Проверка электронной подписи - как проверить подпись на документе

Получили договор, подписанный электронной подписью, — и надо понять, настоящая ли она. Проверка электронной подписи занимает минуту: подписанный документ должен быть подлинным, а сертификат подписанта — действующим. Разберём способы проверить электронную подпись с помощью специальных сервисов и программ и что означает каждый ответ.

Что показывает проверка

Для квалифицированной электронной подписи условия действительности названы в ст. 11 63-ФЗ: сертификат выдан аккредитованным удостоверяющим центром, действовал на момент подписания, а проверка подтвердила принадлежность подписи владельцу и отсутствие изменений в документе.

• Авторство. Кому принадлежит сертификат: данные владельца — ФИО, организация, ИНН.
• Статус сертификата. Не истёк ли срок, не отозван и не приостановлен ли, кем выдан.
• Целостность документа. Не менялся ли он после подписания — любая правка ломает подпись.
• Вид подписи. Квалифицированная или неквалифицированная электронная подпись: от этого зависит юридическая сила документа.

Проверка электронной подписи на Госуслугах

Самый доступный вариант: специальная программа не требуется, регистрация на портале тоже. Чтобы получить ответ, понадобится документ и файл электронной подписи.

• Откройте страницу подтверждения подлинности электронной подписи gosuslugi.ru/pgu/eds.
• Выберите, что проверять: сертификат, подпись внутри документа или отсоединённую подпись.
• Загрузите документ, а при отсоединённой подписи — также файл sig.
• Нажмите кнопку проверки: сервис покажет данные владельца сертификата, срок действия и статус.

Если содержимое конфиденциально и отправлять его на обработку нельзя, можно использовать проверку по значению хэш-функции: сам документ на портал не передаётся.

Проверка в программе КриптоПро

Если для работы вы и так подписываете документы на компьютере с КриптоПро CSP, проверить электронную подпись проще с помощью приложения «Инструменты КриптоПро», которое устанавливается вместе с ним.

• Откройте «Инструменты КриптоПро» и перейдите в раздел проверки подписи.
• Выберите подписанный документ, а для отсоединённой подписи — также sig.
• Нажмите кнопку проверки — программа отобразит итог и информацию о сертификате.
• В свойствах сертификата указан удостоверяющий центр, серийный номер, срок действия сертификата и закрытого ключа.

Проверка в PDF и документах Office

В PDF электронная подпись видна прямо на странице: штамп с фамилией подписанта и датой. Проверить её можно с помощью Acrobat Reader — с плагином КриптоПро PDF программа сама покажет статус.

В Word и Excel электронная подпись отображается в строке состояния и в разделе «Сведения», для российских алгоритмов используется специальный плагин КриптоПро Office Signature. Если документ после подписания меняли, например поправили одну цифру, редактор сообщит, что подпись недействительна.

Что такое отсоединённая подпись и как её проверить

Отсоединённая электронная подпись хранится в отдельном файле формата sig или p7s, и сам по себе он бесполезен: прочитать его как документ нельзя.

Если документ подписали несколько человек, подписей будет несколько: отдельными файлами или внутри одного. Проверить необходимо каждую, иначе часть подписей останется без внимания.

Где проверить электронную подпись онлайн

Какой из способов удобнее, зависит от ситуации. Также используется программа КриптоАРМ, которая работает похожим образом.

Проверяется везде одно и то же — соответствие электронной подписи содержимому документа и статус сертификата. Разница в том, насколько подробно сервис показывает информацию.

Как сохранить итог проверки

• Скопировать информацию из окна или сделать снимок экрана: в нём видно, кем и когда создана подпись.
• Некоторые сервисы формируют протокол проверки — его сохраняют вместе с документом.
• Храните оба файла — документ и подпись — в системе документооборота или защищённой папке.
• При споре потребуется точная дата подписания: именно она определяет, действовал ли сертификат. Достоверно её фиксирует штамп времени, который используется в усовершенствованной подписи.

Проверить электронную подпись можно за минуту, а доказать её подлинность через год без сохранённых файлов сложно: для экспертизы нужны исходный документ и файл подписи в неизменном виде.

Что означает результат проверки

Формулировки в сервисах различаются, но смысл сводится к нескольким вариантам.

• Подпись действительна. Сертификат был действующим на момент подписания, документ не менялся. С таким документом можно работать.
• Документ изменён после подписания. Электронная подпись не соответствует содержимому: файл правили. Юридической силы у такого документа нет.
• Сертификат отозван или приостановлен. Его действие прекращено, например по заявлению владельца при утере токена с закрытым ключом. Такое решение УЦ вносит в реестр сертификатов.
• Истёк срок действия. Если подпись поставлена после окончания срока сертификата или закрытого ключа, документ считается неподписанным.
• Нет доверия к сертификату. Обычно это техническая ошибка: не установлены корневые и промежуточные сертификаты.

Зависит ли проверка от вида подписи

Да. Квалифицированная электронная подпись проверяется на любом государственном ресурсе, потому что сертификат выдан аккредитованным удостоверяющим центром.

• Квалифицированная (КЭП). Равнозначна собственноручной по ст. 6 63-ФЗ, дополнительные соглашения не требуются.
• Неквалифицированная (НЭП). Используется, когда это предусмотрено законом или соглашением сторон, например внутри информационной системы.
• Простая электронная подпись. Логин с паролем или код из смс: проверить её сервисами нельзя, данные хранятся в самой системе.

Поэтому сначала необходимо понять, какой подписью подписан документ. Подробно — в материале виды электронных подписей.

Что делать, если проверка не проходит

Отрицательный ответ не всегда означает подделку: часть причин техническая и лечится настройкой рабочего места.

• Не установлены промежуточные сертификаты. Цепочка доверия к корневому сертификату оборвана — скачайте недостающие звенья на сайте УЦ.
• Устаревшая версия программы. Криптопровайдер должен поддерживать действующие алгоритмы ГОСТ, иначе проверка не выполняется.
• Не включён плагин браузера. Сервисы, которые работают с использованием КриптоПро ЭЦП Browser plug-in, без него не запускаются.
• Файл скачан не полностью. Загрузите его заново.
• Подпись действительно недействительна. Если технические причины исключены, принимать документ нельзя.

Файл на компьютере можно перетащить в окно сервиса или выбрать в папке, затем нажмите кнопку проверки. Подробные данные открываются по ссылке: кем и когда создана подпись.

Когда проверять подпись обязательно

В повседневной работе проверка каждого входящего документа не нужна — системы электронного документооборота делают это автоматически. Но иногда проверить электронную подпись необходимо вручную.

1. Договор с новым контрагентом. Особенно если документ пришёл не через оператора ЭДО.
2. Крупная сделка. Стоит убедиться в полномочиях: если подписывает не руководитель, а сотрудник, нужна машиночитаемая доверенность.
3. Спор с контрагентом. Документ, файл подписи и протокол проверки пригодятся как доказательства.
4. Документы от подрядчиков и самозанятых. Заодно полезна проверка контрагента.

Частые ошибки

• Прислали только sig без документа — запросите оба файла.
• Документ открыли, отредактировали и сохранили — подпись слетела, хотя внешне ничего не изменилось.
• Документ пересохранили в другом формате — содержимое изменилось, подпись не сходится. Простое переименование файла на проверку не влияет.
• Проверяют электронную подпись в редакторе без плагина: программа сообщает, что подпись отсутствует, хотя она есть.
• Смотрят только на штамп в PDF: картинка сама по себе ничего не подтверждает.

Что запомнить

• Проверка показывает автора, статус сертификата и целостность документа.
• Самый простой из способов — бесплатный сервис gosuslugi.ru/pgu/eds.
• С КриптоПро CSP проверить электронную подпись можно в «Инструментах КриптоПро».
• Для отсоединённой подписи потребуется два файла: документ и sig.
• Подпись, поставленная действующим сертификатом, остаётся действительной и после окончания его срока, если момент подписания зафиксирован.
• Результат проверки стоит сохранить, если по документу возможен спор.

Как создать подпись — в материале как подписать документ электронной подписью, что содержит сертификат — сертификат электронной подписи, как обновить свой — как продлить электронную подпись.

Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.