Проверка электронной подписи - как проверить подпись на документе

Получили договор, подписанный электронной подписью, — и надо понять, настоящая ли она. Проверка электронной подписи занимает минуту и защищает интересы обеих сторон: подписанный файл должен быть подлинным, а сертификат подписанта — действующим. Разберём, как проверить подпись на документе несколькими способами и что означает каждый результат.

Что показывает проверка

Проверка подписи отвечает сразу на несколько вопросов, и каждый из них важен для документа.

• Авторство. Кому принадлежит сертификат: фамилия человека, наименование организации, ИНН.
• Статус сертификата. Действителен ли он на день подписания, не отозван ли, кем выдан.
• Целостность документа. Не менялся ли он после подписания — любая правка ломает подпись.
• Вид подписи. Квалифицированная или неквалифицированная: от этого зависит юридическая сила документа.

Способ 1: сервис на Госуслугах

Самый доступный способ, программа для него не требуется. Понадобится сам документ и его подпись.

• Откройте на портале страницу подтверждения подлинности электронной подписи.
• Выберите вид проверки: подпись в отдельном файле или документ целиком.
• Загрузите документ, а при отсоединённой подписи — ещё и sig.
• Нажмите кнопку проверки и посмотрите результат: сервис отобразит владельца сертификата, срок действия и статус.

Проверка бесплатна, регистрация не нужна. Способ подходит, когда документ пришёл по почте от нового контрагента и убедиться в подлинности надо быстро.

Способ 2: программа КриптоПро

Если вы и так подписываете документы на компьютере, проверить файл проще прямо в программе — она работает и без интернета.

• Откройте «Инструменты КриптоПро» и перейдите на вкладку «Проверка подписи».
• Загрузите подписанный документ. Для отсоединённой подписи укажите и его, и sig.
• Нажмите «Проверить» — программа отобразит результат и данные сертификата.
• Чтобы посмотреть подробности, откройте свойства сертификата: там указан удостоверяющий центр, номер и срок действия.

Способ 3: PDF и документы Office

Документ PDF удобнее тем, что подпись видна прямо на странице: штамп с фамилией подписанта и датой. Проверить её можно в Acrobat Reader — при установленном плагине для российских алгоритмов программа сама покажет статус.

В Word и Excel подпись отображается в строке состояния и в разделе сведений: на ленте появится значок, а в панели — данные подписанта. Если документ после подписания меняли, редактор сообщит, что подпись недействительна. Удобно, что загружать ничего не надо — статус виден сразу.

Как проверять отсоединённую подпись

Здесь чаще всего возникают ошибки. Отсоединённая подпись хранится в отдельном файле с расширением sig или p7s, и сам по себе он бесполезен: прочитать его как документ нельзя.

Если документ завизировали несколько человек, файлов подписи будет несколько — по одному на каждого. Проверить нужно все, иначе часть останется без внимания.

На каких ресурсах проверяют подпись

Сервисов несколько, и в зависимости от того, что у вас на руках и есть ли доступ в интернет, удобнее оказывается разный. Есть и программа КриптоАРМ — она работает так же.

Полезно знать: результат на всех ресурсах одинаковый, потому что проверяется одно и то же — соответствие подписи содержимому документа и статус сертификата на момент формирования подписи. Разница только в том, насколько подробно сервис показывает данные.

Как сохранить результат проверки

Если по документу возможен спор, результат стоит зафиксировать — одного взгляда на экран недостаточно.

• Скопировать данные из окна результата или сделать снимок экрана: в нём видно, кем создана подпись и когда.
• Некоторые сервисы формируют протокол проверки в читаемом виде — его сохраняют вместе с документом.
• Сохраняйте оба файла — документ и подпись — в защищённых папках или системе документооборота.
• При споре потребуется точная дата подписания: именно она определяет, действовал ли сертификат.

Самостоятельно проверить подпись можно за минуту, а вот доказать её подлинность через год без сохранённых файлов будет сложно. Первое, что запрашивает суд, — исходный документ и файл подписи в неизменном виде.

Что означает результат проверки

Формулировки в сервисах различаются, но смысл сводится к нескольким вариантам.

• Подпись действительна. Сертификат был действующим на момент подписания, документ не менялся. С таким файлом можно работать.
• Документ изменён после подписания. Подпись не соответствует содержимому: файл правили. Юридической силы у такого документа нет.
• Сертификат отозван. Владелец или удостоверяющий центр отозвали подпись — например, при утере токена.
• Истёк срок действия. Если подпись поставлена уже после окончания срока, документ считается неподписанным.
• Нет доверия к сертификату. Обычно техническая причина: не установлены корневые и промежуточные сертификаты центра.

Зависит ли проверка от вида подписи

Да, и это важный пункт. Квалифицированная подпись проверяется на любом государственном ресурсе, потому что сертификат выдан аккредитованным центром и внесён в единую систему.

• Квалифицированная (КЭП). Приравнена к собственноручной по закону, дополнительных условий не требуется.
• Неквалифицированная (НЭП). Юридическую силу имеет только при условии соглашения сторон или внутри конкретной информационной системы.
• Простая подпись. Логин с паролем или код из смс: проверить её сервисами нельзя, подтверждение хранится в самой системе.

Поэтому первое, что необходимо понять при получении документа, — какой подписью он подписан. Виды подробно разобраны в материале виды электронных подписей: от этого зависит и защита ваших интересов, и принятие документа в суде.

Что делать, если проверка не проходит

Отрицательный результат не всегда означает подделку: часть причин техническая и лечится настройкой рабочего места.

• Не установлены промежуточные сертификаты. Цепочка доверия от подписи к корневому центру оборвана — скачайте недостающие звенья на сайте центра и установите.
• Устаревшая версия программы. Текущая версия криптопровайдера должна поддерживать новые алгоритмы, иначе проверка не происходит вовсе.
• Не включён плагин браузера. Онлайн-сервисы без него не видят носитель: включите расширение и обновите страницу.
• Файл скачан не полностью. Загрузите его заново — повреждённый документ подпись не подтвердит.
• Подпись действительно недействительна. Если технические причины исключены, документ подписан некорректно, и принимать его нельзя.

Интерфейс у сервисов простой: файл можно перетащить в окно мышью или выбрать через поиск по папкам, затем кликнуть кнопку проверки. Результат появится на экране, а подробности можно показать по ссылке — в них видно, кем и когда создана подпись, каким методом она сформирована и какого качества сертификат.

Когда проверять подпись обязательно

В повседневной работе проверять каждый входящий файл не требуется — системы электронного документооборота делают это автоматически. Но есть случаи, когда проверка нужна вручную.

1. Договор с новым контрагентом. Особенно если документ пришёл обычной почтой, а не через оператора.
2. Крупная сделка. Стоит убедиться, что подписант обладает полномочиями: у сотрудника должна быть машиночитаемая доверенность.
3. Спор с контрагентом. Результат проверки — доказательство в суде, его сохраняют вместе с документом.
4. Документы от подрядчиков и самозанятых. Проверить контрагента заодно можно бесплатно — проверка контрагента.

Частые ошибки

• Прислали только sig без документа — проверка невозможна, запросите оба файла.
• Документ открыли, отредактировали и сохранили — подпись слетела, хотя внешне ничего не изменилось.
• Документ переименовали или пересохранили в другом формате — содержимое изменилось, подпись не сходится.
• Проверяют подпись в редакторе без плагина: программа сообщает, что подпись отсутствует, хотя она есть.
• Смотрят только на штамп в PDF: картинка сама по себе ничего не подтверждает, нужна именно проверка.

Что запомнить

• Проверка показывает автора, статус сертификата и целостность документа.
• Самый простой способ — бесплатный сервис на Госуслугах, программа не нужна.
• В КриптоПро проверить подпись можно без интернета, во вкладке «Проверка подписи».
• Для отсоединённой подписи потребуется два файла: документ и sig.
• Подпись, поставленная действующим сертификатом, остаётся действительной и после окончания его срока.
• Результат проверки стоит сохранить, если по документу возможен спор.

Как ставить подпись — в материале как подписать документ электронной подписью, что содержит сертификат — сертификат электронной подписи. Другие материалы — в разделе Право.

Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.