Аванс по зарплате - сколько процентов от оклада и в какие сроки выплачивать
Как рассчитать аванс за фактически отработанное время, какие даты выплаты можно установить, почему с аванса удерживают НДФЛ и чем рискует работодатель при нарушении статьи 136 кодекса.
Коротко
- Аванс — это часть зарплаты за первую половину месяца. В кодексе термина нет: там сказано, что зарплату выплачивают не реже чем раз в полмесяца.
- Считать аванс нужно за фактически отработанное время, а не назначать фиксированный процент от оклада «на глаз».
- Конкретные даты выплаты зарплаты работодатель устанавливает сам и фиксирует в правилах внутреннего распорядка или в трудовом договоре.
- Между авансом и окончательным расчётом должно пройти около 15 дней, а окончательная выплата — не позднее 15 календарных дней после окончания месяца.
- С 2023 года НДФЛ удерживают и с аванса: налог считают на дату каждой выплаты.
- За задержку аванса работодателя штрафуют так же, как за задержку зарплаты, и начисляют компенсацию за дни просрочки.
Аванс по зарплате — обиходное слово: в трудовом кодексе оно не встречается. Юридически это первая часть зарплаты за фактически отработанное время. Разберём, как правильно рассчитать сумму, какой процент оклада брать, в какие сроки выплачивать, что делать с НДФЛ и какие риски возникают у работодателя при нарушении порядка.
Что такое аванс по закону
Статья 136 кодекса говорит: зарплата выплачивается не реже чем раз в полмесяца. Слово «аванс» в тексте не используется — обе выплаты равноправны и являются зарплатой за свою часть месяца.
- Первая выплата — оплачивают время, отработанное с 1-го по 15-е число.
- Вторая выплата — окончательный расчёт за вторую половину месяца.
- Правило не зависит от желания сторон. Даже если сотрудник письменно просит платить зарплату раз в месяц, работодатель не вправе согласиться.
- Действует для всех. Правило распространяется на организации и предпринимателей, на удалённых работников и совместителей.
- Отпускные и больничные в этот порядок не входят: для них установлены иные сроки уплаты.
Если по-простому. Аванс — это не заём и не предоплата. Человек уже отработал полмесяца, и работодатель платит ему за эту работу.
Как рассчитать аванс
Правильный способ один: аванс рассчитывается по фактически отработанному времени первой половины месяца. Роструд не раз указывал, что размер зарплаты за этот период определяют именно так.
Формула: оклад ÷ норму рабочих дней месяца × количество фактически отработанных дней с 1-го по 15-е число, минус налог.
Пример расчёта. Оклад 60 000 рублей, в месяце 21 рабочий день, в первой половине сотрудник отработал 10 дней. Аванс рассчитывается так: 60 000 ÷ 21 × 10 = 28 571 рубль. Налог 13 % — 3 714 рублей. Получить работник должен 24 857 рублей.
| Что включают в расчёт аванса | Что не включают |
|---|---|
| Часть оклада или тарифной ставки за отработанные дни | Премии по итогам месяца — они ещё не начислены |
| Доплату за совмещение должностей | Годовые и квартальные вознаграждения |
| Надбавки за стаж, квалификацию, условия труда | Оплату сверхурочной работы и праздников — считают по итогам месяца |
| Доплату за ночное время | Прочие выплаты, размер которых зависит от результата месяца |
На практике работодатели чаще берут фиксированный процент оклада — обычно 40–45 %. Такой способ допустим, если сумма не окажется ниже заработанного за первую половину месяца. Но при неполном месяце процент от оклада даёт переплату, а её потом сложно удержать.
Сроки выплаты
Конкретные даты работодатель устанавливает сам и указывает в правилах внутреннего распорядка, коллективном или трудовом договоре. Правил здесь несколько.
- Не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который начислена выплата.
- Промежуток около половины месяца между выплатами зарплаты: например, 25-е и 10-е числа.
- Конкретная дата, а не период. Формулировка «с 5 по 10 число» — нарушение: нужна точная дата.
- Перенос при выходном. Если дата выплаты выпадает на выходной, деньги выдают накануне.
- При увольнении полный расчёт делают в последний рабочий день независимо от установленных дат.
Пример допустимого графика: аванс 25-го числа за период с 1-го по 15-е, вторая часть зарплаты 10-го числа следующего месяца. Пример недопустимого: аванс 20-го, окончательный расчёт 25-го — между ними меньше половины месяца.
Важно. Даты должны быть установлены именно в документах. Устная договорённость с бухгалтерией инспекцию труда не устроит.
НДФЛ и удержания
С 2023 года порядок изменился: датой получения дохода считается дата фактической выплаты, поэтому налог удерживают с каждой части зарплаты, включая аванс.
- Налог рассчитывается на дату выплаты и перечисляется в бюджет в составе единого платежа.
- Стандартные вычеты на детей применяют один раз в течение месяца — обычно при выплате аванса.
- Удержания по исполнительным листам с аванса тоже возможны, если лимит по месяцу не превышен.
- Страховые взносы с аванса отдельно не начисляют: их уплата идёт по итогам месяца в целом.
- В расчёте 6-НДФЛ аванс показывают как самостоятельную выплату со своей датой.
Бухгалтерия сталкивается с нюансом: если сотрудник в первой половине месяца был в отпуске или на больничном, фактически отработанного времени нет, и аванс не начисляется. Выплачивать «на всякий случай» нельзя — в этом случае возникнет долг работника.
Риски для работодателя
Нарушение порядка выплаты зарплаты — частое основание для штрафа: инспекция труда проверяет даты в первую очередь.
| Нарушение | Ответственность |
|---|---|
| Зарплата выплачивается раз в месяц | До 50 000 ₽ на организацию, до 20 000 ₽ на руководителя по ст. 5.27 КоАП |
| Даты выплаты не установлены в документах | Штраф по той же статье плюс предписание устранить нарушение |
| Задержка выплаты | Компенсация не ниже 1/150 ключевой ставки за дни просрочки |
| Задержка свыше двух месяцев | Уголовная ответственность по ст. 145.1 УК при корыстном мотиве |
Компенсация за задержку начисляется автоматически, даже если работник её не требовал и вины работодателя нет. Считают от невыплаченной суммы зарплаты за все календарные дни, включая дату погашения долга.
Почему выплату называют авансом
Слово пришло из практики, где авансом называют предоплату. С зарплатой значение другое: деньги выдают за уже отработанное время, а не вперёд. Понятие сохранилось по привычке, и в документах компании его лучше не использовать — иначе инспекция прочитает это как выплату «в счёт будущей работы».
- Как писать в документах. «Заработная плата за первую половину месяца» — корректная формулировка для правил распорядка.
- Авансовая система оплаты. Так называют вариант, при котором первая выплата считается процентом, а вторая — по итогам; допустима, если не занижает заработанное.
- Учёт в программе. В большинстве бухгалтерских сервисов выплата так и называется — «аванс», это удобно для отчётов.
- Аванс подотчётному лицу. Совсем другая история: там деньги действительно выдают заранее, под будущие расходы.
Как оформить порядок выплат
Компании необходимо один раз описать порядок и дальше его соблюдать. Основные шаги простые, и пройти их можно за неделю.
- Выбрать документ: правила внутреннего трудового распорядка либо коллективный договор — в соответствии с практикой чаще используют первый вариант.
- Указать две конкретные даты, например 25 апреля и 10 мая: в разных компаниях они значительно различаются.
- Прописать способ выплаты: перечисление на карту в банке либо выдача наличными через кассу.
- Учитывать перенос: если дата попадает на выходной или праздничный день, остальные сроки могут сдвинуться, деньги выдают раньше.
- Ознакомить работников под подпись, а новым выдавать документ при приёме.
- При смене банка взять с сотрудника заявление: подать его он должен минимум за 15 дней до выплаты.
Данные о начислениях удобно вести онлайн — в любом бухгалтерском сервисе есть отчёт по выплатам за период. Исходя из практики, полностью автоматизировать расчёт не получится: программе требуется табель, иначе она посчитает по фиксированному проценту.
Частые ошибки
- Аванс платят фиксированной суммой, не пересчитывая при отпуске или больничном в первой половине месяца.
- В документах записан период «с 5 по 10 число» вместо конкретной даты.
- Между выплатами меньше половины месяца — например, 20-е и 30-е числа.
- С аванса не удерживают налог по старой памяти, а весь НДФЛ берут в конце месяца.
- В расчёт аванса включают премию, которая ещё не начислена.
- Новому сотруднику не платят аванс в первый месяц работы, хотя он отработал первую половину.
- Выплату задерживают на день-два, считая это мелочью, — компенсация начисляется всё равно.
Частые вопросы
Какой процент от зарплаты должен составлять аванс?
Фиксированного процента закон не устанавливает: сумма рассчитывается за фактически отработанное время. На практике выходит около 40–45 % месячной зарплаты, потому что с аванса удерживают налог, а премии в него не входят.
Можно ли платить зарплату один раз в месяц по заявлению работника?
Нет. Правило статьи 136 обязательно для работодателя, и согласие сотрудника его не отменяет. Такое заявление не защитит организацию от штрафа при проверке.
Положен ли аванс новому сотруднику?
Да, если он отработал часть первой половины месяца. Сумма рассчитывается за фактически отработанные дни: вышел 10-го числа — получит зарплату за дни с 10-го по 15-е.
Что делать, если аванс выплатили больше, чем заработано?
Удержать переплату из следующей выплаты можно только с письменного согласия работника и в пределах 20 % зарплаты. Поэтому безопаснее считать аванс по отработанному времени, а не процентом от оклада.
Нужно ли выдавать расчётный листок при выплате аванса?
Нет. Документ оформляют один раз в месяц, при окончательном расчёте, когда известны все начисления и удержания за период.
Как считают саму зарплату — в статье расчёт заработной платы, а расшифровку начислений разбираем в материале расчётный листок. Другие разборы — в разделе Персонал.
Источники
- ТК РФ, ст. 136 — порядок, место и сроки выплаты заработной платы.
- ТК РФ, ст. 236 — материальная ответственность за задержку выплат.
- НК РФ, ст. 223 и 226 — дата получения дохода и удержание НДФЛ.
- КоАП РФ, ст. 5.27 — ответственность за нарушение трудового законодательства.
Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.