризационная опись составляется по каждому помещению и месту хранения; исправления заверяют подписями всех членов комиссии.
5. Сформировать сличительные ведомости. В них показывают расхождения между фактическим наличием и данными бухгалтерского учёта.
6. Оформить результаты инвентаризации. Комиссия составляет протокол, а директор издаёт приказ об утверждении результатов и отражении расхождений в учёте.

Комиссия и её состав

Инвентаризационная комиссия утверждается руководителем компании. В неё могут входить представители администрации, бухгалтер, другие сотрудники — инженеры, технологи, экономисты.

• Материально ответственные лица в комиссию не входят, но обязаны присутствовать при инвентаризации.
• Постоянно действующую комиссию удобно назначить одним приказом на год, а рабочие создавать под конкретные инвентаризации.
• Если объём небольшой, обязанности могут быть возложены на ревизионную комиссию компании.
• Привлекать оценщиков и аудиторов могут по решению руководителя, но заменить ими членов комиссии нельзя.
• При коллективной ответственности присутствует бригадир или один из членов коллектива.

Недостачи и излишки

Результаты отражают в бухгалтерском учёте в том периоде, в котором завершено проведение инвентаризации, — переносить их на следующий год нельзя.

С работника, который несёт полную материальную ответственность, недостачу можно взыскать целиком. Для этого нужны договор о полной ответственности, объяснительная и документы о размере ущерба — иначе суд встанет на сторону сотрудника.

Документы и хранение

Формы описей и актов организация вправе разработать сама или использовать привычные бланки Госкомстата — ИНВ-1 для основных средств, ИНВ-3 для товаров и запасов, ИНВ-15 для кассы. Такое право прямо даёт ФСБУ 28/2023, а выбор закрепляют в учётной политике.

• Инвентаризационная опись составляется минимум в двух экземплярах: для бухгалтерии и для ответственного сотрудника.
• Незаполненные строки прочёркивают, чтобы в опись нельзя было дописать позиции задним числом.
• На последней странице ответственное лицо расписывается, что инвентаризация прошла в его присутствии и претензий к комиссии нет.
• Акты и описи хранят не менее пяти лет после отчётного года, а при спорах — дольше: например, до решения суда.
• Электронные документы также допустимы, если подписаны электронной подписью всех участников проверки.

Виды инвентаризации

Стандарт не делит инвентаризации по видам, но на практике классификация помогает определить объём работ и подобрать удобный момент проведения.

• Выборочная проверка возможна, если сплошную провести сложно: например, склад работает круглосуточно.
• Контрольные проверки после основного этапа проводят, чтобы убедиться в точности результатов, — обычно по нескольким позициям.
• Специальный порядок применяют к активам на ответственном хранении и в пути: их наличие подтверждают документами.
• Неучтённое имущество, найденное при проверке, включают в опись отдельной строкой и приходуют вместе с излишками.
• Для активов, доступ к которым ограничен, стандарт разрешает использовать данные видеонаблюдения и обеспечение фотофиксации.

Частые ошибки

• Проводят инвентаризацию без приказа или с формальным приказом, в котором нет сроков проведения и состава комиссии.
• Один из членов инвентаризационной комиссии отсутствовал, а подпись за него поставил коллега.
• Материально ответственного сотрудника включили в состав инвентаризационной комиссии.
• Не взяли расписку до начала проведения, и потом невозможно доказать, какие документы были сданы бухгалтеру.
• Акты заполняют со слов ответственного лица, не пересчитывая имущество: точной картины это не даёт.
• Результаты отражают в следующем году, хотя проведение завершено в декабре.
• Зачитывают пересортицу по разным наименованиям и периодам, что стандартом не допускается.

Как учитывают имущество, которое подлежит инвентаризации, — в статье основные средства, а состав годовой отчётности разобран в материале бухгалтерский баланс. Другие разборы — в разделе Финансы.

Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.